Les diagrammes de Gantt sont des outils de gestion de projet extrêmement utiles pour planifier, suivre et gérer efficacement la temporalité des projets. Grâce à leur représentation visuelle claire, ils offrent une vue d'ensemble de la chronologie des tâches, des dépendances entre celles-ci et des ressources allouées. Les avantages incluent une planification plus efficace, une meilleure gestion des dépendances temporelles, un suivi en temps réel de la progression, une communication facilitée, une gestion optimisée des ressources, la prévention des retards et l'alignement sur les objectifs du projet.
Si vous avez besoin, avant de commencer, d'un récap sur les concepts du Gantt, lisez cette page pour un aperçu complet de la méthode Gantt.
Voyons maintenant comment démarrer facilement pour créer et suivre votre projet en mode Gantt.
Comment créer un diagramme de Gantt ?
La création d'un diagramme de Gantt implique plusieurs étapes préliminaires pour préparer et structurer votre projet. Voici un guide pour vous aider à le créer :
- Identification de toutes les tâches du projet : Commencez par lister toutes les tâches nécessaires à la réalisation de l'ensemble de votre projet.
- Estimation des durées : Estimez la durée de réalisation de chaque tâche du projet. Cela peut dépendre de votre disponibilité ou de délais externes.
- Planification dans un logiciel de gestion de projet : C'est le moment d'utiliser un logiciel de gestion de projet en ligne ou à défaut un tableur, comme Microsoft Excel ou Google Sheets, pour positionner vos tâches dans le temps et construire votre calendrier projet.
De nombreux outils peuvent vous aider dans votre réflexion pour concevoir un diagramme de Gantt en ligne. Certains sont des ressources collaboratives à partager (matrices RACI ou autres, templates excel, powerpoint, …). D'autres sont des logiciels en ligne pour la planification ou la gestion de projet. Si la terminologie Gantt ramène à une formalisation particulière, plusieurs outils en ligne s'en rapprochent, tout en apportant leur propre lecture. C'est notamment le cas d'outils comme Bubble Plan, avec une simplification du Gantt, tout en en conservant la logique et les forces de la méthode d'origine.
D'autres logiciels dédiés au Gantt existent, dont plusieurs open-source. Mais ce ne sont pas toujours les outils les plus simples à utiliser, et leur interface traditionnelle peut vous rebuter. A l'inverse, de nombreux outils nettement plus intuitifs se sont développés ces dernières années afin de vous faciliter la tâche et de faciliter, de manière générale, la gestion de projet : notamment en méthode agile. Leur représentation peut également changer selon le secteur d'activité pour correspondre au mieux aux obligations inhérentes à une direction métier ou bien organiser la lisibilité de projet en question.
Une autre alternative est de détourner un outil que vous maitrisez déjà, et de l'utiliser pour suivre votre planification de projet et gérer vos tâches dans votre outil de travail habituel.
Comment faire un Gantt à partir d'un modèle Excel ?
Bien sûr, Excel n'est pas à proprement parler un outil dédié au diagramme de Gantt, et il ne conviendra pas au suivi de projets complexes. Il peut toutefois facilement s'engager sur cette voie, notamment du fait de sa simplicité et de sa souplesse. Il faudra toutefois composer avec un côté graphique simple et des fonctionnalités collaboratives limitées pour travailler en équipe.
Pour démarrer rapidement, des modèles de diagramme de Gantt déjà prêts existent, que vous n'aurez qu'à modifier pour les adapter à votre problématique. Voici quelques étapes pour transformer Excel en un logiciel de planning :
- créer sur les lignes horizontales amont, le planning, le calendrier, pour représenter l'échelle temporelle souhaitée,
- puis sur la colonne de gauche, la liste des tâches à accomplir ; dans l'idéal en les groupant par lots.
