Bubble Plan pour les stars des podiums – Usage événementiel

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Comment bien piloter son shooting ou son défilé en mode gestion de projet ?
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Période de fêtes oblige, il nous fallait un sujet adapté et plein de petits cadeaux. Alors à réfléchir aux guirlandes et paillettes ; j’ai eu envie de parler événementiel ! Un sujet déjà abordé sur les usages généraux de notre outil. Mais à quelques semaines de la fashion week, j’ai voulu cibler sur une approche projet, très particulière.

Quand on est à la fois un créatif qui « plane » un peu, mais que l’on doit piloter du bout des doigts chaque détail …
Comment fait-on ??
Dans l’univers des défilés et de la photographie de mode, c’est particulièrement le cas. Créateurs et photographes doivent tout planifier de manière très pointue ; alors même qu’ils ont tendance en général à laisser fièrement vagabonder leur esprit artistique.

Quand est-il de Bubble Plan pour les seconder dans cet univers événementiel très particulier ?

2 GRANDS AXES UTILISES EN EVENEMENTIEL ARTISTIQUE

 Si l’on fait une petite analyse des possibles utilisations dans ces domaines, 2 types de projets se détachent !
Cela n’empêche pas d’envisager bien d’autres approches à modéliser avec notre logiciel de gestion de projet

Pour l’heure, les organisateurs de défilés, de séances photo, roadshows peuvent mettre l’accent sur la planification des problématiques suivantes :

-> L’organisation d’un shooting au cordeau !

Dans l’univers professionnel, il ne s’agit pas seulement de sortir un appareil photo et d’appuyer sur le déclencheur. Mettre en place et réussir une séance photo pro est un travail qui demande organisation et minutie.

Que ce soit :
– la prévision des éléments techniques et du matériel,
– l’orchestration de l’équipe : photographe, assistant, MUA, coiffeur, modèle,…
– la mise en place logistique : réservation de lieux, déplacements, logement éventuel, …
– ou encore l’anticipation de certains détails utiles : accessibilité, autorisations, conditions climatiques, …
tout peut avoir une incidence sur le bon déroulé de votre prochaine séance.

En utilisant un outil comme le nôtre, vous disposez déjà d’une solution accessible partout et tout le temps ; chose idéale quand on est dans un métier en mouvement permanent. Préparer vos prochaines échéances depuis votre hôtel, dans le train, ou encore les pieds dans l’eau (tant que vous avez de la connexion) ! Vive le SaaS !

En quelques clics, vous pouvez visualiser tous les aspects auxquels vous pensez. Les organiser dans un planning projet. Et identifier plus facilement les manques, les incohérences ou encore les urgences à venir.

Booker votre maquilleuse, faire nettoyer les appareils, acheter les accessoires…
Rien ne sera laissé au hasard si vous mettez tout à plat dans notre logiciel de planification.

Vous pourrez également via cette solution collaborative tenir informé votre équipe de toute évolution, adresser des informations essentielles au mannequin, partager les roughs et autres croquis préparatoires.

Quelques bulles, un peu de couleur, de l’émulation et en un tour de main votre événement sera créé et pilotable facilement.

-> Un défilé de mode sans aucun oubli !

Encore plus que l’épreuve du shooting, le défilé, sur les podiums est un type d’événement créatif qui nécessite de la précision. Une organisation optimale est souhaitée et nul doute que l’on rentre là encore plus dans de la gestion de projet.

Le défilé est un événement public, fortement impacté donc en cas de soucis. La presse, les VIP, les acheteurs : tout le monde observe avec attention et relèvera le moindre détail. Et à l’heure des réseaux sociaux à outrance, le bad buzz est vite arrivé !
Par ailleurs, il regroupe obligatoirement une équipe bien plus conséquente que le travail en studio, appareil au poing.
Des dizaines de mannequins, tout autant de maquilleuses, coiffeurs, habilleuses … ; mais aussi du personnel pour aménager le lieu, monter le podium, accueillir les invités…

Notre solution collaborative en SaaS :
limite les réunions à outrance, grâce à la centralisation des infos et à son approche management visuel,
facilite la traçabilité des actions et missions de chacun, l’identification des retards, des points de friction,
optimise la gestion de l’équipe et sa communication ; et pourquoi pas carrément l’orchestration du défilé lui-même J
– et permet une parfaite visibilité quant à l’avancement et aux problématiques, pour le créateur et pour son équipe

Répétitions, répartition des rôles, réflexion sur le show …
Tout peut être modélisé dans notre logiciel de pilotage projet ; et sa simplicité est parfaitement adaptée à ce public, pointilleux, mais très loin d’être expert en gestion de projet ou en process digitaux.

