Aujourd’hui, je voudrais vous parler plus en détail des intervenants virtuels, fonctionnalité présente depuis déjà quelque temps sur Bubble Plan. Mais que vous n’avez pas forcément vue ou même utilisée.
Vous avez sans doute dans vos bulles et jalons intégrés des intervenants, représentés par une photo ou un avatar blanc et gris. Mais avez-vous déjà essayé de créer un intervenant libre n’ayant pas de compte sur Bubble Plan ? Et à quoi cela pourrait vous servir ?
Je vous dis tout sur les intervenants libres et leurs multiples utilisations possibles.
Garder en interne certains aspects du projet
A contrario d’un intervenant classique, les intervenants virtuels ne sont pas rattachés à un compte sur Bubble Plan.
En effet, tous les collaborateurs n’ont pas besoin d’avoir un accès à votre planning projet. Cela peut être pour des raisons de confidentialité. Ou tout simplement, car ils n’ont pas un rôle dans le projet qui nécessite un accès à celui-ci.
Grâce à l’intervenant libre, vous aurez la possibilité de faire intervenir de manière indirecte des collaborateurs (à titre informatif), n’ayant pas besoin d’avoir un accès au projet.
Pour autant, vous pourrez partager vos projets avec eux grâce :
- à la fonction export, qui vous permettra de générer une image correspondant au projet que vous avez construit. Cette fonction vous permet de choisir les lignes que vous souhaitez exporter.
- au lien de partage qui permettra à vos collaborateurs d’avoir une vue d’ensemble du projet en lecture seule. Il ne pourra pas consulter pour autant les informations que vous avez renseignées dans les différentes bulles et jalons que vous avez créés.
Cela vous évitera de souscrire des licences inutiles et vous permettra de garder certaines informations confidentielles.
Rôle de filtre secondaire
Créer un intervenant libre vous permet aussi de faire passer de l’information différemment.
Je m’explique, imaginons q’une entreprise de franchise souhaite suivre les étapes d’ouverture d’une boutique.
Pour cela, elle va renseigner dans ses différentes bulles et jalons un intervenant libre, correspondant à la boutique en cours d’ouverture, avec par exemple « Boutique X ».
Ensuite, les collaborateurs pourront consulter via le planning des intervenants l’avancée des différentes phases d’ouverture de la boutique.
Oui, oui, les intervenants libres ont aussi des lignes dédiées dans le planning des intervenants (il faut juste saisir les bons filtres pour les faire apparaitre).
Vous pouvez aussi vous servir des intervenants virtuels pour mentionner des personnes externes à l’entreprise. Et qui vont jouer un rôle dans votre projet, par exemple, un fournisseur, un prestataire… Mais vous allez me dire, à quoi ça sert ?
Tout simplement à vous informer, vous et vos collaborateurs, de la présence d’acteurs sur vos phases de projet et de les repérer rapidement si des interactions sont à prévoir.
Les intervenant virtuels remplacent les options de tags ou de mots-clés classiques. Filtrables dans les tableaux de bord, ils vous permettent de rechercher rapidement de l’information.
Enfin, en multi-projet, vous avez la possibilité de dresser de manière simple une cartographie sur l’ensemble des projets de la participation d’un fournisseur ou d’un salarié n’ayant pas d’accès à Bubble Plan.
Ou encore des événements qui ont eu lieu sur le site X, tous deux intervenants libres.
Les intervenants virtuels n’ont maintenant plus de secrets pour vous ! Il ne vous reste plus qu’à vous approprier les codes et la manière dont vous allez les utiliser dans la mise en place de vos projets.
Réelle source d’information, cela vous permettra de mieux organiser vos projets. Ainsi que de faire apparaître les personnes qui travaillent sur vos projets, qu’elles soient internes ou externes à l’entreprise.
Je vous laisse donc découvrir cette fonctionnalité sur Bubble Plan, si vous n’en aviez pas encore pris connaissance.
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