Souvent éludés, minimisés, les différents risques qui pèsent sur un projet doivent au contraire être connus, compris et dans le meilleur des cas, pris en compte ; quand on vise la réussite de ce dernier.
Il est capital de bien comprendre qu’en phase projet, l’activité, l’entreprise,… sont dans une situation moins stable que traditionnellement et de nombreux aléas peuvent survenir.
Pour ce fonctionnement particulier, qu’il soit approché en méthode Agile ou non ; nous vous livrons une vision des 5 risques majeurs à garder en tête, pour tout lancement de projet. Mais aussi pour les projets en cours de réalisation…
Comprendre le risque est déjà une première réponse ; l’anticiper, l’intégrer dans les process ouvre de bien meilleures perspectives !
Voici le TOP 5 DES RISQUES QUI PÈSENT SUR VOS PROJETS.
1/ Oublier de désigner un leader
Bien sûr, il y a dans la majorité des cas un chef de projet désigné ou au moins un référent.
Mais à bien y regarder, si c’est plus qu’utile dans le pilotage ; ce n’est pas à proprement un leader, au sens entendu ici.
Pour garantir la réussite du projet, il convient de transmettre une casquette de leader à un collaborateur d’expérience, disposant d’un pouvoir décisionnel et d’actions.
Le chef de projet a souvent des capacités limitées en ce sens et il devra sans doute faire appel dans de trop nombreux cas à son directeur, son CoDir ou plus haut encore.
Malheureusement, quand il s’agit d’être réactif, c’est un vrai poids sur la réussite que de prendre le risque de ne pas avoir désigner un vrai leader du projet. Il s’agira d’un cadre décisionnaire, disposant de compétences dans le domaine.
Mais également d’une capacité forte de prise de position. Il devrait en outre être réellement engagé sur le projet, au côté de son chef de projet et un vrai ambassadeur de ce dernier au sein de l’entreprise.
Si le chef de projet est tourné vers l’opérationnel et le reporting ; le leader sera là pour permettre une décision ferme, tranchée et rapide sur la majorité des sujets du projet.
Il sera également légitime pour promouvoir le projet en question et pour des décisions financières de premier ordre.
2/ Ne pas avoir de problématique précise et adaptée
Le besoin exact doit être connu et cohérent avec le contexte, les moyens et les habitudes de l’entreprise.
Il permet de recadrer l’orientation du projet quand on ne sait plus trop dans quelle direction on va. Notamment en méthode Agile, la définition exacte du besoin lié au sprint permet de ne pas se perdre dans la souplesse de la méthode.
Dans l’idéal, le besoin est clair, SMART et unique ; mais plus encore il doit prendre en considération le contexte.
Si vous souhaitez créer de l’émulation au sein de l’entreprise par exemple, vous devrez prendre en considération, outre :
- le temps de réalisation,
- sa capacité de mesure,
- la crédibilité de sa réalisation,
→ la situation de l’entreprise et ses process.
Une équipe de terrain, rarement devant ses ordinateurs, n’aura que faire de la mise en place d’un RSE.
Le besoin est en effet de tisser des liens pour gagner en productivité ; mais dans ce cas, puisque vos collaborateurs sont déconnectés du digital, à quoi bon une telle solution.
Précisément, il faudra une réponse plus pragmatique dans ce cadre. La bonne réponse au besoin exact de cette équipe sera sans doute plus une opération de team building, un dispositif de cantine ou encore une salle de repos conviviale pour les pauses…
Dans la plupart des cas, non seulement cela permet d’atteindre vraiment ses objectifs ; mais bien souvent en mesurant plus efficacement délais et finances.
3/ Ne pas organiser et hiérarchiser
Tout, tout de suite ou le plus vite possible…n’est pas une solution intelligente à la réalisation d’un projet.
Il faut mettre en exergue l’efficacité ; d’autant que le mieux est souvent l’ennemi du bien, comme dit l’adage.
Il convient donc de ne pas se disperser. Planifier, définir les priorités, étudier les contraintes et autres incidences. Vous gagnerez du temps à faire les bonnes choses au bon moment.
La réussite ne passe pas forcément par la rapidité ou un sens extrême du détail sur un point au mauvais moment. Tous en mode « tortue » pour bien franchir la ligne d’arrivée en tête !
Faire pas à pas, selon les priorités, les compétences et les moyens est la bonne solution pour ne pas ajouter de complications inutiles à votre projet. D’autant que vous savez déjà que vous ne maîtrisez pas tout !
Faire plusieurs choses en même temps alors qu’elles ont un lien, même tenu ; c’est prendre le risque évident d’un impact en cascade si quelque chose se déroule mal ou en cas d’oubli.
