Quel logiciel de gestion de projet pour gérer une équipe Com de 20 personnes ?

Coordonner une équipe de Com de 20 personnes, c’est jongler avec des dizaines de projets simultanés (exemple : plan d’actions, planning de communication, campagnes multicanales). Des deadlines qui s’enchaînent et des parties prenantes à tenir informées (directions, partenaires).

Sans un planning de communication structuré par exemple avec une vue de calendrier partagée, les informations se perdent, les doublons se multiplient, les réunions s’éternisent et la vue globale vous échappe.

Informations perdues, doublons, réunions à rallonge et une vue globale qui vous échappe…

Le bon logiciel de gestion de projet change tout. Mais face à la multitude de solutions disponibles, comment choisir ?

Dans ce guide, nous vous montrons comment Bubble Plan répond concrètement à ces défis. De la vision stratégique aux tâches quotidiennes, découvrez comment cet outil accompagne votre équipe au quotidien

Le fonctionnement d’une équipe Com de 20 personnes

Plusieurs profils cohabitent :

• des community managers,
• des graphistes ou directeurs artistiques,
• des chargés de communication interne et externe,
• des responsables relations presse,
• des chefs de projet,
• et peut-être même un spécialiste événementiel…

Les points de friction sont récurrents : le directeur artistique attend la validation du brief pour commencer, le community manager a besoin des visuels pour publier demain, la direction demande un reporting mensuel détaillé, et pendant ce temps, trois nouvelles urgences viennent bousculer la planification de la semaine. Sans oublier les échanges en interne qui se perdent entre les emails et les post-it sur les bureaux.

C’est précisément pour répondre à ces frictions quotidiennes que Bubble Plan centralise toutes les informations au même endroit : briefs, validations, deadlines et échanges d’équipe

Deux logiques de gestion pour piloter efficacement

Deux approches se dégagent, et elles ne s’opposent pas : elles répondent à des besoins différents selon votre contexte et votre maturité organisationnelle.
Avec Bubble Plan, vous n’avez pas à choisir. L’outil vous permet de basculer entre ces deux vues selon le moment de la journée et votre rôle dans l’équipe

L’approche macro : la vision stratégique

Certaines équipes privilégient une planification en mode « prise de hauteur« . On parle ici d’organisation par thématiques, de grandes étapes de campagne, de planning de communication trimestriel ou annuel par exemple.

L’idée ? Avoir une vue globale de tous les projets en cours et à venir, visualiser les périodes de rush, anticiper les ressources nécessaires.

Dans Bubble Plan, cette vision se traduit par le planning. Chaque ligne représente une thématique ou un projet stratégique, et vous visualisez l’ensemble de vos campagnes sur une période donnée.

Cette approche convient aux gestionnaires de projet qui pilotent plusieurs campagnes de front et doivent rendre des comptes aux parties prenantes (direction, clients internes).

Exemple concret : Votre planning affiche le planning de communication annuel structuré par thématiques (marque employeur, produit, institutionnel). Chaque ligne représente un axe stratégique avec ses jalons clés. Le code couleur et les indicateurs d’avancement permettent au chef de projet de piloter l’ensemble d’un seul regard.

L’approche micro : la gestion tactique détaillée

D’autres équipes ont besoin de descendre dans le travail opérationnel quotidien. Ici, on parle de gestion des tâches précises, de checklist pour chaque production, de sous-tâches assignées à des personnes spécifiques avec des deadlines.

Cette logique est indispensable quand vous gérez des productions à forte récurrence (publications sociales quotidiennes, newsletters hebdomadaires) ou quand vous devez coordonner plusieurs métiers sur un même livrable.

Le community manager a besoin de savoir exactement : « Le visuel est-il prêt ? Le texte est-il validé ? Puis-je publier ? »

Dans Bubble Plan, cette vision se traduit par le Kanban : chaque colonne représente une étape du processus, et chaque carte (tâche ou publication) progresse d’une colonne à l’autre jusqu’à sa finalisation.

Exemple concret : Une publication LinkedIn passe par 5 étapes : rédaction → design → relecture → validation direction → programmation. Dans votre Kanban, vous visualisez instantanément l’état de chaque publication. Chaque carte est assignée avec une deadline, et le community manager sait exactement ce qui est prêt à publier.

