When I Work, l’outil qui facilite la gestion de vos employés

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On se retrouve dans ce nouvel article pour enrichir notre série sur les outils collaboratifs. Une fois n’est pas coutume, nous avons cherché un nouvel outil à vous présenter ; afin de vous aider à faciliter votre travail au quotidien. Et aujourd’hui nous allons  vous parler de When I Work ; un outil qui vous permettra de planifier et gérer l’emploi du temps de vos employés de façon simple et efficace.

Créé en 2010, l’outil a été mis en place dans plus de 150 000 entreprises de toutes tailles à travers le monde. Quel est le but de cet outil ? C’est de responsabiliser les employés et ainsi de faciliter, pour le manager, la gestion de ces derniers. Et comment ? On vous laisse découvrir ceci dans les prochaines lignes … !

Illustration du planning dans when i work

 

AVEC WHEN I WORK, PLANIFIEZ ET GÉREZ VOS EMPLOYÉS EN TOUTE SIMPLICITÉ

 

Cet outil collaboratif est davantage à destination des entreprises où le personnel n’a pas d’horaires fixes comme dans la restauration. La planification des employés n’est alors pas toujours une mince affaire. C’est dans ce cadre-là que When I Work intervient.

Tout d’abord, sur When I Work, vous pouvez établir et communiquer les plannings de vos employés. En effet, vous pouvez à travers un planning visuel, définir les horaires et jours de travail de vos employés. Vous pouvez également y ajouter les moments de pause. L’autre particularité, c’est que vous pouvez intégrer votre fournisseur de paie à l’outil. Ainsi, tous les processus sont automatisés et les erreurs humaines évitées !

Une fois votre planning réalisé, vous pouvez le partager à l’ensemble des employés. Lorsque vous le mettrez à jour, il se synchronisera automatiquement sur tous les appareils connectés et une notification sera envoyée afin d’en informer toutes les équipes concernées.

Illustration fonctionnalité de when i work

When I Work permet de responsabiliser vos employés. Pour contrôler l’absentéisme et les retards, un système de « clock-in » est disponible sur l’outil. L’employé doit lui-même renseigner sur l’application quand il commence à travailler mais également lorsqu’il a fini. S’il y a un retard, l’application envoie directement une notification à l’employé concerné. Le manager peut ainsi gérer à distance ses équipes et être tenu informé des retards et absences.

L’outil a une messagerie dédiée à l’échange entre employés. Ils peuvent créer des groupes ou bien juste avoir une conversation qu’avec une seule personne. Et, si un employé sait d’avance qu’il ne pourra pas être présent au travail tel ou tel jour, il a la possibilité sur When I Work ; de voir directement avec ses collègues qui pourraient le remplacer.

Pour ce qui concerne les congés, vous pouvez également tout gérer depuis l’outil. En effet, l’employé envoie une demande à son  manager et celui-ci accepte ou non la demande. Grâce à toutes ces fonctionnalités, l’outil When I Work facilite et rend donc plus efficace au manager sa gestion des employés.

WHEN I WORK, UN OUTIL SIMPLE A METTRE EN PLACE

When I Work est un outil simple à mettre en place au sein de votre entreprise. L’outil est téléchargeable en quelques minutes sur n’importe quelle plateforme (Androïd, iOS, Desktop). Une fois téléchargé, la prise en main de l’outil est simple et rapide. Vous pouvez également échanger en toute sécurité et de façon privée car votre numéro de téléphone n’est à fournir à aucun moment. Enfin, vous avez la possibilité d’échanger vos documents de type PDF ou autres, directement sur l’outil.

Illustration de l'espace messagerie

L’autre avantage majeur de cet outil, c’est qu’il n’est pas onéreux. Malgré le fait qu’il n’y ait pas d’option freemium, vous avez la possibilité de tester l’outil gratuitement pendant 14 jours. Ensuite deux options s’offrent à vous :

  • Vous avez une offre à 2$ /mois pour 100 employés, qui vous donne accès aux fonctions de planning et à la messagerie.
  • Vous avez une seconde offre à 4$/mois pour 100 employés, qui vous donne accès à toutes les fonctionnalités. (c’est-à-dire celles énoncées précédemment + la gestion des absences/congés et du « clock-in »)
  • Pour les plus grandes entreprises, vous pouvez faire une demande de devis.

Mais l’option présente tout de même un point faible pour les français que nous sommes. Il n’existe pas sur cet outil de traduction, ce qui en fait un outil totalement en anglais. Pour le mettre en place dans votre entreprise, il faudra donc au préalable s’assurer que toutes vos équipes soient à l’aise avec cette langue.

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n conclusion, si vous souhaitez simplifier la gestion de vos employés et les responsabiliser sur certains aspects ; commencez à utiliser l’outil de planification When I Work.

Simple d’usage et efficace,  When I Work vous permettra à vous le manager, de vous faciliter votre travail au quotidien. Pour vos employés, l’outil leur permettra de toujours être tenus au courant de leur planning et aussi de se sentir plus responsable au sein de l’entreprise.

Vous pouvez compléter ce management d’équipe et le pousser encore plus loin avec un logiciel de gestion de projet simple, intuitif et visuel comme Bubble Plan ! À vous une collaboration optimisée pour un max d’efficacité dans votre travail au quotidien.

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