Imaginons que vous prévoyez un déménagement, avec réorganisation des équipes et également le déploiement du nouveau système d’informations. Sur le papier, tout fonctionne !
Mais le moindre grain de sable sur des liens peu évidents entre chaque action peut tout remettre en cause. Dans ce cas, le moindre raté lors du déménagement (oubli d’une armoire, de la salle de réunion, d’un bureau… bref) aura un impact clair sur l’intégration des équipes sur le nouveau site d’exploitation.
D’autant que sans formation au nouveau système de communication, ils ne seront pas en mesure d’interagir facilement pour apporter une solution valable…
En gros, vous avez plus que perdu du temps, en voulant tout faire en même temps, puisque vos équipes se retrouvent sans leur instrument de travail. Donc je vous le redis : PLANIFIEZ, HIÉRARCHISEZ !
4/ Minimiser les risques
Incidents, contraintes, aléas, écueils… Autant de mots qui collent parfaitement au champ lexical de la gestion de projet. Et autant d’événements qui viennent menacer la réussite de votre projet.
Vous ne pourrez en aucun cas tous les évités. Mais en n’en négligeant aucun, il est plus facile de s’en sortir et d’atteindre ses objectifs.
- Listez-les tous !
- Prenez conscience de chaque cas
- Envisagez des solutions, une réponse aux cas critiques
- Pensez pivot et anticipation
Si vous évaluez en amont ses chances de se réaliser et les moyens pour y répondre efficacement ; vous aurez déjà fait une grande part du chemin et vous ne serez pas pris au dépourvu.
Et je suis bien placé pour en parler, car j’ai souvent vécu au début de ma carrière des aléas improbables, auxquels nous n’avions pas envisagé de solution.
Exemple : vous organisez un événement auprès de vos prospects, fidèles clients et invitez un peu de presse pour surfer sur l’occasion et obtenir quelques parutions de poids.
Mais que se passe-t-il si quelques uns de vos clients ambassadeurs ont un empêchement ?
S’il y a une coupure générale dans tout le quartier ? Ou comme dans mon cas, plus simplement, une opération presse inopinée de la part d’un acteur majeur, qui capte finalement l’intérêt de tous les médias ?
Il convient donc de maîtriser au maximum les risques ; et cela ne veut pas dire les mettre sous le tapis ou se dire que cela ne vous arrivera pas.
Prévenir, plutôt que guérir s’applique également parfaitement au pilotage projet.
Alors à vos crayons, listes et autres bulles actions, si vous êtes de notre communauté !
5/ Négliger la maîtrise de la réalisation du projet
Le dernier risque majeur que nous abordons, concerne le pilotage et le suivi de votre projet.
Une fois encore, le chef de projet se doit d’être pointilleux et de vérifier pas à pas, de manière draconienne les étapes du projet.
On ne contrôle pas à la fin ; on s’attelle à regarder les choses au fur et à mesure.
Il faut faire des tests réguliers si besoin ; envisager des solutions de secours ; et devenir adepte absolu du feedback.
Chaque livrable doit donc être analysé et réputé conforme aux attentes ; et ce, dès qu’il est identifié et à la disposition du chef de projet. Cela vous évitera de vous laisser déborder ou abuser…
Pour limiter les risques, oubliez le principe de faire confiance…et prenez les devants
↘ VÉRIFIEZ !
Si par exemple, lors de la réalisation de votre tout nouveau logiciel, vous prenez comme parole d’évangile le discours du directeur commercial qui vous assure oralement de la disponibilité d’une fonction essentielle.
Que se passera-t-il si celle-ci n’est au final pas conforme à ce que vous espériez et que vous n’avez pas contrôlé son intégration et son process au fil de la conception ?
Combien de temps aurez-vous perdu au moment de la livraison du logiciel et quel sera l’impact sur votre activité, le temps de trouver des solutions ou de voir corriger l’erreur ?
Alors pensez à contrôler en détail et au bon moment, pour vous éviter ensuite des nœuds au cerveau et un stress croissant qui ne manquera pas d’avoir un impact sur tout le reste.
Vous avez maintenant une vision de mon top 5 en matière de risques sur les projets. Je vous laisse vous faire votre idée et si j’ai réussi à vous interpeler sur certains aspects, sans doute que vous êtes sur le chemin de l’efficacité ou déjà un expert aguerri en gestion de projet.
Et n’oubliez pas que dans ce domaine, de nombreuses aides peuvent vous permettre de garder un œil, de modéliser, d’interagir et de reporter…comme par exemple, notre solution de pilotage projet maison.
Simple, intuitive et visuelle, elle pourra vous permettre de lister les risques, de les anticiper et même de planifier les impacts.
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