Dans la gestion de projet, les tâches répétitives font perdre un temps précieux. Assignations, dates, statuts… autant d’actions qui s’accumulent et distraient vos équipes de l’essentiel. C’est là qu’entre en jeu les automatisations.
Qu’est ce qu’une automatisation ?
Une automatisation, c’est une règle que vous configurez en amont et qui se déclenche en réponse à une action précise de votre équipe. Ce n’est pas l’outil qui décide seul . C’est vous qui définissez les règles du jeu.
Le principe est simple : si telle action se produit, alors telle chose se passe automatiquement. Par exemple, si un membre de l’équipe coche une action, la date de début s’enregistre. Si une tâche atteint 100%, elle bascule dans la bonne colonne Kanban.
C’est vous qui gardez le contrôle, votre outil l’exécute pour vous.
Où trouver les automatisations ?
Rendez-vous dans Administration > Configuration > Automatisations pour paramétrer vos règles et laisser la magie opérer. Cette fonctionnalité est réservée aux clients du pack ENTERPRISE.
Les 5 automatisations disponibles
1 – Avancement à 100% → Étape Kanban
Combien de fois on termine une tâche… mais elle reste « en cours » faute de mise à jour ? L’un des problèmes les plus courants en gestion de projet : on fait le travail, mais le tableau Kanban ne le reflète pas.
Avec cette automatisation, dès qu’une bulle ou un jalon atteint 100%, il bascule automatiquement dans la colonne Kanban que vous aurez définie en amont. « À valider », « En livraison », « Terminé »… c’est vous qui choisissez la destination, l’outil s’occupe du reste.
Plus besoin que le chef de projet fasse le tour des tâches en fin de journée pour mettre à jour le tableau. Le flux avance tout seul, en temps réel, au rythme de votre équipe.
2 – Étape Kanban → Assigner des utilisateurs
Dans un projet, chaque étape implique souvent les mêmes personnes. La même personne gère toujours la phase de relecture, et la même équipe s’occupe toujours de la mise en ligne…Pourtant, combien de temps perd-on à assigner manuellement les bons intervenants à chaque fois ?
Avec cette automatisation, dès qu’une tâche bascule dans une colonne Kanban définie, les bons intervenants sont automatiquement assignés et peuvent prendre le relais immédiatement. Vous configurez la règle une fois, et elle s’applique à chaque fois que la situation se présente.
Prenons un exemple concret : votre équipe créative vient de terminer la rédaction d’un contenu. Il passe en « À relire » et votre responsable éditorial est aussitôt notifié et assigné, sans que personne n’ait eu à y penser.
3 – Première action cochée → Date de début
Savoir précisément quand un projet a réellement démarré, c’est une information clé. Pourtant, dans le feu de l’action, renseigner manuellement une date de début est souvent la dernière chose à laquelle on pense.
Avec cette automatisation, plus besoin d’y penser. Dès qu’un membre de votre équipe coche la première action d’une tâche, la date du jour est alors enregistrée comme date de début. C’est l’action qui fait foi, pas la mémoire de quelqu’un.
Par exemple, dès que vous cochez « réunion de lancement effectuée », la date de début du projet s’enregistre instantanément. Vous disposez ainsi d’un historique fiable et précis, utile pour analyser vos délais et mieux planifier vos projets futurs.
4 – Avancement à 100% → Date de fin
Tout comme la date de début, la date de fin d’une tâche est une donnée précieuse. Elle permet de mesurer les délais réels, d’identifier les écarts avec le planning initial et d’améliorer vos estimations futures. Pourtant, elle est souvent renseignée tardivement, voire oubliée.
Avec cette automatisation, dès qu’une tâche atteint 100%, la date de clôture se marque d’elle-même, au moment exact où le travail est bouclé. Pas de saisie manuelle, pas d’oubli.
Votre équipe vient de finaliser une campagne marketing ? La date de fin s’enregistre au moment précis où l’avancement passe à 100%. Un historique précis, sans effort supplémentaire.
5 – Sortie du backlog → Dates attribuées
Le backlog, c’est la liste des tâches en attente de démarrage. Lorsqu’une tâche en sort et devient active, elle a besoin d’un cadre : une date de début, une date de fin. Sans automatisation, c’est une étape manuelle qui prend du temps et qui peut vite être bâclée ou oubliée.
Avec cette automatisation, dès qu’une tâche sort du backlog et passe en cours, ses dates de début et de fin sont calculées et attribuées immédiatement. La date de fin n’est pas posée au hasard : elle est calculée en fonction de la durée que vous avez renseignée en amont sur la bulle : un jour, une semaine, un mois… c’est vous qui définissez, l’outil se charge du calcul.
Vous lancez l’onboarding d’un nouveau collaborateur ? Dès qu’il sort du backlog, les dates clés de son intégration sont déjà en place. Votre équipe peut se concentrer sur l’accueil, pas sur la planification.
Combiner les automatisations : des exemples concrets
Les automatisations prennent encore plus de valeur lorsqu’elles s’enchaînent. Voici deux exemples concrets de combinaisons qui font vraiment la différence au quotidien.
Un flux de validation sans couture
Imaginez une tâche qui atteint 100% : elle bascule aussitôt dans la colonne « À valider » et le responsable de validation est immédiatement assigné. En une seule action de votre équipe, deux étapes se déclenchent à la suite. Plus de temps perdu, le flux continue tout seul.
Un suivi des délais sans effort
Dès que votre équipe coche la première action, la date de début s’enregistre. Et lorsque la tâche est bouclée à 100%, la date de fin se marque d’elle-même. Résultat : un historique complet et fiable de vos délais réels, sans que personne n’ait eu à y penser.
Comment configurer vos automatisations ?
La configuration se fait directement depuis Administration > Configuration > Automatisations.
C’est là que vous activez chaque automatisation et renseignez vos paramètres : la colonne Kanban cible, les intervenants à assigner, la durée des bulles…
Une fois configurées, vos règles s’appliquent à l’ensemble de vos projets. Vous paramétrez une fois, tout le monde en bénéficie.
Automatisations sur mesure
Les automatisations disponibles vous donnent déjà un aperçu de la puissance de cette fonctionnalité. Mais chaque entreprise a ses propres processus, ses propres règles du jeu.
C’est pourquoi les clients ENTERPRISE peuvent aller encore plus loin en faisant développer des automatisations entièrement personnalisées, adaptées à leurs besoins spécifiques.
Notre équipe technique se charge de les mettre en place, pour que votre outil colle parfaitement à votre façon de travailler.
Vous avez un processus spécifique en tête ? Parlons-en !
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