Au sein des fonctionnalités de pilotage multiprojet proposées par Bubble Plan, le mode Sous-projets est une composante essentielle qui mérite une exploration détaillée.
Récemment revitalisé sur le plan visuel et ergonomique, ce mode décuple les possibilités de gestion de projets, tant dans la perspective macroscopique et celle du reporting global et de la supervision.
Mais comment fonctionne-t-il exactement et à quoi peut-on s’attendre de ce mode ? C’est précisément ce que nous allons décortiquer dans cet article, spécialement dédié aux utilisateurs Premium.
En effet, il convient de noter que ce mode n’est accessible qu’aux utilisateurs disposant de plusieurs initiatives.
La vision macro offerte par le mode Sous-projets est cruciale pour toute entreprise cherchant à comprendre la situation générale de ses opérations.
Elle permet de simplifier la complexité de la gestion de multiples d’initiatives en fournissant une vision d’ensemble et unifiée de toutes les activités.
La capacité à comprendre cette vision macro est essentielle pour l’atteinte des objectifs globaux de l’entreprise. Elle permet de dégager les informations importantes et de prendre des actions éclairées pour l’amélioration continue.
En outre, ce mode facilite la réduction de la complexité inhérente à un vaste nombre d’initiatives actuelles.
Il répond au besoin de simplification en créant un cadre organisationnel qui permet de prendre en compte toutes les initiatives de manière efficace, sans être submergé par les détails.
Le mode Sous-projets représente une innovation importante dans l’outil de management de projet de Bubble Plan.
Il offre une nouvelle manière de voir et d’aborder la gestion de projets, en mettant l’accent sur la vision macro tout en donnant accès aux détails au niveau nécessaire.
Dans cet article, nous explorerons de manière approfondie comment utiliser cet outil innovant pour optimiser le management de projets au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une vision macro ?
La vision macro, dans le contexte de la gestion de projets au sein d’une entreprise, représente une perspective à un niveau élevé et général. Elle consiste à prendre du recul. Mais également à comprendre l’image d’ensemble de toutes les initiatives en cours au sein de l’organisation.
Cette vision macro est essentielle pour comprendre comment chaque initiative s’inscrit dans les objectifs principaux de l’entreprise. Au lieu de se concentrer sur les détails et les spécificités de chaque initiative, la vision macro permet de voir le tout. Mais aussi de comprendre comment chaque élément contribue au grand tableau.
Imaginez une entreprise comme un puzzle géant, composée de nombreux projets, départements et services. Chaque initiative est une pièce de ce puzzle. Et la vision macro vous permet de voir comment toutes ces pièces s’emboîtent pour créer une image complète de l’état actuel de l’entreprise.
Pourquoi est-ce si important ? Tout d’abord, cela vous permet de comprendre l’efficacité générale de le management de projet au sein de l’entreprise. Vous pouvez évaluer si les ressources sont utilisées de façon optimale… Si les projets sont alignés sur les objectifs de l’entreprise et si des ajustements sont nécessaires pour atteindre les objectifs fixés.
En outre, une vision macro peut vous aider à identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière. Par exemple, si vous constatez que beaucoup d’initiatives sont en cours sans qu’une vision d’ensemble n’ait été établie, cela peut indiquer un besoin d’amélioration dans la gestion de projet au niveau du planning macro.
Pour créer une vision macro, il est essentiel d’avoir les bons outils de management de projet. Ceux-ci permettent de consolider les données de façon à obtenir une image d’ensemble de la situation. Cela peut également nécessiter une approche innovante pour prendre en compte un grand nombre d’éléments en cours.
Un bénéfice pour le planning de votre projet
Le mode sous-projets, dans le cadre du management de projet à vision macro, offre des avantages considérables. Notamment pour la planification complète de votre entreprise. En comprenant comment cela fonctionne, vous pouvez utiliser cette approche pour améliorer la gestion de projet à tous les échelons.
L’un des principaux avantages de cette vision macro est la possibilité de réduire la complexité inhérente à beaucoup d’initiatives. Lorsque l’on gère les projets individuellement, ils peuvent devenir extrêmement détaillés et fastidieux à suivre. Cependant, avec une vision macro, vous pouvez consolider ces détails. et ce, grâce à une vue d’ensemble simple et compréhensible.
Cela permet de mieux comprendre comment chaque initiative s’inscrit dans le cadre général de l’entreprise. Vous pouvez voir comment les différentes actions et initiatives contribuent à la réalisation des objectifs globaux de l’organisation. Cela simplifie également la manière dont vous pouvez prendre des décisions. Mais aussi des actions pour optimiser les ressources disponibles.
Lorsque vous utilisez le mode sous-projets, vous pouvez également prendre en compte un grand nombre d’éléments sans être submergé par la complexité. Cette approche vous permet d’établir une structure organisationnelle. Ce qui facilite le management de projets de toutes tailles et de tous niveaux de détail.
De plus, le mode sous-projets est un outil innovant qui peut vous aider à innover dans le management de projets au sein de votre entreprise. Il offre une nouvelle façon de voir et d’aborder les initiatives. Notamment, en mettant l’accent sur la vision macro tout en donnant accès aux informations au niveau nécessaire.
