Versioning de projets pour analyser les écarts et les impacts

femme assise à un bureau sur son ordinateur regardant les différents affichages de l'historique de projet sur mobile, ordinateur et tablette
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Pour ce premier article de rentrée 2022, nous allons nous intéresser à une fonctionnalité attendue, sortie en BUSINESS, juste avant l’été : le versioning projets.

LE VERSIONNING, QUESAKO ?

Il s’agit tout simplement de pouvoir dès à présent comparer deux versions, deux états d’un projet, à des dates différentes, pour extraire facilement les dérives (ou gains, cela peut arriver) d’un projet.

Une fonctionnalité « experte » pour la gestion de projets avancée que nombre d’utilisateurs attendaient ! Néanmoins, la sortie estivale l’a peut-être faite passer inaperçue.

Je vous en dis donc plus sur cette nouvelle option de notre outil de gestion de projets collaboratif, nommée historique de projets dans Bubble Plan.

QU’EST-CE QUE LE VERSIONING DE BUBBLE PLAN ?

Il est toujours utile de rappeler les définitions, mais également de les remettre dans un certain contexte. En effet, en gestion de projet, certaines notions sont universelles, quand d’autres offrent plusieurs approches et alternatives.

C’est en partie le cas de tout ce qui touche au versioning, à l’historisation de projets et à l’analyse comparative. Tout cela, en vue d’arbitrage sur des projets.

Dans notre cas, notre logiciel de pilotage projets permet maintenant de sauvegarder différentes versions du projet (en fonction de la date). Dans le but de les comparer entre elles par la suite. Il s’agit donc de demander à Bubble Plan d’extraire des données comparées entre 2 états temporels d’un projet, pour simplifier l’analyse.

Versioning : l'image montre que l'on peut voir les différents états du projets en fonction des dates. Actuellement, on voit le projet affiché tel qu'il était le 18 octobre, mais l'on peut également voir l'état du projet lorsque l'on était le 24 et également la version du projet du 26 octobre

Ce versioning projet peut se faire à tout moment, dès l’instant que des versions à date ont été faites. Il n’est pas ici question de projets « dupliqués », de captures d’écran ou d’exports d’un projet à des dates différentes. Mais bien d’une fonctionnalité d’analyse automatique, mettant en évidence l’évolution d’un projet.

COMMENT UTILISER LA FONCTION VERSIONNING PROJET ?

Au même titre que la plupart de nos tableaux de bord, la fonction versioning de projet met en lumière certaines données, afin de simplifier l’analyse et la prise de décisions dans la conduite de projets.

Disponible, exclusivement, à partir de la version BUSINESS, cette option se présente à la manière d’un tableau de bord ; avec une organisation comparative des éléments du projet aux deux dates choisies (obligatoirement en fonction de sauvegardes faites en amont).

Avec Bubble Plan et sa fonction Versioning, il est possible de comparé un même projet sous deux état différents. Pour cela, il faut sélectionner les dates que l'on souhaite comparer et les élements qui sont venus s'ajouter entre temps ou qui on été supprimé s'affichent dans l'onglet "Comparatif"

Un peu à l’image du Portefeuille de projets, le versioning identifie les différences et les met en couleur pour simplifier la compréhension. En rouge, l’écart des éléments (bulles par exemple) qui ont pris du retard ; donc qui ont été décalés à des dates postérieures, entre le projet à la date 1 et celui à la date 2. Et en vert, ceux qui ont bénéficié d’un gain de temps.

Versioning : on peut voir les écarts en fonction de la date de début et de fin de tâche et savoir si l'intervenant a été en retard, l'a fait dans les temps ou bien en avance

Par contre, il est impératif de faire des sauvegardes de version régulières ; sauvegardes qui dépendent des data serveurs et donc des dates où vous avez apporté une modification sur le dit projet. Vous ne pouvez en effet pas faire de sauvegarde quand vous le décidez ; il faudra choisir une date disponible dans le serveur, fonction de quand vous manipulez le projet. Cet historique de projet ne retient également qu’un état quotidien à ce stade. Vous pouvez également voir si des actions ont été réalisées entre temps ; ou si l’avancement a évolué (de manière moins visuelle toutefois).

Versioning : vous pouvez surveiller l'avancement des tâches en fonction des dates que vous sélectionnez

COMMENT ACCÉDER À CETTE NOUVEAUTÉ DE GESTION DE PROJET ?

Le versioning est une fonctionnalité BUSINESS (et plus) à laquelle vous accédez à partir du menu burger de votre vignette projet (Liste des projets). Il se trouve sous l’intitulé « Historique de projet ».