On pourra intégrer des colonnes intermédiaires pour suivre des données telles la ressource en charge de la tâche ou le temps prévu pour celle-ci (pourquoi pas avec un décompte automatisé via une fonction). Le regroupement des tâches par niveau d'importance (granularité hiérarchique) et par lot est important pour modéliser au mieux le principe du diagramme de Gantt. Une fois, ce grand cadre posé, il ne restera plus qu'à utiliser les cellules, en les colorisant, pour montrer l'existence de la tâche, sa périodicité et son évolution. Certains outils sont évidemment mieux armés pour un tel planning Gantt en ligne intuitif ; mais Excel peut être un premier compagnon intéressant pour structurer sa pensée et visualiser son approche. Vous aurez ainsi sur un plan vertical l'enchaînement de vos tâches via des groupes de cellules colorées marquant votre planning Gantt. Il pourra être partagé en ligne, notamment si vous disposez de la suite Microsoft 365.
Bien entendu, cette technique a ses limites. Excel n'est pas idéal, en termes d'intuitivité, quand il s'agira de faire évoluer votre projet et de décaler des tâches ou activités. C'est donc un outil plutôt à réserver pour mener à bien des projets de faible envergure, et pour les réfractaires aux outils collaboratifs de gestion de projet.
Comment réaliser un Gantt en ligne visuel et attractif ?
La forme traditionnelle du Gantt, représentant les tâches par des barres horizontales, est un peu austère. Vous pourrez bénéficier d'un approche plus simple et intuitive pour organiser vos activités. De plus, quand il s'agit de communiquer autour d'un projet, et de son planning, une forme plus visuelle facilite les échanges avec les équipes et autres parties prenantes. C'est le parti pris du logiciel de gestion de projet Bubble Plan, qui permet une représentation graphique et visuelle du projet, tout en intégrant les forces du diagramme de Gantt.
Dans Bubble Plan, les tâches et les jalons sont positionnés sur le planning facilement, en glisser-déposer. Leur forme et leur contenu sont personnalisables, afin de visualiser son projet en un coup d'œil, et de favoriser le management visuel. Les liaisons entre les tâches formalisent les dépendances, et l'impact d'une tâche sur une autre. Le chemin critique est automatiquement identifié et mis en valeur sur le planning.
Grâce à une interface visuelle et intuitive, l'outil permet à tous les membres de l'équipe de comprendre rapidement les plannings de projet. Les exports clairs et les fonctionnalités de planification facilitent la visualisation de l'avancement du projet.
L'outil est conçu pour être convivial, ce qui signifie que les utilisateurs, même ceux qui ne sont pas des experts en gestion de projet, peuvent facilement planifier et organiser leurs projets. L'interface simple et épurée permet de créer des plannings ou des rétroplannings de projet en quelques clics, avec une fonctionnalité de glisser-déposer pour la planification des tâches.
Vous pourrez ainsi réaliser votre planning Gantt très simplement, ou bien, en fonction de votre projet, d'autres méthodes de gestion de projet comme Agile, Scrum, Kanban, Waterfall, et bien d'autres. Il offre aux utilisateurs la possibilité de choisir la manière dont ils souhaitent piloter leur projet, en fonction de leurs besoins spécifiques en matière de gestion et de planification.
Autre avantage pour mener à bien vos projets, Bubble Plan offre une gamme de supports d'aide et d'assistance en français, notamment une FAQ, des tutoriels vidéo, un guide utilisateur, des cas clients, et un blog dédié à la gestion de projet. L'équipe de Bubble Plan est également disponible pour accompagner les utilisateurs et les conseiller.
Bubble Plan propose un essai gratuit de 14 jours. L'occasion de créer et partager votre planning avec votre équipe, et de tester l'utilisation sur les premières étapes et l'avancement de votre liste de tâches.
Les atouts d'un diagramme de Gantt en ligne
Les avantages d'un outil de création de diagrammes de Gantt, qu'il s'agisse de Bubble Plan ou d'un autre, sont nombreux.
