Pourquoi de plus en plus de collectivités choisissent d’intégrer un outil collaboratif comme Bubble Plan ?
Le contexte particulier de ce secteur explique cet engouement. Les collectivités, souvent en retrait sur les processus de gestion de projet et composées d’équipes particulièrement hétérogènes, trouvent dans Bubble Plan un logiciel de productivité parfaitement adapté à leurs besoins de transformation digitale.
Alors qui et pourquoi font-ils appel à notre solution pour réussir leur transformation digitale ? Partons à la découverte de nos utilisations en collectivité.
4 approches à suivre pour les collectivités
Chaque collectivité est différente. Elles recherchent à résoudre chacune des problématiques particulières.
En effet, les utilisateurs de Bubble Plan dans ce secteur sont tout autant de petites mairies, des services de grandes agglomérations (Paris, Saint Etienne, …).
Mais aussi des ONG ou des collectivités territoriales, que ce soit dans la santé, l’énergie ou les services départementaux.
Que l’on soit une entité propre comme une mairie ou au contraire une communauté d’agglomérations, les besoins sont très variés.
Par ailleurs, le fonctionnement des collectivités implique bien souvent de nombreux interlocuteurs, partenaires et autres intervenants sur les différents dossiers.
Ce qui oblige à prendre une dimension très collaborative et à disposer de process à distance. C’est tout à fait ce que propose un outil SaaS comme le nôtre.
Une vraie capacité de centralisation et de diffusion des informations, de manière simple et intuitive.
Optimiser le suivi de projet et l’organisation au sein des services avec Bubble Plan
Dans ce besoin de faire évoluer leurs méthodes et d’optimiser leur transformation digitale, la notion de facilité est un argument de poids.
Les équipes dans ces environnements sont souvent à la fois réfractaires au changement. Mais surtout présentent une grande diversité, d’âge, de connaissance des outils digitaux, de maîtrise de la gestion de projet et des organisations.
Il convient donc de leur proposer une solution claire, très ludique et intuitive, pour ne pas ajouter de freins à ce nouveau déploiement.
C’est un des grands avantages de Bubble Plan que d’être parfaitement adapté aux équipes hétérogènes et aux novices, pour des résultats rapides.
Quels usages en sont faits alors dans ces collectivités ?
🔴 Le service de communication !
Bien que nous ayons déjà traité en détail l’usage de notre logiciel de planification projet dans un précédent article, il convient de s’arrêter sur cette utilisation particulièrement courante. De nombreuses mairies, grandes ou moyennes, optimisent leur suivi de projets de communication avec Bubble Plan.
Les collectivités les plus modestes font face à un double défi :
- D’une part, une structure réduite qui nécessite une organisation parfaite face à la charge de travail. Lorsqu’on est seul(e) ou avec seulement quelques collaborateurs sur le service communication d’une collectivité (mairie, office de tourisme…), il reste néanmoins de nombreuses opérations à piloter chaque mois.
- D’autre part, des élus peu disponibles : les maire et adjoints sont souvent peu familiers avec les pratiques de communication moderne et rarement présents à plein temps sur site.
Il est donc essentiel de disposer d’un outil explicite, permettant de communiquer à tout moment et à distance, tout en garantissant une forte réactivité pour les décisions et imprévus du quotidien.
La dimension SaaS de Bubble Plan, son approche graphique et son utilisation du management visuel répondent parfaitement à ces problématiques.
⚫ Les services généraux !
Plusieurs de nos utilisateurs, collectivités, ONG, sont plus dans un pilotage global de l’activité. Une vision stratégique qui sera transmise et discutée avec la direction.
Notre solution de gestion de projet apporte :
→ la transversalité d’une vision macro,
→ et la capacité de creuser de manière opérationnelle certains sujets.
Par ailleurs, son côté collaboratif avec une communication intégrée et des fonctions de partage et centralisation des informations en fait un allié parfait pour optimiser les process globaux des organisations.
Il est également très utile pour ce qui est d’avancer avec réactivité avec les partenaires et autres membres à distance des organisations.