Capture d'écran de la fonction Versioning, appelé aussi historique de projets dans Bubble Plan

Une fois cliqué, vous arrivez sur l’interface dédiée, avec 2 onglets. Il y a l’onglet du planning en cours (la version donc à date du jour du projet) et celui du comparatif. Ce dernier liste l’ensemble des écarts sur les éléments. Comment ? Grâce à des indicateurs de modification entre versions.

Différents filtres sont possibles pour organiser votre vue ; que ce soit le groupement par ligne ou la hiérarchisation des données. Cliquez sur l’intitulé de colonne pour inverser la liste. Sur la partie haute de l’interface, vous retrouvez l’ensemble de vos versions sauvegardées. Et avec elles, la possibilité d’en créer de nouvelles.

Versioning : comparatif entre l'affichage où a été activé la fonction "groupe par ligne" et l'affichage où a été désactivé cette fonction. On voit clairement que dans l'un les tâches s'affiches du plus récent au plus ancien et dans l'autre selon la catégorie à laquelle appartient l'action. En gros, les actions en rapport avec le blogging sont regroupés entre elles, idem pour les actions en rapports avce les évènements, etc.

 QUELS USAGES POSSIBLES DU VERSIONING ?

Mais alors quelle utilité de cette nouveauté de notre outil de gestion de projet visuel ? Il y en a plusieurs et, après une brève prise en main, chacun l’abordera selon ses process et besoins. Il y a bien sûr une première utilisation clé, pour comparer le projet initial et celui finalisé. Les écarts définitifs sont ainsi tous mis en évidence et le reporting facilité.

Dans la même logique, par itération, vous pouvez comparer votre projet par rapport au prévisionnel. Et cela, au fur et à mesure de l’évolution ! C’est le BA-ba du versioning. En allant un peu plus loin, simplement comparer non plus l’initial, mais toutes les étapes du projet entre elles. Alors qu’il s’agisse de le faire par rapport à la version du moment… Ou entre versions antérieures de votre historique projet, c’est possible !

UNE VUE OPTIMISÉE DE VOTRE HISTORIQUE (VERSIONING) DE PROJETS

L’objectif reste évidemment de pouvoir obtenir rapidement un état des écarts et changements ; qu’ils soient positifs ou négatifs. Dans cet esprit, au lieu d’un historique projet sous forme « comparatif Gantt » ; nous avons opté pour une approche plus lisible. La nouveauté est donc moins orientée planification visuelle ; mais rend très facile l’analyse des états du projet et de la prise de décision. Ou encore l’établissement d’un rapport projet argumenté.

Versioning : date de fin de l'action. écart entre la date réalisation (dernier délais) et le jour où l'action a été réalisé. l'avancement de l'action en pourcentage (si 50% a été fait ou plus ou moins). et le nombre d'action réalisé 4 sur 4, 1 sur 4, 3 sur 5, etc.

Il est également possible d’aller encore plus loin avec cette nouvelle option, par le biais de la duplication du projet. Vous pouvez alors vous servir du projet dupliqué pour venir, non pas analyser l’existant, mais faire de la projection prédictive. Vos versions deviennent alors non pas des versions à date, mais juste différentes hypothèses. Vous pouvez, avec ces dernières, comparer l’impact par rapport à votre projet à jour ou par rapport à un prévisionnel. Cela peut être utile pour faire des arbitrages en conduite de projet.

Si l’approche en méthode agile laisse toujours une grande flexibilité, qui rend moins pertinente une telle logique ; ce n’est pas le cas si vous souhaitez travailler en méthode plus traditionnelle, type waterfall par exemple. La prospective en ce cas peut vous faire gagner un temps considérable à terme en l’utilisant à bon escient en phase d’amont.

Une nouvelle option de Bubble Plan pour les plus pointus en gestion de projet ; où notre outil de pilotage avait encore quelques limites ; notamment sur les fonctions d’analyse (malgré déjà de nombreux tableaux de bord efficients).

Sans aucune complexité, cette fonctionnalité de versioning peut facilement être utilisée par des équipes moins aguerries. Et cela, même en version BUSINESS ! Cela permet d’obtenir un surplus d’indicateurs ; une lecture simplifiée des aléas et des problématiques rencontrées. Très pratique en reporting projet.

En attendant la prochaine vidéo tuto de cet historique de projet et l’arrivée de la version de fin d’année de notre logiciel de gestion de projets, j’espère que ces premières explications concernant le versioning projet vous seront utiles pour franchir un nouveau cap dans votre pilotage.

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