Bubble Plan et la planification dans le secteur de la Santé

Cela faisait quelque temps que nous n’avions pas abordé les cas d’utilisation de notre outil de gestion de projet, au travers de la réalité de nos clients ; et cette fois, laissons-nous inspirer par le secteur de la Santé.

Un sujet au cœur de l’actualité, tant avec la crise sanitaire de la COVID-19, les problématiques des surcharges, de gestion ou de pilotage des services sont en permanence soulevées.

Attention, loin de moi l’idée de vous faire penser que Bubble Plan est une réponse magique au chaos que vivent en ce moment nos établissements et professionnels de santé.

Malgré tout, cela a renforcé une analyse que nous avions déjà sur la structuration et la digitalisation dans ce secteur…

Intéressons-nous donc aux utilisations que font les différents acteurs Santé de notre logiciel de planification et de gestion de projet. Pour quels types de projets ? Quels bénéfices ? Ou la complexité de déploiement ? Autant de points d’attention qui nous ont été rapportés par nos utilisateurs experts du domaine.

3 types d’activités, pilotées avec succès, dans la santé

Nous avons pu creuser plus spécifiquement sur l’utilisation de Bubble Plan, en matière de planification ou de gestion d’activité (plus que de projets), aux côtés de nos clients du domaine.

Il n’est pas dit bien entendu que d’autres usages ne fonctionnent pas pleinement ; mais il s’agissait surtout ici de ressortir l’approche et les avantages de notre outil collaboratif sur des problématiques non généralistes.

Nous faisons donc ici l’impasse sur tous les métiers un peu communs dans le secteur de la Santé. Exit donc les projets de communication, de RH (quoi que la problématique formation et turn-over soit très importante) ou encore le cadrage stratégique.

Pour être parlant, il fallait évidemment permettre à chacun de se projeter ; alors voici en synthèse les types de plannings projets particuliers, que nous pouvons voir piloter par nos experts Santé.

Il faut en premier lieu bien garder à l’esprit quand dans ces cadres, nous avons affaire à des équipes très souvent hétérogènes, de collaborateurs non rompus aux outils digitaux dans leur quotidien, à la gestion de projet de manière stricte et qui ont une charge de travail sur leur cœur de métier ; bien souvent considérable.

Une fois, cela posé, il semble un peu plus complexe de déployer facilement tout type d’outil du marché et c’est donc sur ces critères de simplicité et d’accessibilité que Bubble Plan a été choisi.

→ La recherche et le lancement de nouveaux produits !

Une planification qui pourrait se transposer dans bien des cas marketing, autour de la construction de nouveaux produits et les stratégies de lancement.

À ceci près qu’ici, ce sont des projets de recherche, de nouvelles molécules (non, non pas d’accompagnement des laboratoires œuvrant sur le vaccin attendu du moment… mais quand même).

Ces projets sont donc mis en place par des médecins, des techniciens de laboratoire, des directeurs de recherche.

L’adoption d’un bon logiciel de pilotage projet en ce sens réside dans sa capacité à :

• faciliter l’adoption et le déploiement auprès d’un public plutôt mal à l’aise avec ces méthodes ; si ce n’est réfractaire même,
  
• donner une vraie visibilité du process et de ses étapes, rapide à mettre en œuvre et simple à lire et comprendre,
  
• communiquer auprès des services impliqués ; et bien souvent des collaborateurs d’autres services, des confrères ; qui ont autre chose à faire et doivent donc déceler d’un coup d’œil avancées et soucis.

Une autre dimension est également au cœur des problématiques des laboratoires qui nous font confiance. La sécurité des données et la garantie d’un stockage en France ; ce que Bubble Plan leur offre.

Sans oublier un vrai accompagnement humain, avec une écoute et des termes adaptés à nos interlocuteurs…

Peut-être une déformation pour moi, qui suit fils de praticien hospitalier et qui ai suivi une maîtrise scientifique… La recherche est donc un domaine loin de m’être inconnu.

→ La gestion de parc !

Une autre problématique Santé que nous avons pu relever, au cours de nos échanges utilisateurs est celle de la gestion de parcs…

Une gestion plutôt diverse, mais dont les caractéristiques et attentes des professionnels se ressemblent assez. Qu’il s’agisse de gestion de matériel, de véhicules d’urgence ou même de la préparation et de la disponibilité de lits ou salles…

Un mot d’ordre : peu d’outils métiers simples et efficaces. En tout cas de l’avis de nos utilisateurs !

C’est en ce sens qu’ils se sont tournés vers notre outil de planification ; pour voir rapidement les nouveaux besoins, pour valider leurs tâches et autres checklists préparatoires, ou pour identifier les points critiques.

Très efficace en matière de présentation graphique, les deux options de « management visuel » de Bubble Plan permettent simplement de faire ressortir les aspects essentiels de ce besoin en Santé.

L’aspect collaboratif, la centralisation des documents et comme vu plus haut, le suivi des préparations ou des validations, ne sont pas en reste pour répondre pleinement à ses attentes.

→ L’orchestration du bloc opératoire !

