Comment parfaitement utiliser la fonction “Planning des acteurs” ?

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pour gérer pleinement les projets collaboratifs …

V
ous avez bien en main les bases de Bubble Plan et avez posé à plat votre planning projet ? Il est temps d’aller plus loin et d’utiliser efficacement les fonctionnalités liées au travail en équipe. Votre logiciel de gestion de projet propose notamment celle du planning des acteurs, pour une vue par collaborateur.

Votre interface Bubble Plan dispose de deux modes de visualisation des projets :
– le mode plan d’action, mode de démarrage,
– et le mode planning des acteurs, pour voir d’un coup d’œil les missions et la charge de travail affectées à chaque collaborateur.

Un mode extrêmement pratique quand il s’agit de gérer efficacement son projet et d’optimiser la répartition des tâches…pour palier aux urgences ou anticiper les surcharges irréalistes.

Accès à ce mode par le menu Tableaux de bord

BIEN INTEGRER LES RESSOURCES DU PROJET


Pour bénéficier de cette vue particulière, idéale pour le management de projet, il est tout d’abord impératif d’user de la fonction d’affectation des acteurs, proposée pour chaque bulle ou jalon.

Affectation des collaborateurs sur une bulle “mission”

Vous devez donc lors de la création d’un événement:
-> déterminer quel collaborateur en sera en charge, via le bouton « acteurs » de la boîte de dialogue de l’événement.
Il est primordial d’utiliser son planning en mode “collaboratif”, soit:
– en ayant invité équipe, direction ou partenaires (même en simple licence consultation),
(chacun a donc un mail intégré dans Bubble Plan)
– en ayant défini des postes ou noms de collaborateurs, même s’ils ne sont pas invités ou inscrits dans l’outil
.

“idéale pour permettre de gérer la charge de travail et l’emploi de chaque ressource”

Le logiciel de gestion de projet vous permet alors de faire appel au mode planning des acteurs pour cerner en un instant l’affectation globale des ressources. Bien sûr, vous pouvez également l’utiliser à titre personnel, en multi-projet pour vous assurer des priorités du moment et du temps disponible ou non pour de nouvelles missions.

Vue consolidée pour un collaborateur – Analyse de charge

PROFITER PLEINEMENT D’UNE VUE EMPLOI ET CHARGE

En mode planning, chaque ligne est ainsi associée à un collaborateur ou acteur, avec une vue synthétique des bulles et jalons créés pour chacun.

Cette nouvelle vue de votre projet facilite notamment le rôle des managers dans le pilotage et le suivi global, surtout dans le cas où vous disposez de plusieurs projets en cours ou sous-projets. Vous n’avez ainsi pas à jongler avec chacun d’eux pour votre s’il n’y a pas d’incohérence ou de surcharge.

Une vue idéale pour permettre de gérer la charge de travail et l’emploi de chaque ressource du projet ou de la société.

Pour autant dans la version actuelle, vous devrez retourner dans les projets concernés pour:
– réaliser des modifications,
– réaffecter une tâche
– ou décaler une bulle dans le temps.

Il s’agit donc d’une fonctionnalité de macro-vision plus qu’une option directement opérationnelle. Vous pouvez malgré tout également vous en service en matière de ressources humaines sur un même projet, pour déterminer les périodes de tension ou les décisions impossibles en terme d’affectation.

“facilite notamment le rôle des managers dans le pilotage et le suivi global”

Pour optimiser votre gestion de projet grâce à ce mode planning des acteurs, il est nécessaire de bien maîtriser:
-> les droits d’accès et les invitations collaboratives à Bubble Plan

et en cas de doute, reportez vous à notre FAQ ou contactez le service client.

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