La fonction du jour à découvrir sert au stockage de vos éléments, au cœur même de votre outil de gestion de projet. Une fonction classique qui peut pourtant avoir de multiples utilités.
Bubble Plan a pensé en ce sens à plusieurs alternatives pour s’adapter aux spécificités métier de ses utilisateurs.
Rentrons un peu plus dans la fonction stockage, présente sur les bulles et jalons de vos plannings projets.
Un stockage sous 3 formes pour plus de souplesse
Disponible à l’intérieur du menu Options de vos bulles et jalons, la fonction de stockage de documents propose 3 types de partage des fichiers.
1/ En premier lieu, vous pouvez tout d’abord joindre des fichiers
Ceux-ci sont alors stockés directement sur notre serveur sécurisé.
En drag & drop sur la boîte de dialogue ou avec le traditionnel explorateur de fichiers, rien de plus simple pour venir placer les fichiers que vous souhaitez partager.
Il reste nécessaire avec cette option de bien penser à gérer les problématiques de version ; mais nous y reviendrons plus loin.
2/ Vous pouvez également simplement renseigner une url
Celle-ci guidera vos collaborateurs et partenaires vers le document en question, le site ou la landing page que vous souhaitez présenter.
Idéal pour les problématiques marketing, communication ou le suivi de projets e-commerce ; par exemple.
3/ En dernier lieu, Bubble Plan intègre des connexions avec des spécialistes en knowledge management
DropBox est d’ores et déjà disponible et Google Drive, comme d’autres intégrations, arrivera dès la rentrée 2018.
Ce type de connexion aux fichiers reste idéal quand vous souhaitez mettre à disposition des éléments; qui sont en cours de préparation ou de validation.
Plus besoin de vous inquiéter de la mise à jour :
→ le versionning est automatiquement géré par le système de « cloud » stockage
Du collaboratif actif et centralisé pour une meilleure gestion de projet
Revenons un peu sur ces options et leur utilité, selon les cas.
Il faut tout d’abord considérer que cette fonction stockage va à la fois vous servir à conserver directement dans votre projet des données qui lui incombent. Cela faisant gagner un temps considérable en recherche, mais surtout en transmission de l’information au reste de l’équipe. Pas de circulation de l’info par mail, par clé USB… et j’en passe.
Les avantages de cette fonction de stockage
Tout ce qui est stocké pouvant être bien entendu partagé, si vous avez attribué les droits nécessaires aux personnes conviées sur votre compte Bubble Plan.
→ Qui dit partage dit à la fois interactions, pour des projets en mouvement comme la création produit ou service, à destination de clients ou de tiers.
→ Mais dit également enrichissement du savoir entreprise.
En effet, en centralisant les informations sur vos projets, vous concentrez en un seul point l’ensemble des données pertinentes concernant l’entreprise, son fonctionnement, ses méthodes.
Avec un planning dédié aux process et habitudes, Bubble Plan devient un vrai outil d’intégration et de formation des nouveaux collaborateurs.
Ils seront alors en mesure de trouver tous les éléments nécessaires à leur bonne compréhension des process et des produits.
D’autres atouts du stockage
Fini donc les pertes d’informations, les passations fastidieuses ou la complexité d’avoir tous le même niveau d’informations sur un projet ; vous n’avez qu’à stocker, centraliser et partager dans vos plans d’actions Bubble Plan.
Pour vous faciliter la vie :
↘ Bubble Plan intègre qui plus est une fonction de centralisation automatique de vos documents associés à un planning.
Vous retrouvez ainsi tous les éléments joints dans vos bulles et jalons, directement via le menu droit, sous l’icône « Fichiers ».
Plus besoin de laisser apparentes les pièces jointes, ou d’ouvrir chaque élément pour voir ce qui s’y cache.
Des pistes à privilégier
Comme nous l’avons vu un peu plus haut, vous pouvez facilement utiliser Bubble Plan dans le cadre de la « formation » de vos nouveaux collaborateurs. Cela fonctionne également s’il s’agit de mettre à plat l’ensemble des données pour une équipe projet et éviter les réunions à rallonge.
Il convient de privilégier le type de stockage des infos selon votre approche ou vos besoins métier.
Le stockage en dur servira ainsi plus aisément à conserver des documents qui n’évoluent pas.
Cahier des charges, devis, documents validés, spécifications techniques…tout ce qui guide équipe et prestataires, mais ne nécessite pas des versionnings réguliers.
Le collaboratif au cœur de votre gestion de projet
Si vous devez travailler en collaboratif sur les documents ou que ceux-ci sont en cours de validation par d’autres services :
→ je vous conseille d’opter pour la connexion DropBox.
Vous pourrez ainsi les modifier en temps réel, mais ils resteront toujours à jour sur votre planning projet.
Pour finir le lien url servira essentiellement pour vérifier ou valider des éléments digitaux en cours. Questionnaires en ligne, landing pages, sites internet, fiches produit e-commerce…
Un accès immédiat aux projets digitaux en cours de développement ou déjà en place.
Cette option peut également servir pour :
→ stocker et centraliser les outils digitaux et autres webApps utilisées par votre société ou pour votre projet ; en remplacement d’un outil dédié de type Papaly…
Conclusion sur cette fonction de stockage au service de la centralisation des données et du collaboratif
Vous avez maintenant toutes les clés en main pour organiser vos process et optimiser votre usage projet avec Bubble Plan.
Un peu de recul sur vos besoins en matière de stockage, vos méthodes; et un rien de communication auprès des équipes une fois que vous avez choisi vos axes process pour le fonctionnement et le pilotage de vos projets.
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