D'abord de part leur facilité d'utilisation, ces outils de gestion de projet offrent une interface conviviale qui simplifie la création de diagrammes de Gantt. C'est un vrai atout pour les chefs de projets débutants, qui peuvent ainsi mettre en place leur planification facilement et rapidement. Vous pourrez trouver un modèle de diagramme de Gantt à suivre et à appliquer à votre projet.
Pour la collaboration avec votre équipe, un logiciel en ligne est idéal. Les données et l'avancement du projet sont partagés en temps réel. Ces fonctionnalités favorisent la coordination et la communication entre les membres de l'équipe, même quand ils sont éloignés les uns des autres. Une collaboration accrue qui augmente vos chances de mener à bien vos projets.
La possibilité de gérer efficacement les dépendances entre les tâches est essentielle pour garantir une meilleure planification. Les outils de création de diagrammes de Gantt facilitent l'identification et la gestion de ces dépendances, ce qui contribue à la cohérence du plan de projet. L'identification du chemin critique vous permet de vous organiser pour sécuriser les étapes du projet les plus importantes. Surtout dans le cadre de projets complexes.
Les outils en ligne permettent un suivi en temps réel de la progression du projet. Cela offre aux équipes une visibilité immédiate sur l'état d'avancement et les retards éventuels. Le reporting s'en trouve grandement facilité, avec un accès permanent à la dernière version du calendrier du projet, toujours à jour. Vous donnez à la hiérarchie une vision toujours disponible et graphique de l'avancement de la liste de tâches, et des étapes critiques à surveiller.
Un diagramme de Gantt en ligne visuel et intuitif est aussi un formidable vecteur de communication. Ces logiciels permettent de partager la visualisation claire du planning. Visualiser aide à communiquer efficacement les objectifs, les jalons et les échéances du projet, ce qui renforce la compréhension et l'engagement de toutes les ressources concernées. Et planifier facilement l'ensemble des activités restantes.
Les outils en ligne offrent souvent des fonctionnalités de notifications, pour informer automatiquement les membres de l'équipe des changements ou des échéances à venir. Cette fonctionnalité est utile pour aider une gestion proactive du projet, et maintenir tous les acteurs informés en temps réel.
Les outils en ligne sont souvent abordables en terme de prix, voire proposent des versions gratuites pour les petits projets ou les utilisateurs individuels. C'est l'occasion d'accéder à un outil professionnel pour vous assister dans la réalisation du projet et la gestion des tâches. A vous de trouver l'application disponible adaptée à votre besoin.
Dans tous les cas, la plupart des outils proposent un essai gratuit. Vous pouvez donc tester plusieurs applications pour étudier les fonctionnalités les plus indispensables à votre suivi de projet. Créer votre premier projet et utilisez le logiciel de gestion de projet sur votre cas d'utilisation réel pour tester sa capacité à répondre à votre planification de projet.
En conclusion
La création de diagrammes de Gantt en ligne se révèle être une ressource précieuse pour la gestion de projets. Les outils en ligne offrent une représentation visuelle claire de la chronologie des tâches, des dépendances entre elles, et des ressources allouées, ce qui permet un suivi des tâches du projet et une gestion efficaces de la temporalité des projets. Les avantages d'utiliser un tel outil sont nombreux, notamment planifier plus précisément, une meilleure gestion des dépendances temporelles, un suivi en temps réel de la progression, une communication facilitée, une optimisation de la gestion des ressources, la prévention des retards, et l'alignement sur les objectifs du projet.
La forme traditionnelle du diagramme de Gantt, basée sur des barres horizontales, peut être améliorée en optant pour une approche plus visuelle et attractive. Bubble Plan, par exemple, offre une représentation graphique et visuelle du projet, tout en intégrant les avantages du diagramme de Gantt. Les tâches, jalons et dépendances sont facilement modifiables et personnalisables, ce qui facilite la planification et la gestion visuelle du projet.
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