Lien de partage: l’alternative collaborative en gestion de projet avancée

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Une prochaine version de notre logiciel de gestion de projet sortira fin juillet ; mais il reste quelques petites améliorations que nous n’avions pas encore présenté, comme le lien de partage.

Pour sa gestion de la collaboration, un peu différente, Bubble Plan propose 3 solutions, que sont :
– la licence collaborative,
– la licence consultative (pour une collaboration restreinte, mais gratuite)
– et le lien de partage

Ce dernier qui propose plutôt un mode invité sur les plannings projets ; a plutôt pour objectif d’être transmis à des tiers participants au projet. Client, prestataire, partenaire…Tous ces intervenants qui doivent avoir un droit de regard sans participation active à la gestion de projet.

Cette fonctionnalité a été récemment upgradée…
Alors quelles sont les options d’utilisation ? Comment choisir pour le partage en lecture seule ?
Je vous dis tout sur le lien de partage.

UN LIEN DE PARTAGE POUR LES COLLABORATIONS EXTERNES

Uniquement disponible, dans la version Premium de notre outil collaboratif de pilotage projets, le lien de partage offre un accès invité ; en lecture seule et paramétrable.

Ce lien est disponible dans la rubrique Partage de votre planning projet; dans le menu principal, à droite.

Le lien unique pour chaque planning peut être transmis sans limitation de nombre (au contraire des licences consultatives qui rentrent dans le cadre de votre pool disponible). Il permet au détenteur de se connecter en temps réel sur le planning en question ; et seulement celui-ci.

Si vous devez transmettre plusieurs plannings à l’intéressé(e), il devra ainsi conserver tous les mails ou se faire un listing des accès.

Le lien de partage ouvre un accès consultation sur le planning ; il ne s’agit donc pas simplement d’une capture d’écran ou d’un export fixe. Il est à jour selon les conditions mises en place dans le cadre de la gestion de projet. Tout ce qui est rendu visible sur le planning projet, par les collaborateurs de ce dernier, est ainsi visible ou accessible.

Si certaines données ne doivent pas être connues du tiers à qui vous transmettez le lien, vous devez donc prendre garde à ce qu’elles soient masquées…
Qu’il s’agisse d’actions, d’une description…ou même d’une ligne entière.
C’est le même principe pour les licences consultatives par ailleurs.

Petite nouveauté depuis juin 2019, le lien de partage n’est pas illimité en durée. Vous pouvez grâce à son option le réinitialiser. Cela permet de créer un nouveau lien et de rendre inactif celui transmis auparavant. Vous pouvez ainsi couper les accès à des anciens participants au projet.

Attention quand même, vous coupez les accès à tous les possesseurs du lien de partage précédent.

Comme dit plus haut, ce lien a surtout une utilité pour des participants tiers, qui n’auraient pas à œuvrer avec vous de manière active sur le projets ; ou qui ne participent pas à 50 projets avec votre société (ou service).

 Partager en mode invité avec le mode lien de partage

COMPRENDRE LES FORMES COLLABORATIVES DE BUBBLE PLAN

En effet, dans cette notion de lecture seule, le lien de partage correspond au mode invité ; que l’on retrouve classiquement dans la plupart des outils…et de manière gratuite.

Si vous souhaitez un peu plus d’interactions, que la personne concernée doit être prévenue des changements ou qu’elle participe de manière plus active ; il faut peut-être envisager la licence consultative plutôt que le lien.

Les différences sont notables :
– Tout d’abord, avec la licence vous disposez d’un vrai compte et vous loguez directement à l’interface. Pas besoin de collectionner les différents liens, juste à vous souvenir du site et de vos codes, pour accéder à tout moment aux projets auxquels vous avez accès (toujours sous contrainte d’une simple visualisation),
– Elle n’est pas limitante au seul planning. Contrairement au lien de partage, vous accédez à la fiche du projet et tout son contenu ; ainsi qu’aux tableaux de bord dans la limite des accès autorisés,
– Vous êtes affectable et notifiable dans l’outil en fonction des aléas du projet. C’est pour cela que ce type d’accès est largement retenu pour des directions ou des opérationnels ; qui ne devraient pas interagir sur l’outil. Mais qui pour le coup, doivent malgré tout bien savoir ce qu’il s’y passe et être informés d’éventuels changements.

Le titulaire d’une licence consultative a d’ailleurs son propre tableau de bord personnel pour le guider et le tenir au courant de tout ce qui le concerne et impacte les projets auxquels il participe.

Il vous reste maintenant à bien définir vos process; pour savoir si votre besoin penche vers le lien de partage ou vers les licences intégrées de Bubble Plan (une marque différenciante de notre outil).

Vous pouvez en tout cas dès aujourd’hui tester le nouveau lien unique; et les autres fonctionnalités innovants du logiciel de gestion de projet visuel et intuitif.

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