Un peu plus spécifique, mais assez proche au final du type de projet précédent, nous avons en matière de santé la capacité de manière assez simple de répondre à des problématiques, comme l’organisation des diverses salles et équipes pour un bloc opératoire.

Le caractère d’urgence que peut représenter ce poste particulier ; nécessite malgré tout des gens bien formés à notre outil collaboratif pour transmettre les bonnes informations et faire les transmissions.

On est d’ailleurs là plus dans l’aspect préparatoire que dans la jonglerie du rush d’un service d’urgence. Car il faut quand même bien le dire, la visualisation en mode très opérationnel (planification à l’heure, voire moins) a ses limites dans Bubble Plan.

Toutefois, organiser la disponibilité du matériel, des phases de nettoyage, des permutations, s’assurer des possibilités des équipes ou encore profiter de la planification Gantt pour visualiser rapidement l’impact général d’un retard…sont autant de possibilités et avantages qui nous sont remontés.

Il convient en ce sens de bien comprendre les quelques fonctionnalités essentielles, utilisées par des professionnels de la Santé.

Des options projet orientées planification et suivi de tâches

 Certaines fonctions aident à l’adoption de notre logiciel de gestion de projet en ligne, dans le domaine de la Santé.

Par ailleurs, notre sens de la relation client, notre studio de développement intégré (adaptation spécifique  de l’outil de planification sur demande, aux besoins métiers) ou encore notre support en France sont autant de facteurs essentiels sur ce secteur particulier qu’est la Santé.

Et ce encore plus avec ses publics « novices » et souhaitant avant tout de la simplicité.

Pointons donc les fonctionnalités à retenir et leur bénéfice dans le cadre du CDO et de la transition numérique à mettre en place.

→ Planification et même mode Gantt

Peu d’outils proposent une modélisation planning en drag & drop sur vos projets ; c’est un avantage indéniable de Bubble Plan, qui en a fait l’un de ses points forts. Celle-ci permet même la création d’un planning de type Gantt, facile et rapide pour des novices en gestion de projet ; afin de suivre les contraintes et éventuels retards ou de garder le planning toujours à jour…

Les aléas et pivots étant fréquents dans les projets et organisations liés à la Santé, vous gagnez ainsi beaucoup de temps ; en appliquant directement les changements sur le futur.

« Notre outil de pilotage projet joue sur la couleur et des pictogrammes visuels pour alerter et mettre en image de manière instantanée et simple, les projets et leurs problématiques. »

Pour en savoir plus sur cette fonction →

→ Management visuel

L’outil de planification intègre un panel de fonctions de présentation propres à la communication projet.
Vous disposez ainsi d’un système de management visuel, qui s’adapte à tous les secteurs, comme celui de la Santé. Des codes couleurs comme sur un planificateur standard… mais également des pictogrammes pour qualifier, spécifier, montrer les éléments critiques…

Une batterie d’éléments visuels, simple et créative, pour accompagner tous les projets en milieu Santé ; qui illustre les évolutions et priorités de vos activités.

Pour en savoir plus sur cette fonction →

→ Actions

Notre outil de pilotage projet permet de suivre en temps réel la réalisation des tâches, les étapes à franchir ou la validation de votre checklist (important pour ce secteur Santé et les nombreuses listes préparatoires à la gestion d’activités). De manière plus pointue, la planification avancée des Actions permet d’aller encore plus loin sur l’organisation.

Qui fait quoi, quand ou encore la charge réelle de travail pour anticiper les moments de tension, les disponibilités de chacun… Cette fonction une fois prise en main, permet d’aller au-delà du simple planning. La planification opérationnelle pour un vrai gain de productivité est là !

Pour en savoir plus sur cette fonction →

→ Gestion de documents

L’orchestration d’activités propres à la Santé étant souvent un sujet à l’interface de plusieurs métiers ou services ; amenés à échanger de nombreuses informations et à avancer en transverse.

Il est impératif de centraliser ces informations et tous les éléments amenés à permettre compréhension, décisions et déploiement.

Vous pourrez ainsi stocker et gérer vos documents, grâce à 3 options (interne, serveur ou cloud), sans limite globale de volume pour vos projets. Rapports techniques, dispatching produits, notes de service,…

Pour en savoir plus sur cette fonction →

→ Vues personnalisées

Exclusivité Bubble Plan – mais avec un surcoût au TEAM Premium – cette fonction est paramétrée par nos soins pour les équipes ayant besoin de filtres de lecture et de collaboration très précise.

Elle est notamment utile si vous gérez des projets de très grande envergure, impliquant plusieurs types de collaboration et niveaux d’informations souhaités, au sein d’un même planning projet.

Le filtre peut se faire sur la base de votre segmentation (lignes ou type de bulles) et vous évite de devoir démultiplier les plannings par interlocuteur.

Plus besoin de vous préoccuper de la confidentialité de certaines données, de la complexité de lecture du planning pour chaque partenaire pour un projet transverse.

Une fonctionnalité forte pour un pilotage de projet maîtrisé et ciblé.

Pour en savoir plus sur cette fonction, n’hésitez pas à nous demander une démo.

✔️ Planifier en gestion de projet dans le secteur de la santé en toute simplicité