 

DES FONCTIONNALITES TOURNEES EVENEMENTIEL CREATIF

 Certaines fonctionnalités favorisent pleinement l’adoption rapide du secteur événementiel créatif pour notre outil. Pour autant, notre sens de la relation utilisateur, notre capacité de vous personnaliser l’outil ou encore notre support conseil en français sont également des facteurs différenciants sur ce marché dense de la gestion de projets.

-> Planification Gantt

Peu d’outils proposent une modélisation intuitive des projets, en drag & drop, ce qui est déjà un gros plus de Bubble Plan. Mais quand en plus, celle-ci s’associe à un ordonnancement de type Gantt, pour suivre les contraintes et éventuels retards et garder un projet toujours à jour…

Le temps change ? Déplacez juste la bulle des essais pour voir l’ensemble reporté et une possible nouvelle date de shooting.

Pour en savoir plus sur cette fonction ->

-> Actions

Une todo qui permet de gérer les tâches, de les attribuer, d’organiser le jour J. De plus, en version avancée, cette fonction permet aussi de déterminer le temps, qu’il soit estimé ou consommé ; ou encore de pondérer les actions entre elles, pour une représentation graphique de l’avancement parfaitement conforme à la réalité des projets marketing.

Qui est en charge de tel ou tel mannequin ; qui s’occupe du backstage ; comment organiser les rotations… ?
Tout est là.

Pour en savoir plus sur cette fonction ->

-> Communication

Deux options pour communiquer entre l’équipe projet, mais aussi avec le client ou son directeur.
Questions, phases de validation, demandes de confirmation, pivot…
Tout peut être discuté dans Bubble Plan, avec :
– une fonction Commentaires, propre aux jalons et bulles, pour des échanges spécifiques
– et un chat, plus large sur l’ensemble du planning projet, pour des discussions transverses.

C’est parfait pour des équipes souvent constituées en majorité d’intérimaires, de freelances, de personnes extérieures ; qui ne se réunissent qu’autour de ce projet artistique et festif.

Pour en savoir plus sur cette fonction ->

-> Avancement

Directement connecté à la fonction Actions pour les professionnels qui l’utilisent, l’état d’avancement modélise visuellement chaque étape du projet, pour que chacun sache où en est la mission.
Un indicateur en temps réel pour le client, le chef de projet et la direction, si besoin.

Les tenues sont-elles prêtes et livrées pour le lieu de l’exposition ? Un coup d’œil pour tout savoir sur le sujet.

Pour en savoir plus sur cette fonction ->

-> Management visuel

La plupart de nos clients profitent pleinement des palettes de couleur et surtout des icônes pour marquer graphiquement certains aspects du projet.
Segmentation métier (créa, tech, logistique, …), validation ou blocage, action particulière (OP Buzz, OP emailing,…)…Tout peut être présenté et compris d’un coup d’œil !
Des icônes uniques dans ce secteur PMO pour un outil qui fait ainsi économiser beaucoup de temps dans les échanges.

Pour en savoir plus sur cette fonction ->

-> Vues personnalisées

Exclusivité Bubble Plan – en option et sur tarification complémentaire – cette option en gestion de projet permet de créer des filtres de lecture et de collaboration sur votre planning projet. Ainsi les services créatifs peuvent planifier l’ensemble du projet, avec des éléments internes et externes sur un même planning.

Les droits attribués à chacun ensuite ne permettent de voir ou modifier que les éléments décidés.
L’opérationnel pour les collaborateurs, la macro vision pour les dirigeants ou encore les éléments verts pour les clients, les marrons pour les dirigeants et les violets pour le service commercial…

Une fonctionnalité forte pour un pilotage maîtrisé des projets de grande envergure ou appelant des collaborations multiples.

Pour en savoir plus sur cette fonction ->

Voilà un tour d’horizon de l’usage fait par les experts événementiels avec un Bubble Plan, qui de leur propre aveu, simplifie nombre de process et leur permet d’économiser du temps dans plusieurs phases du projet ; pour revenir encore plus vite à se concentrer sur le créatif, leur passion.

Un atout donc tout autant pour signer, réaliser ou que fidéliser sur les projets.

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