6 lois à connaître pour être plus productif dans votre gestion de projet

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etrouvez une petite sélection des lois, principes ou théories (appelez-les comme vous le voulez) à connaître pour optimiser votre gestion de projet !

Tirez-y conseils et bonnes pratiques !

LOI DE MURPHY

Une des lois les plus connues « Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner » (« Anything that can go wrong, will go wrong » en anglais). C’est l’ingénieur aérospatial américain Edward A. Murphy Jr. qui est à l’origine de cet adage.

Plutôt pessimiste comme pensée vous me direz, mais on y fait pourtant souvent face. Que ce soit dans notre quotidien avec la tartine qui tombe toujours du côté beurré… Ou au travail quand tout fonctionnait bien la veille et que le jour de la présentation, rien ne se passe comme prévu.

En gestion de projet pour contrer cette Loi (du moins limiter son impact sur votre travail), il est indispensable d’établir un plan de gestion des risques. Et oui, vous n’êtes jamais à l’abri de faire face à certains imprévus.

Il faut toujours garder une certaine marge pour gérer les imprévus.. Mais aussi les anticiper en prévoyant un plan B, afin d’éviter les retards, les changements ou l’échec (dans le pire des cas).

LOI DE CARLSON

« Faire un travail de façon continue prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois. », à l’origine de ce concept, le Suédois Sune Carlson.

Lorsque vous commencez un travail et voulez y passer le moins de temps, limiter au maximum les interruptions. Mettez votre téléphone en silencieux, ne consultez pas vos mails entre temps, ne prenez pas de micro pause.

Toutes ces distractions ne feront que ralentir l’avancée de votre travail. De plus, vous aurez du mal à vous concentrer de nouveau.

Alors, concentrez-vous sur une tâche pour la terminer d’une traite et plus rapidement. Plutôt que de vouloir faire du multitâche et multiplier les interruptions. Vous perdrez beaucoup moins d’énergie et gagnerez en productivité dans votre gestion de projet.

LOI DE PARETO

C’est une des fameuses lois en économie : La Loi de Pareto ou des 80/20. Elle provient d’un constat de l’économiste italien Vilfredo Pareto que 80% des effets sont produits par 20% des causes. Ce principe s’applique autant à la gestion de projet, qu’aux autres domaines.

Par exemple :
> 80% CA est réalisé par 20% des clients,
> 80% des tâches sont réalisées en 20% du temps,
> 80% de nos résultats sont produits par 20% de nos efforts

La leçon à tirer de ce principe est simple. Vous devez identifier ces tâches-là (20%), de façon à concentrer, en priorité, votre énergie sur elles. Cessez de perdre du temps et de l’énergie sur ce qui ne vous apportent rien.

LOI DE PARKINSON

À l’origine de cette loi Cyril Northcote Parkinson, un écrivain britannique qui, après plusieurs observations, a remarqué que plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prendra du temps.

Il part du principe que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». En résumé, si vous avez 15 jours pour faire un travail, alors qu’il peut se faire en 5 jours, vous mettrez 15 jours.

C’est ce genre de situation où vous vous dites « j’ai le temps, on y va tranquillement… ». Finalement, vous traînez la patte, alors les délais de réalisation s’éternisent, mais la date butoir approche et là, le stress commence à monter.

C’est pourquoi il est nécessaire de fixer des délais de réalisation raisonnables et surtout réalistes (ni trop courts, ni trop longs). De cette façon, vous ne laisserez plus traîner votre travail en pensant que vous avez assez de temps.

En l’appliquant, vous gagnerez en temps et en efficacité dans votre gestion de projet.

LOI DE LABORIT

Nous devons ce principe à Henri Laborit, un chirurgien et biologiste français qui étudiait le comportement humain. Sa loi se base sur l’idée que le comportement humain nous incite à effectuer, en premier, ce qui nous procure une satisfaction immédiate.

En résumé, nous faisons en premier ce qui nous fait plaisir et évitons ce qui peut être source de stress. Et oui, il y a toujours des tâches que vous redoutez plus que d’autres.

Alors vous les fuyez et retardez leur avancée… c’est le début du cercle vicieux de la procrastination.

Mais justement, en gestion de projet au lieu de fuir le problème, mieux vaut l’affronter en premier ! Ainsi, commencer votre journée par le travail que vous identifiez comme « le plus pénible ». Et terminer-la avec les tâches qui sont les plus plaisantes.

LOI D’ILLICH

Pour terminer cette sélection de 6 lois : « Passé un certain temps sur une tâche, notre efficacité diminue et devient même négative. »

Énoncée par le penseur autrichien Ivan Illich, cette loi est confirmée par de nombreuses expériences scientifiques. Celles-ci montrent qu’au-delà de 90 minutes, notre attention chute et que passé 45 minutes, nous ne sommes plus efficaces.

Alors si vous pensiez que c’est en vous acharnant sur votre travail, sans prendre de pause que vous serez plus productif, vous avez tout faux. Au contraire, c’est totalement contre-productif.

Accordez-vous des temps de pause tout au long de votre journée. Idéalement entre des cycles de travail de 45 à 90 minutes, de sorte à ne pas vous faire fumer du cerveau. Nous ne sommes pas des robots !

 

Bien sûr, il existe d’autres lois, mais vous pouvez en tirer beaucoup avec cette petite liste. Gardez-les dans un petit coin de votre tête pour optimiser au mieux votre gestion de projet au quotidien !

N’hésitez pas à lire d’autres articles au sujet de la gestion de projet et la productivité sur notre blog.

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