Aujourd’hui, nous vous proposons de découvrir le témoignage de Mathias Coquoz, associé, Management et Opérations chez Awareness Expert – entreprise de Cybersécurité basée en Suisse à Lausanne – sous un format interview.
Avec un portefeuille de clients varié et des projets à piloter sur le long terme, son équipe avait besoin d’un outil simple, flexible et professionnel pour structurer leur activité.
Il nous explique comment Bubble Plan s’est imposé comme la solution idéale, de la construction de chaque roadmap client jusqu’au suivi des formations, et nous partage les bénéfices concrets constatés après plusieurs années d’utilisation.
Pouvez-vous présenter votre entreprise et votre rôle ?
“Je suis Mathias Coquoz, associé, Management & Opérations chez Awareness Expert, une entreprise familiale fondée il y a une dizaine d’années. Nous accompagnons des organisations très variées, aussi bien en termes de secteur d’activité que de taille, allant de petites structures d’une vingtaine de personnes, comme des collectivités, à de grands groupes de plus de 20 000 collaborateurs.
Notre mission est de former les différents départements de nos clients pour les préparer au mieux à faire face aux cyberattaques. Nous proposons des formations courtes, dispersées tout au long de l’année de manière ludique, afin que chacun puisse les intégrer facilement dans son quotidien et mettre en pratique les connaissances acquises.”
Quels étaient vos principaux défis en matière de gestion de projet avant d’utiliser Bubble Plan ?
“Nous avions besoin d’un outil simple à prendre en main, qui nous permettait de gérer les projets de chacun de nos clients.
Il nous fallait pouvoir construire des roadmaps, organiser les différentes formations sur l’année, ajuster le planning en cas d’imprévus, et tenir nos clients informés de l’avancement.”
Quels outils utilisiez-vous avant Bubble Plan ?
“Nous utilisions Teams, Excel et MS Project. Le problème était déjà de jongler entre plusieurs outils. Mais surtout, avec un volume important de clients et la nécessité de construire une roadmap par client, ces solutions ont rapidement montré leurs limites ou leur complexité, notamment avec des tâches qui s’allongeaient et devenaient difficiles à gérer. C’est ce qui nous a poussés à chercher une alternative.”
Comment votre équipe a-t-elle découvert Bubble Plan ?
“J’ai trouvé Bubble Plan en faisant des recherches sur Google. Ensuite j’ai comparé plusieurs options et décidé de tester cet outil. J’ai commencé par l’utiliser seul, pour m’assurer qu’il répondait bien aux besoins de l’entreprise avant de l’introduire au reste de l’équipe.”
Qu’est-ce qui a convaincu votre entreprise d’adopter cet outil ?
“Avant tout, sa simplicité d’utilisation. L’outil est très visuel et entièrement personnalisable, que ce soit au niveau des couleurs ou de la mise en forme, ce qui nous permet de l’adapter à notre façon de travailler. Mais ce qui nous a vraiment séduits, c’est la flexibilité du planning. Il est très facile de déplacer les éléments, d’ajouter ou de réorganiser des lignes en quelques clics.
C’est particulièrement important pour nous, car nos clients ont des profils très variés au sein d’une même entreprise. Certains collaborateurs travaillent en bureau, d’autres sont sur le terrain.
Nous pouvons facilement adapter le planning de formation en ajoutant des lignes dédiées selon les disponibilités de chaque département, sans avoir à tout retravailler. Chaque équipe y trouve son compte, et c’est vraiment un point fort de l’outil.”
Comment s’est passée la prise en main au sein de votre équipe ?
“Nous sommes 4 à utiliser l’outil dans mon entreprise. Pour ma part, j’ai commencé seul car j’aime bien découvrir les choses par moi-même et je suis plutôt à l’aise avec les outils en général..
Ensuite, j’ai demandé une démo à un expert produit, et c’était vraiment enrichissant. C’est l’occasion d’échanger sur la manière dont on utilise l’outil, de découvrir des fonctionnalités auxquelles on n’aurait pas forcément pensé seul, mais aussi d’aborder d’éventuelles difficultés et de trouver des solutions ensemble.
Globalement, l’onboarding s’est très bien passé et nous avons rapidement trouvé nos repères.”
Comment utilisez-vous Bubble Plan dans votre travail au quotidien ?
“Nous travaillons avec de nombreux clients, nous avons donc un projet par client dans l’outil. Comme notre format de travail est toujours similaire, nous utilisons beaucoup les modèles. Il nous suffit d’utiliser le projet existant pour avoir une base prête à l’emploi. C’est un vrai gain de temps au quotidien.”
Quelles fonctionnalités vous sont les plus utiles et pourquoi ?
- « Les bulles sont les éléments centraux de notre planning. On les place très facilement en glisser-déposer. On peut les déplacer en quelques secondes si le calendrier d’un client évolue. C’est un vrai gain de temps dès qu’il y a des ajustements à faire.