En fin de compte, la gestion de projets à vision macro est un cadre qui peut être utilisé à tous les échelons de l’entreprise. Allant du service au niveau global ! C’est une innovation essentielle pour les entreprises cherchant à optimiser leur management de projets.
Une fonction synthétique pour une lecture simplifiée des projets
En premier lieu, il faut d’abord bien comprendre comment fonctionne la fonction Sous-projets.
Contrairement au mode Nouvelle ligne où vous devrez élaborer de toute pièce votre planification, cette fonction multiprojet va aller appeler un planning déjà existant dans votre compte (si tant est que vous ayez des droits d’accès cohérents).
Il va donc créer une « ligne » dédiée à cette initiative dans votre planning actuel. Cette vue reprendra les formes du projet remonté : segmentation, couleurs, planification, …mais avec une vue plus synthétique.
Même si dans l’initiative initiale, vos options étaient visibles (description, intervenants, actions, …). Dans cette vue Sous-projets, seul un condensé subsiste.
À la place des détails, une ligne de synthèse qui reprend les éléments présents de l’initiative initiale, comme le nombre d’intervenants, s’il y a des pièces jointes, une description…
Charge à vous si cela vous intéresse, d’aller dans l’initiative en question pour voir les informations des bulles.
Ce mode étant particulièrement adapté pour créer des vues consolidées multiprojet, à destination des managers. L’option Actions est, elle, un peu aménagée pour montrer le nombre d’actions non réalisées.
Elles viendront renforcer d’un seul regard la lecture de l’état d’avancement qui peut être associé en mode sous-projets.
Donc dans cette vision macro :
→ Seul un titre, accompagné de la ligne de synthèse et de la barre d’avancement seront disponibles pour piloter au mieux vos initiatives.
Avec cette option Sous-projets, vous pouvez réaliser des plannings consolidés de type Gantt, selon vos besoins : globaux, par services, par typologie…
Pour toujours conserver une perspective générale de ce qui se passe dans votre entreprise.
Si c’est un usage très habituel pour le pilotage multiprojet, cette fonction de notre logiciel de management de projet et de planification permet également de jouer sur les équipes et les niveaux de détails des initiatives.
Une approche projet sur plusieurs niveaux fonctionnels
En effet, vous pouvez également décider d’utiliser cette fonction pour avoir une méthode segmentée de vos initiatives.
Un planning très opérationnel par exemple, très détaillé, qui viendrait s’agréger dans un planning plus macro de l’initiative. Afin de bénéficier d’une vraie granularité fonctionnelle pour les équipes.
Vous pouvez avoir certaines lignes pour la planification large de l’initiative en question, les phases importantes, les opérations majeures. Mais aussi déporter le traitement de la gestion des tâches sur un autre planning.
Ce dernier pourra ainsi remonter de manière synthétique pour conserver une vue d’ensemble de l’initiative générale. À destination de l’équipe et des managers !
Le mode Sous-projets est synchronisé. Donc toute modification du planning de base appelé comme sous-projet, sera prise en compte au rafraîchissement de votre planning global.
Dernière innovation dans le cadre de cette refonte et pour maximiser la visibilité macro ! Bubble Plan a modernisé sa représentation des bulles réduites apparaissant sur le planning.
En effet, lorsque les périodes devenaient trop courtes sur un graphique plus stratégique ; les bulles étaient tronquées, allongées…
Bref, rien de très parlant et graphique.
La nouvelle version voit l’apparition de nouvelles bulles en format mini (en deçà d’un minimum de pixels).
Plus de titre coupé ou de bulle à rallonge, la bulle reste dynamique, visuelle et légère… Avec une lecture du titre au survol et la présence de la ligne de synthèse pour les détails présents dans l’élément.
La macro vision au sein du mode Sous-Projets : un atout non-négligeable
Avec ces précisions, vous êtes maintenant armé(e) pour optimiser vos futures initiatives et également pour donner une vision simplifiée, mais construite et pertinente au top management.
La capacité à utiliser la vision macro au sein du mode Sous-Projets représente un atout non-négligeable pour toute entreprise. Notamment, celles cherchant à appréhender et à gérer ses initiatives de façon plus efficace. Cette vision permet une vue d’ensemble de type Gantt des différents projets et leurs implications éventuelles.
En réduisant la complexité inhérente à la gestion de multiples projets, cette approche offre une vision d’ensemble de la situation. Ce qui permet ainsi de mieux comprendre comment chaque initiative contribue aux objectifs généraux de l’entreprise. Cela facilite la prise de décision et l’action pour optimiser les ressources disponibles.
La vision macro offerte par le mode Sous-Projets est un outil puissant. Il permet d’appréhender l’efficacité globale du management au sein de votre organisation.
Elle vous permet d’évaluer si vos ressources sont utilisées de façon optimale. Mais également si vos initiatives sont alignées sur les objectifs de votre entreprise.
Elle peut également mettre en lumière les domaines nécessitant une attention particulière pour une amélioration continue.
Si vous voulez d’autres astuces sur notre outil collaboratif de management de projet, n’hésitez pas à visiter la rubrique d’aide de l’appliweb ou à sonder notre blog.
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