Les critères essentiels pour choisir un outil adapté

Maintenant que vous connaissez les deux approches qui reviennent le plus souvent, voyons ensemble quels sont les critères que vous devez prendre en compte pour choisir votre outil.

Des fonctionnalités collaboratives essentielles

Un bon outil centralise tous les échanges au même endroit : commentaires sur les tâches, notifications et alertes automatiques, le partage documentaire, le chat, etc… Résultat : moins d’allers-retours par email, des réunions de suivi réduites de moitié, et chacun sait exactement où trouver l’information.

Une gestion des ressources pour équilibrer la charge

Impossible de piloter efficacement sans savoir qui est disponible et qui croule sous les projets. La gestion des ressources permet au chef de projet comme au directeur communication de visualiser en temps réel la capacité de chaque membre de l’équipe et de répartir correctement le travail.

Des tableaux de bord paramétrables

Un directeur de communication, un chef de projet et un community manager n’ont pas les mêmes besoins. L’outil que vous choisissez doit proposer plusieurs tableaux de bord adaptés à chaque niveau hiérarchique : vision stratégique multi-projets pour la direction, suivi opérationnel pour les chefs de projet, planning détaillé pour les exécutants. Chacun accède à l’information pertinente sans être noyé dans les détails.

Un workflow de validation fluide

Les contenus qui restent bloqués trois jours en attente de validation, c’est fini. Un circuit d’approbation structuré avec des statuts clairs, des notifications automatiques et un historique tracé divise les délais de validation par deux et élimine les versions perdues.

Un système de priorisation

Quand tout semble urgent, il faut pouvoir arbitrer sur des critères clairs plutôt qu’au feeling. Les meilleurs outils combinent priorisation par critères (impact business, deadlines, ressources) et management visuel (codes couleur, icônes) pour que toute l’équipe identifie instantanément ce qui doit être traité en premier.

Bubble Plan : la solution complète pour les équipes communication

Ces 5 critères peuvent sembler exigeants, mais c’est exactement ce dont une équipe a besoin pour fonctionner efficacement. La bonne nouvelle ? Bubble Plan coche toutes ces cases.

✓ Collaboration centralisée avec commentaires, notifications, management visuel, Kanban, etc…
✓ Gestion des ressources
✓ Gestion des tâches
✓ Tableaux de bord
✓ Workflow de validation intégré
✓ Système de priorisation pour arbitrer sereinement

Conçu spécifiquement pour les équipes qui jonglent avec de multiples projets simultanés, Bubble Plan offre la flexibilité nécessaire pour basculer entre vision macro et gestion micro selon vos besoins.

Le Chef de Projet : coordination d’équipe efficace

À 11h, Thomas anime son point hebdomadaire. Sa vue planning affiche toutes les tâches avec leurs statuts en temps réel. Il voit que les visuels sont terminés, les textes en validation, mais que le brief vidéo attend des précisions. Il réassigne, ajuste les priorités et grâce au management visuel, toute son équipe comprend instantanément ce qui est urgent. Réunion terminée en 20 minutes au lieu de 90.

Le Community Manager : exécution sans friction

À 14h30, Léa consulte son calendrier éditorial. Elle vérifie que ses publications de demain sont prêtes : deux visuels Instagram validés, un post LinkedIn en attente de relecture. Elle ajuste l’accroche demandée en commentaire, change le statut en « prêt à publier » et coche les publications de la veille. Une notification d’alerte : le brief de la semaine prochaine est disponible. Tout reste centralisé, rien ne se perd.

Conclusion

Gérer une équipe demande un outil qui s’adapte à vos process et facilite la collaboration au quotidien. Comme vous l’avez vu tout au long de cet article, Bubble Plan vous permet de naviguer entre vision stratégique (planning) et gestion opérationnelle (Kanban), tout en centralisant les échanges, les validations et le suivi des ressources.

Des structures variées nous font confiance, des PME aux grands comptes comme MAIF, MAAF ou Intermarché, pour coordonner leurs équipes et piloter leurs projets.
Mais au-delà des fonctionnalités, ce qui fait la différence, c’est l’accompagnement humain. Chaque client bénéficie d’un suivi dédié : nous prenons le temps de comprendre vos process, de réfléchir avec vous à la meilleure organisation, et de vous aider à paramétrer l’outil selon vos besoins réels.

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