En attendant la prochaine version de Bubble Plan, début 2019, et son lot de nouvelles fonctions, je vous propose de revenir sur des options pleines d’efficacité dans votre gestion de projet quand elles sont bien utilisées.
Aujourd’hui, je voudrais vous parler plus en détail de la fonction Masque.
Vous savez ce petit icône « œil » placé un peu partout dans l’interface de notre logiciel de gestion de projet. Sur le menu Lignes, sur les fonctions de gestion de projet,…ou encore sur les droits d’accès et le partage.
Attention, nous verrons au terme de cet article que ce dernier point est peut-être un faux ami !
Alors comment optimiser ses projets avec la fonction Masque ? Suivez-moi…
Une fonction au service de la lisibilité projet
Le premier objectif de cette fonctionnalité « secondaire » est de vous laisser la main sur ce que vous regardez et ce que vous montrez ; si vous utilisez Bubble Plan en mode collaboratif bien sûr.
L’œil barré va ainsi rendre invisible l’information souhaitée pour une lecture plus facile ; ou plus épurée du projet. C’est aussi l’occasion de ne garder visible que les données qui vous semblent réellement importantes au premier abord.
Et ainsi de focaliser sur le visuel, sur ce qu’il faut comprendre de manière immédiate. Je peux ainsi venir masquer certaines lignes de mon planning ; pour ne conserver visibles que celles qui doivent être lues, car stratégiques ou essentielles.
C’est la même chose pour les détails des bulles et jalons. Si je n’ai pas besoin de montrer au premier plan la gestion de tâches sur mon projet.
Je peux tout simplement les masquer avec cette fonction. Un clic sur l’œil dans l’option Actions et mes données disparaissent.
NB : Ce n’est pas très grave, car je pourrai retrouver la gestion de tâches en cliquant sur la bulle… en allant sur le tableau de Synthèse, le Suivi d’avancement ou sure mon tableau de bord personnel.
Moi qui suis adepte d’une vision projet simple et efficiente. J’aurai ainsi tendance à ne conserver que les titres, les pictos et l’état d’avancement.
Et utiliser la fonction Masque pour toutes les autres données, qui seront accessibles à la demande (en cliquant sur les éléments ou via les filtres des tableaux de bord).
Ceux qui ne les voient pas, ont-ils vraiment besoin de ces informations ; au premier regard ?
La fonction masque pour segmenter son information projet
Outre l’aspect lisibilité, qui apporte un certain confort, la fonction Masque peut également avoir du sens pour tout simplement cacher des éléments qui ne sont pas destinés au visiteur en question.
Lorsque vous employez la fonction définie par le petit œil, vous masquez donc un élément pour le visiteur.
Si un utilisateur disposant d’une licence collaborative pourra sans mal accéder à l’information cachée. Ce n’est pas le cas pour celui qui est en lecture seule, qui ne verra pas les données.
Qu’il soit en licence consultative ou simple visiteur, via le lien numérique de partage, tout ce qui a été masqué par cette petite option ne lui est pas visible.
Un bon moyen donc pour filtrer les informations projet selon la confidentialité et les implications de chaque participant au projet. Direction, prestataire externe, consultant, collaborateur…
Avec cette fonction Masque, vous allez pouvoir décider de ce que vous montrez. Et plus maintenant ! Que ce soit pour optimiser la lisibilité ou pour la vision macro du projet.
Mais pour une segmentation de la granularité d’informations en fonction de vos objectifs et impératifs.
ATTENTION :
S’il y a bien un œil 👁 également pour les droits d’accès, symbolisant l’accès en lecture seule, il ne s’agit pas vraiment de la fonction Masque que l’on vient de voir.
En fait, cette option permet plutôt de réduire les informations vues à celles non masquées dans le planning projet.
L’œil 👁 est d’ailleurs dans ce cas soit gris, soit coloré… et jamais barré !
Vous avez maintenant tout ce qu’il vous faut pour optimiser vos présentations projet sur Bubble Plan, en fonction de vos problématiques et attentes.
N’hésitez pas à tester tout simplement la fonction et observer par vous même le rendu, soit en terme visuel, soit sur les données accessibles.
Comme toujours, il est impératif pour un outil de gestion de projet de ne pas être une usine à gaz. Où tout est lisible, visible au premier plan et où l’on finit par ne plus se retrouver, si comprendre le sens des données.
C’est notamment pour cela que pour le nôtre, nous avons opté pour une approche simple, graphique et intuitive. Afin d’offrir à nos utilisateurs un pilotage de projets vraiment efficace !
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