Tant via le partage des plannings, des documents, que par les possibilités d’interactions, de validations, simples qui y sont disponibles. Même pour les plus profanes des externes.
🔵 Les relations extérieures !
Une des particularités de nombreuses collectivités ou organisations de cette forme réside dans la gestion de nombreux partenaires extérieurs.
Communautés de communes, syndicats énergétiques (par exemple), structures régionales ou départementales…beaucoup sont représentées dans Bubble Plan.
L’émulation et la connaissance sont deux facteurs parfaitement abordés par un outil collaboratif comme le nôtre. Relations entre collectivités, avec la préfecture, les services territoriaux, ou de manière plus traditionnelle, prestataires divers…
Le logiciel dote ces collectivités de solutions fiables et performantes. Et de ce fait, elle va transmettre les informations des projets en toute confidentialité.
La maîtrise des droits d’accès, des informations transmises, du type d’invitations,
la capacité de suivre les évolutions du projet, tant en planning, qu’en Fiche synthétique.
Ou encore la possibilité de se voir missionner simplement ou d’accéder aux documents partagés font de notre outil de gestion de projet, le parfait assistant pour des projets très externalisés.
⚪ Le suivi de projets divers !
Beaucoup de collectivités usent de Bubble Plan dans des cas extrêmement variés.
De la DSI au planning du maire, en passant par les projets d’urbanisme ou même des plannings pour les grands projets culturels, éducatifs ou associatifs…nous comptons foule de types de cas modélisés et pilotés avec notre logiciel intuitif.
Quelques bulles pour représenter les opérations, les grandes phases. Quelques jalons pour identifier les dates clés. Il suffit de quelques clics pour tout mettre en place et engager les équipes à rejoindre le nouveau process.
Une rapidité de mise en service qui est loin d’être négligeable. Notamment pour les structures « non professionnelles » et multi casquettes des plus petites de nos collectivités.
La transformation digitale des collectivités, simplifiée avec Bubble Plan
Bubble Plan se déploie rapidement et facilement dans les diverses collectivités. Cette facilitation
→ de son accessibilité,
→ de son efficacité pour les équipes novices,
→ ou encore de sa souplesse globale.
À vous de découvrir plus concrètement Bubble Plan et d’imaginer les bénéfices que vous pourriez vous-même tirer de son utilisation. Que ce soit dans vos process digitaux ou au sein de votre collectivité !
FAQ
Bubble Plan offre aux collectivités trois avantages décisifs : une interface intuitive et ludique qui facilite l’adoption par des équipes réfractaires au changement, une centralisation des informations, et des fonctionnalités collaboratives adaptées au travail à distance avec de nombreux partenaires et intervenants. Sa dimension SaaS et son management visuel permettent une mise en service rapide et des résultats immédiats.
Bubble Plan s’adapte à tous les types de projets des collectivités : communication, urbanisme, projets culturels et éducatifs, gestion des services généraux, relations avec les partenaires extérieurs, ou encore planification stratégique. Sa flexibilité permet de gérer aussi bien des opérations quotidiennes que des grands projets transversaux, quelle que soit la taille ou la spécificité de votre collectivité.
Bubble Plan est conçu pour une prise en main rapide et intuitive. Cependant, nous proposons un accompagnement sur-mesure pour garantir le succès de votre déploiement : formations adaptées à vos équipes si besoin, réflexion commune sur vos processus pour optimiser l’utilisation de l’outil, et suivi personnalisé. Notre approche humaine vous assure d’exploiter pleinement les fonctionnalités de l’outil et d’obtenir des résultats concrets rapidement.
L’outil centralise toutes les informations en un seul endroit, accessible aussi bien aux équipes internes qu’aux partenaires externes. Grâce à son management visuel, chacun comprend immédiatement l’avancement des projets. L’outil intègre aussi la communication directe et le partage de documents, permettant à tous les intervenants, même les moins familiers avec les outils digitaux, de collaborer efficacement et en toute simplicité.
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