Animation : un outil de planification et pilotage projet parfait

L’été approche à grands pas ! Et avec lui, peut-être le départ de nos chères petites têtes blondes (brunes, rousses et autres aussi), en colonie de vacances.

Un secteur métier qui, s’il semble parfois improviser, ne laisse pas vraiment beaucoup de place à la désorganisation. Comment l’univers de l’animation profite pleinement des atouts de Bubble Plan ?

Services de l’enfance, Structures spécialisées de type CLSH, CVH, Direction de colonies de vacances, et même équipe d’animation…
Chacun peut profiter pleinement des atouts de notre outil de pilotage projet pour améliorer la préparation des futurs séjours.

Alors comment utilise-t-on aujourd’hui Bubble Plan dans ce cadre professionnel ? Je vous en dis plus, retour d’expérience à l’appui.

Animation : direction et organisation optimale avec un outil simple et complet

 Dans un premier temps, ce sont les services dédiés en collectivités ou les organismes spécialisés en organisation de séjours loisirs pour enfants qui mettent la main à la pâte.

Planification des différents séjours, des phases préparatoires obligatoires (recrutement, organisation du centre, trajets ,….) ou encore suivi de l’avancement des séjours sur site ; tout est prévu pour faciliter la vie de ces professionnels du secteur.

La simplicité de Bubble Plan le rend très accessible à tout public ; y compris des personnes peu rompues au digital ou à la gestion de projet.

Les projets peuvent être regroupés au sein d’un même planning, via la segmentation par ligne ou chaque séjour modélisé directement dans son propre planning dédié.

La dominante intuitive et visuelle de l’outil rend la lecture très facile et offre une vision claire pour toute présentation en comité ou reporting aux instances de la collectivité (adjoint à la jeunesse par exemple).

Les couleurs permettent facilement d’isoler les phases de réalisation ou l’appartenance à tel ou tel séjour.

Par ailleurs, aisément partageable, Bubble Plan offre de belles dispositions pour :

• la réflexion collaborative,
• l’arbitrage des dirigeants,
• ou l’intégration des directeurs/trices de centres dans la politique globale et préparatoire à leur activité.

Pour les directions de centres et colonies de vacances

Ces mêmes responsables de centres de loisirs, de colonies de vacances peuvent également s’approprier l’outil en modélisant et suivant l’organisation complète de leur centre.

De la gestion des ressources aux commandes et livraisons, des programmes d’activités au suivi des réalisations, Bubble Plan profite de toutes les fonctions très accessibles pour gagner rapidement en efficacité.

Fini les méandres de la planification sous Excel, les directeurs qui utilisent aujourd’hui notre logiciel de gestion de projet peuvent à la fois :

• organiser tous les aspects logistiques et administratifs de la vie d’un centre de séjour,
• mais aussi suivre la réalisation des projets pédagogiques par les équipes en place.

En quelques clics, on planifie et partage les rotations de l’activité voile  ; on priorise les départs en camping ou encore les sorties.

Et pour ne rien oublier, même le turn-over des équipes ou la programmation des visites de contrôle peuvent être prévues, connues et relayées.

Cette dimension opérationnelle peut également profiter aux équipes d’animation et autres monos…

Un logiciel SaaS parfait pour la préparation des colonies de vacances

 S’il n’est pas vraiment question de perdre un temps déjà trop précieux pendant les séjours. Pour des animateurs qui ne comptent pas leurs heures et ne pourraient pas vraiment venir remplir un projet au quotidien…

Un outil de ce type reste très intéressant en phase de préparation ! Une fois les équipes recrutées et réparties, chacune est amenée à réfléchir sur son programme, les activités, animations et autres veillées à venir.

Mais bien souvent, notamment dans le cas des colos, les équipes sont très peu réunies avant le départ et doivent construire et échanger, à distance ; afin de préparer pleinement leur planning d’animation.

À cet effet, Bubble Plan, très simple et accessible leur permet assez facilement de travailler ensemble, de partager des documents (pistes d’activités, fiches animation, expériences, …) et bien sûr de modéliser en quelques glisser-déposer tout leur futur programme.

Fort de cette première approche, ils peuvent également :

• le partager avec l’équipe de direction pour avoir un arbitrage,
• faire un reporting sur l’évolution de leur préparation,
• ou encore centraliser les informations et échanges pour déjà établir une vraie émulation dans l’équipe…

Une vraie force quand il s’agit de passer plusieurs semaines ensemble ; de bien s’entendre et de dynamiser et épanouir la ribambelle de jeunes qu’ils auront à gérer au quotidien.

Plusieurs mairies, organismes de séjours ou de formation BAFA utilisent déjà Bubble Plan pour optimiser leur organisation.

Le secteur de l’animation se prête parfaitement aux problématiques traitées par notre outil de gestion de projet. Tout en sachant que la contrainte accessibilité est forte et oblige à réduire les possibilités.

Quoi de mieux pour un service Jeunesse de voir en une connexion, l’avancement de préparation de chaque direction de séjour ?

Pour un directeur d’organiser de manière dynamique et intuitive, toutes les tâches qu’il doit orchestrer, ainsi que la gestion des équipes de manière simple.

Si vous avez encore quelques doutes, il vous suffit de faire un test, sur notre solution de planification, qui est un freemium gratuit et de visualiser par vous même la rapidité de modélisation et le rendu assez rare des plannings.