Les Intervenants dans Bubble Plan 

Aujourd’hui, nous allons vous expliquer ce que sont les intervenants dans votre outil de gestion de projet. Vous les retrouvez à différents endroits dans Bubble Plan, et il en existe plusieurs types.

Nous allons voir ensemble à quoi ils servent, où les utiliser, et surtout pourquoi ils sont essentiels pour bien organiser vos projets.

Les intervenants dans Bubble Plan : rôle et fonctionnement 

Un point essentiel en gestion de projet, ce sont les acteurs, participants, et autres ressources internes, externes ou matérielles
Chez Bubble Plan, on les regroupe sous l’appellation intervenants.

Ils permettent de structurer clairement qui intervient sur quoi dans un projet, à différents niveaux de l’outil.

Affectation et rôles des intervenants

Vous pouvez affecter des intervenants soit :

• sur les bulles et jalons (pour une vision globale du projet)
• ou directement sur les actions en planification avancée (pour une gestion plus précise des tâches)

Cela permet de combiner une vision macro du projet avec une attribution plus opérationnelle.

Suivi et pilotage dans les tableaux de bord

Tous les intervenants sont regroupés dans la fiche projet.

Vous les retrouvez également dans les tableaux de bord liés à la gestion des ressources, ce qui permet de suivre facilement l’activité de chaque collaborateur au sein des projets.

Le tableau de bord Planning des Intervenants devient alors un véritable support de pilotage des équipes. Nous en parlerons plus en détail un peu plus bas dans l’article.

Les 3 types d’intervenants dans Bubble Plan

1. L’utilisateur (licence collaborative ou lecture seule)

Il s’agit d’un utilisateur classique associé à un compte Bubble Plan.

Il peut être directement affecté à des actions et reçoit des notifications lorsqu’il est concerné par une tâche. C’est donc un intervenant actif qui interagit dans l’outil.

2. L’intervenant virtuel

L’intervenant virtuel permet de représenter n’importe quel type d’acteur ou de ressource.

Ce peut être le nom d’un collaborateur qui n’a pas de compte Bubble Plan. Un intervenant externe (client, partenaire, …) ou désigner un groupe de personnes ou pool de compétences (graphiste, imprimeur, …).

L’intervenant virtuel peut aussi être utilisé pour désigner une ressource matérielle : salle de réunion, fournisseur, région ou tout autre élément utile à votre organisation.

C’est un champ libre, utilisé pour structurer et visualiser des éléments qui ne sont pas des utilisateurs.

Dans le pack BUSINESS, vous avez la possibilité de définir une liste d’intervenants virtuels disponibles pour l’ensemble du compte. Cela permet d’harmoniser la liste des intervenants virtuels d’un projet à l’autre, et de les affecter à des actions.

3. Les équipes (pack BUSINESS)

Les équipes désignent un groupe d’utilisateurs. 

Vous pouvez choisir d’affecter une équipe plutôt qu’un utilisateur pour plusieurs raisons :

• vous gérez les tâches et la charge de travail au niveau équipe dans Bubble Plan
• vous ne savez pas encore quelle personne de l’équipe va prendre en charge la tâche. C’est le cas par exemple si vous construisez des modèles standards, dans lesquels les tâches seront ensuite affectées à un membre spécifique de l’équipe, via la fonction “remplacement des intervenants”.

A noter que si vous ne disposez pas du pack BUSINESS, vous pouvez toujours affecter des noms d’équipes comme intervenants virtuels sur les bulles. 

Cela simplifie la gestion des ressources, surtout sur des projets impliquant beaucoup d’intervenants.

Le Planning des Intervenants 

Le Planning des Intervenants est un espace dédié à la gestion de vos ressources. Il permet de visualiser les tâches de chaque intervenant sur l’ensemble de vos projets et de repérer rapidement les éventuelles surcharges.

C’est un tableau de bord central pour voir qui travaille sur quoi, en un coup d’œil.

Vous pouvez également filtrer les données pour analyser certains intervenants ou détecter d’éventuels blocages dans l’organisation.

Les lignes du planning sont organisées par intervenant, ce qui rend la lecture simple et intuitive. On identifie rapidement la charge de travail et la répartition des tâches dans le temps.

Utiliser les intervenants comme filtre 

Les intervenants peuvent aussi être utilisés comme filtre dans les tableaux de bord et au niveau des vues de travail, afin d’afficher uniquement les éléments liés à certaines ressources.

Cela permet par exemple de visualiser rapidement les tâches d’un collaborateur, de suivre la charge d’une équipe ou encore d’identifier d’éventuels blocages.

Les intervenants virtuels peuvent aussi être utilisés comme des tags pour faciliter vos filtres.

Remplacement et harmonisation des intervenants (pack BUSINESS)

La fonction “remplacement des intervenants » est disponible directement depuis la fiche projet.

En survolant un intervenant, une icône apparaît et vous permet de remplacer ou supprimer un intervenant sur l’ensemble du projet, en seulement deux clics. Cela s’applique automatiquement à toutes les bulles, jalons et actions concernés.

C’est particulièrement utile lorsqu’il y a des changements en interne : par exemple, si une personne quitte un projet, change de rôle ou part en congé. Vous pouvez alors transférer toutes ses affectations à un autre collaborateur sans devoir tout modifier manuellement.

Si vous avez affecté une équipe ou un intervenant virtuel temporaire, vous pouvez aussi le remplacer par l’utilisateur réel une fois celui-ci désigné.

Cette fonctionnalité permet donc de garder un projet toujours à jour, sans perte de temps ni risque d’oubli dans les affectations.

Dans la section Administration, vous trouverez aussi un outil projet “Harmonisation des intervenants”. Il vous permet de réaliser la même opération de remplacement, sur plusieurs projets à la fois. C’est tout particulièrement utile si des intervenants virtuels ont été introduits avec des orthographes différentes d’un projet à l’autre, afin d’harmoniser pour l’analyse dans les tableaux de bord.

Les intervenants occupent une place centrale dans Bubble Plan. Qu’il s’agisse d’organiser vos équipes, suivre l’activité de vos collaborateurs ou piloter la charge de travail, ils vous permettent d’avoir une vision plus structurée de vos projets.

Grâce aux différents types d’intervenants, au planning dédié et aux fonctionnalités de réaffectation, vous pouvez adapter facilement votre organisation et garder vos projets toujours à jour.

Il ne vous reste plus qu’à les intégrer à vos projets pour profiter pleinement des possibilités offertes par votre outil !