Pour bien démarrer l’année, un nouveau cas d’usage permettant de mieux comprendre. Pourquoi de plus en plus de collectivités choisissent d’intégrer un outil collaboratif comme Bubble Plan ?
Dans une volonté d’adaptation des organisations, le contexte particulier de ce secteur. Souvent un peu en retrait sur les process de gestion de projet et aux équipes particulièrement hétérogènes et qui sied parfaitement aux atouts proposés par notre logiciel de productivité.
Alors qui et pourquoi font-ils appel à notre solution pour réussir leur transformation digitale ? Partons à la découverte de nos utilisations en collectivité.
4 approches à suivre pour les collectivités
En premier lieu, il convient de comprendre que chaque collectivité est différente et que par nature, elles recherchent à résoudre chacune des problématiques particulières.
En effet, les utilisateurs de Bubble Plan dans ce secteur sont tout autant de petites mairies, des services de grandes agglomérations (Paris, Saint Etienne, …).
Voire des ONG ou des collectivités territoriales, que ce soit dans la santé, l’énergie ou les services départementaux.
Que l’on soit une entité propre comme une mairie ou au contraire une communauté d’agglomérations, les besoins sont très variés.
Par ailleurs, le fonctionnement des collectivités implique bien souvent de nombreux interlocuteurs, partenaires et autres intervenants sur les différents dossiers.
Ce qui oblige à prendre une dimension très collaborative et à disposer de process à distance. C’est tout à fait ce que propose un outil SaaS comme le nôtre.
Une vraie capacité de centralisation et de diffusion des informations, de manière simple et intuitive.
Optimiser le suivi de projet et l’organisation au sein des services avec Bubble Plan
Dans ce besoin de faire évoluer leurs méthodes et d’optimiser leur transformation digitale, la notion de facilité est un argument de poids.
Les équipes dans ces environnements sont souvent à la fois réfractaires au changement. Mais surtout présentent une grande diversité, d’âge, de connaissance des outils digitaux, de maîtrise de la gestion de projet et des organisations.
Il convient donc de leur proposer une solution claire, très ludique et intuitive, pour ne pas ajouter de freins à ce nouveau déploiement.
C’est un des grands avantages de Bubble Plan que d’être parfaitement adapté aux équipes hétérogènes et aux novices, pour des résultats rapides.
Quels usages en sont faits alors dans ces collectivités ?
→ 🔴 Le service de communication !
Si nous avons déjà traité plus en détail l’usage de notre logiciel de planification projet, lors d’un précédent article sur le sujet en particulier.
Il convient quand même de s’arrêter quelques instants sur cette utilisation des plus courantes. Nombre de mairies utilisatrices, grandes ou moyennes, viennent optimiser leur suivi de projet communication, avec Bubble Plan.
Les collectivités les plus modestes, ont un double challenge :
- d’une part, une structure réduite, qui nécessite une parfaite organisation, face à la charge de travail.
En effet, quand on est seul(e) ou juste quelques collaborateurs, sur le service communication d’une collectivité (mairie, office de tourisme, …). Il n’en reste pas moins de nombreuses opérations à piloter chaque mois :
- d’autre part, maire et adjoints sont peu rompus aux arcanes traditionnelles de la communication ; et bien souvent pas à plein temps sur site.
Il convient donc d’être très explicite, de pouvoir communiquer à tout moment et à distance et de pouvoir compter sur une réactivité forte à des petits soucis et prises de décisions.
La dimension SaaS de Bubble Plan, son approche graphique et son utilisation du management visuel sont donc de parfaits atouts pour répondre à ces problématiques du quotidien.
→ ⚫ Les services généraux !
Plusieurs de nos utilisateurs, collectivités, ONG, sont plus dans un pilotage global de l’activité. Une vision stratégique qui sera transmise et discutée avec la direction.
Notre solution de gestion de projet apporte :
→ la transversalité d’une vision macro ;
→ et la capacité de creuser de manière opérationnelle certains sujets.
Par ailleurs, son côté collaboratif avec une communication intégrée et des fonctions de partage et centralisation des informations en fait un allié parfait pour optimiser les process globaux des organisations.
Il est également très utile pour ce qui est d’avancer avec réactivité avec les partenaires et autres membres à distance des organisations.
Tant via le partage des plannings, des documents, que par les possibilités d’interactions, de validations, simples qui y sont disponibles. Même pour les plus profanes des externes.
→ 🔵 Les relations extérieures !
Une des particularités de nombreuses collectivités ou organisations de cette forme réside dans la gestion de nombreux partenaires extérieurs.
Communautés de communes, syndicats énergétiques (par exemple), structures régionales ou départementales…beaucoup sont représentées dans Bubble Plan.
L’émulation et la connaissance sont deux facteurs parfaitement abordés par un outil collaboratif comme le nôtre. Relations entre collectivités, avec la préfecture, les services territoriaux, ou de manière plus traditionnelle, prestataires divers…
Le logiciel dote ces collectivités de solutions fiables et performantes. Et de ce fait, elle va transmettre les informations des projets en toute confidentialité.
La maîtrise des droits d’accès, des informations transmises, du type d’invitations,
la capacité de suivre les évolutions du projet, tant en planning, qu’en Fiche synthétique.
Ou encore la possibilité de se voir missionner simplement ou d’accéder aux documents partagés font de notre outil de gestion de projet, le parfait assistant pour des projets très externalisés.
→ ⚪ Le suivi de projets divers !
Et puis, de manière plus libre, nombre de collectivités usent de Bubble Plan dans des cas extrêmement variés.
De la DSI au planning du maire, en passant par les projets d’urbanisme ou même des plannings pour les grands projets culturels, éducatifs ou associatifs…nous comptons foule de types de cas modélisés et pilotés avec notre logiciel intuitif.
Quelques bulles pour représenter les opérations, les grandes phases. Quelques jalons pour identifier les dates clés. Il suffit de quelques clics pour tout mettre en place et engager les équipes à rejoindre le nouveau process.
Une rapidité de mise en service qui est loin d’être négligeable. Notamment pour les structures « non professionnelles » et multi casquettes des plus petites de nos collectivités.
ALLER AU BOUT DE SA TRANSFORMATION DIGITALE POUR LES COLLECTIVITÉS, C’EST FAISABLE !
Aucun frein pour Bubble Plan, il se déploiement rapidement et facilement dans les diverses collectivités. Quelle que soit leur taille, leur digitalisation, leur type de projets ; du fait:
→ de son accessibilité hors normes,
→ de son efficacité pour les équipes novices,
→ ou encore de sa souplesse globale.
À vous de découvrir plus concrètement Bubble Plan et d’imaginer les bénéfices que vous pourriez vous-même tirer de son utilisation. Que ce soit dans vos process digitaux ou au sein de votre collectivité !
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