- Les actions nous permettent de détailler les différentes étapes de la roadmap, pour avoir une vision précise de ce qui doit être fait à chaque étape.
- Les couleurs et les icônes sont essentielles pour personnaliser chaque espace client. On peut adapter la couleur de l’axe temporel pour chaque projet, ajouter des icônes sur chaque bulle et même intégrer le logo du client directement dans le planning.
C’est très apprécié car chaque client a vraiment son propre espace. Les couleurs ont aussi une fonction pratique très utile : elles permettent de voir en un coup d’œil si des tâches sont en retard ou non, ce qui est très parlant visuellement.
Les lignes de regroupement à gauche
Elles permettent d’organiser les différents départements de chaque entreprise cliente de manière claire et structurée. On les retrouve également au niveau du Kanban, ce qui assure une cohérence dans la lecture du projet.
La fiche projet
Elle est très pratique pour centraliser toutes les informations techniques liées à un client. Plus besoin de fouiller dans les mails, tout est au même endroit. Elle permet aussi de suivre l’avancement global du projet en un seul coup d’œil.
Le Kanban
Ce tableau est particulièrement utile en mode opérationnel, pour lister et suivre les tâches à accomplir de manière simple et efficace.
Le partage en lecture seule
C’est une fonctionnalité que nous utilisons énormément. Avec un projet par client, cela nous permet de partager uniquement ce que l’on souhaite. En donnant à chaque client une visibilité claire sur sa propre roadmap.
C’est un fonctionnement qui renforce la transparence dans notre relation client.”
Pouvez-vous me raconter un projet récent géré avec Bubble Plan ?
“Nos projets suivent tous la même structure. Nous partons d’un modèle que nous dupliquons pour chaque nouveau client. Cela nous permet de démarrer rapidement avec une base cohérente et de nous concentrer sur la personnalisation selon les besoins spécifiques de chacun.”
Comment imaginez-vous votre utilisation de Bubble Plan dans 6 mois ou 1 an ?
“De la même façon qu’aujourd’hui. Nous sommes très satisfaits de l’outil que nous utilisons depuis plus de 4 ans. Les fonctionnalités que nous utilisons répondent pleinement à nos besoins actuels.”
Quels sont les principaux gains constatés depuis l’adoption de Bubble Plan ?
“Les bénéfices sont multiples. Un gain de temps significatif, une meilleure efficacité, une grande simplicité d’utilisation et un suivi facilité de nos projets.
J’ajouterais aussi le professionnalisme que cela apporte. Créer un espace dédié et soigné pour chaque client renforce notre image et améliore la qualité de la relation client.”
Si vous deviez décrire Bubble Plan en 3 mots ?
“Simple, efficace, et excellent rapport qualité-prix.”
Combien de temps estimez-vous gagner par semaine grâce à Bubble Plan ?
“Sachant que nous utilisons l’outil environ 20 heures par semaine, j’estime que nous avons gagné autour de 25 % en termes de temps, ce qui est loin d’être négligeable.”
Votre équipe aurait-elle des suggestions d’amélioration ?
“Honnêtement, non. Cela fait 4 ans que nous utilisons l’outil et nous en sommes très satisfaits.
Nous sommes bien accompagnés et régulièrement en contact avec un expert produit. L’outil évolue dans le bon sens et continue de correspondre à nos attentes.”
Recommanderiez-vous Bubble Plan à d’autres équipes ?
“Absolument. Je le recommande pour sa simplicité d’utilisation, son côté intuitif et son aspect visuel très agréable.
On peut personnaliser les couleurs, déplacer les éléments facilement, tout est pensé pour que la gestion de projet soit fluide.”
Si vous deviez former une nouvelle recrue à Bubble Plan, par où commenceriez-vous ?
“Personnellement, j’aime explorer les outils par moi-même, donc je l’encouragerais d’abord à prendre l’outil en main de façon autonome.
Puis je lui conseillerais de faire appel à un expert produit pour avoir une vue d’ensemble et découvrir des fonctionnalités auxquelles on ne pense pas forcément seul.”
Conclusion
Et voilà pour l’interview de Mathias Coquoz ! Un grand merci à lui pour son temps et pour ce retour d’expérience détaillé.
Ce témoignage illustre parfaitement comment un outil de planification visuelle peut transformer la gestion de projet dans un contexte où les clients sont nombreux et les besoins variés.
Chez Awareness Expert, Bubble Plan est devenu le fil conducteur de leur activité. De la construction des roadmaps annuelles jusqu’au suivi des formations, en passant par la communication client.
N’hésitez pas à nous dire en commentaire si ce format d’interview vous a plu et à lire nos autres cas client !
Soyez le premier à commenter