Les outils indispensables pour télétravailler efficacement

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e reconfinement sonne le retour du télétravail pour tous les salariés (lorsque celui-ci est possible). Aujourd’hui nous avons la chance d’avoir de nombreux d’outils pour télétravailler efficacement.

Il est ainsi important d’en posséder certains ou de revoir l’utilisation que vous avez de ces outils. De sorte à les adapter aux nouvelles méthodes de travail auxquelles nous faisons face actuellement.

Voici les outils qu’il est préférable d’avoir à vos côtés pour travailler en toute efficacité. Et vous permettre d’affronter la saison 2 du télétravail imposé, avec le moins de difficultés possibles !

DES OUTILS POUR COMMUNIQUER RAPIDEMENT ENTRE VOUS

Parmi les types d’outils incontournables pour télétravailler on retrouver l’outil de messagerie instantanée. La communication étant un point très important en règle général, l’est encore plus à distance ! En effet, entre équipes, collaborateurs et avec vos clients, elle tend à se compliquer en télétravail… Pour cela, il est primordial de vous munir d’un de ces outils.

Une urgence ou question sur un projet, un fichier ou une annonce à partager ? Ou un simple coucou à faire passer à l‘équipe ? Ces outils vous permettent d’échanger rapidement par écrit avec les membres de votre équipe. D’échanger des fichiers à faire valider et pour certains de faire des appels vidéos.

Des outils comme Slack, WhatsApp, Teams ou même Discord, avec lesquels vous créez et organisez vos conversations de groupe… Une pour vos différents services (marketing, com, rh, etc.), une autre pour regrouper vos clients ou bien toute l’équipe. C’est vous qui décidez 🙂

En plus d’être simples à utiliser, ces outils de messagerie collaborative offrent une certaine flexibilité. Disponibles sur smartphone et ordinateur, vous restez en contact à distance facilement et continuez à travailler efficacement.

Les outils de communication sont plus pratiques à utiliser de sorte à pouvoir communiquer en temps réel. Vous gagnerez un temps précieux, en réduisant vos nombreux échanges par mail et à y rechercher dedans des infos.

DES OUTILS DE RÉUNION POUR STRUCTURER VOS PROJETS

Même si les outils de messagerie collaborative offrent une grande flexibilité, ils ne remplacent en rien les outils de réunions. C’est pourquoi il reste important de vous réunir tous ensemble, en équipe… même à distance, avec ce type d’outil.

Skype, Teams, Zoom… sont des outils pour télétravailler très pratiques pour leur fonction de visioconférence. Afin de se voir et apporter un contact plus humain. Parce que c’est quand même plus sympa de se retrouver en face-à-face, avec la caméra, plutôt qu’uniquement par écrit ou par audio.

Pratiques également pour partager votre écran en temps réel. Par exemple, si vous avez besoin de montrer un visuel, un site web à un client, de présenter des slides à vos collaborateurs…

Après, il est aussi judicieux de se tourner vers des outils en ligne dédiés au pilotage de réunions. Pour organiser des réunions plus structurées et productives. En sachant que les réunions sont habituellement sources d’un bon nombre de problèmes…

Et donc, à distance, il faut être d’autant plus pointilleux à ce sujet. Bien communiquer en amont l’ordre du jour avec les sujets qui seront abordés. Mais surtout insister sur la  phase de préparation de la réunion, afin qu’elle se déroule avec le moins de difficultés possibles.

C’est à vous de choisir l’outil qui sera le plus adapté à vos besoins et à vos réunions.

DES OUTILS POUR ASSURER LE SUIVI DE VOS PROJETS

Au bureau vous aviez l’habitude d’échanger deux, trois mots sur l’avancée de vos projets. Mais à distance cela se complique, et par messagerie instantanée les messages s’empilent les uns et les autres.

Dans ce cas là, il vous faudra changer l’approche que vous aviez avec votre outil de gestion de projet. De façon à toujours rester organisé et à jour, deux points importants en télétravail…

En tant que manager par exemple, vous devriez peut-être revoir vos habitudes d’utilisation. C’est-à-dire porter plus d’attention aux tableaux de bords, si votre outil en possède.

De manière à toujours être à jour sur l’avancement de chacun, sans que vos collaborateurs aient besoin de vous le dire. Vous limiterez ainsi les échanges à répétition pour savoir si telle chose est terminée ou toujours en cours.

En plus des tableaux de bords, les notifications et alertes peuvent vous être très utiles. Par exemple, sur notre outil de gestion de projet, vous recevez une synthèse mail journalière des modifications effectuées sur les bulles. Vous choisissez ce sur quoi vous voulez être alerté.

Ne perdez plus de temps et d’énergie par email ou messagerie instantanée à demander qui en est où, sur quel projet (quand ce n’est pas urgent). Portez plus d’attention aux fonctionnalités de suivi, présentent dans votre outil de gestion projet !

 

À vous de faire votre choix parmi la longue liste d’outils pour télétravailler à distance, dans les meilleures conditions.

Alors armez-vous d’un outil de messagerie à distance, de manière à rester en contact avec vos collaborateurs. D’un outil pour vos réunions pour continuer vos séances de brainstorming, vous réunir sur des projets en cours. Mais aussi d’un outil de suivi qui vous permettra de rester à jour sur l’avancée de tous vos projets.

Gratuit, payants, freemium… vous avez de quoi faire et télétravailler efficacement n’aura jamais été aussi facile !

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