Trop de tâches, pas assez de temps ? Vous n’êtes pas seul. La gestion des priorités au travail est l’un des défis les plus courants en entreprise. Entre les urgences de dernière minute, les imprévus et les multiples projets qui s’accumulent, difficile de savoir par où commencer.
La bonne nouvelle ? Savoir comment gérer les priorités au travail, ça s’apprend. Avec les bonnes méthodes et outils de priorisation des tâches, vous gagnez en productivité, réduisez votre stress et reprenez le contrôle sur votre emploi du temps.
Ce qu’il faut retenir
- Évaluez chaque tâche selon deux critères : son importance (impact sur vos objectifs) et son urgence (délai à respecter).
- La méthode MoSCoW classe vos tâches en 4 catégories : Must (indispensable), Should (important), Could (si temps disponible) et Won’t (abandonné).
- La matrice Eisenhower vous aide à décider quelles tâches traiter immédiatement, planifier, déléguer ou supprimer.
- Les méthodes Agile (Scrum, Kanban) permettent une gestion flexible des priorités, idéale pour les projets évolutifs.
- Un outil de gestion des priorités centralise vos tâches, facilite leur visualisation et automatise le suivi de votre progression.
Pourquoi est-il important d’apprendre à gérer ses priorités ?
Une mauvaise organisation dans son travail entraîne : des heures supplémentaires et des missions réalisées en retard. Tout cela joue bien évidemment sur le moral, et affecte ce dernier, en procurant du stress, de l’anxiété, de la fatigue…
Une meilleure organisation et priorisation des actions à des effets bénéfiques sur le bien-être au travail et le mental.
Prendre le temps de prioriser ses tâches vous permet de réduire le nombre d’erreurs. Car lorsque nous allons trop vite, nous sommes susceptibles de commettre bien plus d’erreurs.
Nous vous avons listé 3 outils différents et efficaces pour vous aider à trouver le bon équilibre dans votre travail !
Comment faire pour gérer les priorités ?
La gestion des priorités au travail repose sur quelques principes simples mais efficaces.
1. Évaluez importance et urgence
Estimez l’importance de chaque mission sur votre liste. Demandez-vous quel impact elle a sur vos objectifs globaux ainsi que les contraintes de temps. Cela vous permettra de déterminer les tâches importantes et celles qui sont urgentes.
2. Fixez des échéances
Déterminez des échéances claires pour chaque mission. Cela vous aidera à rester concentré sur ce qui doit être accompli dans un délai spécifique.
3. Concentrez-vous sur l’essentiel
Ne vous dispersez pas en essayant de tout faire en même temps. Concentrez-vous sur les tâches prioritaires et déléguez celles qui peuvent être réalisées par d’autres membres de votre équipe.
4. Utilisez une liste de tâches
Créez une liste de tâches quotidienne ou hebdomadaire pour planifier votre journée de travail. Tenez-vous-en à cette liste et cochez les missions au fur et à mesure de leur accomplissement.
5. Restez flexible face aux imprévus
Les projets ne se passent pas toujours comme prévu. Réevaluez régulièrement votre planning sans perdre de vue vos objectifs principaux.
6. Préservez votre équilibre vie pro / perso
Un esprit reposé est bien plus efficace qu’un esprit épuisé !
Des outils de gestion de projet pour gérer ses priorités
Voici trois méthodes largement reconnues pour vous aider à organiser vos priorités sont la méthode MoSCoW et la matrice Eisenhower.
La méthode MoSCoW
La méthode MoSCow est une approche bien connue en gestion de tâches, permettant de classer les actions en fonction de leur degré d’importance, vous indiquant ainsi quelles sont les plus urgentes à accomplir. Cette méthode repose sur les lettres MSCW, chacune ayant sa signification précise :
Ici, ce sont les lettres MSCW qui nous intéressent et qui ont chacune leur signification.
- Le M pour « Must » : ce sont les tâches à traiter en premier lieu, celles qui sont les plus importantes pour atteindre vos objectifs.
- Puis le S pour « Should » : ces tâches sont essentielles, mais elles peuvent attendre que les tâches « Must » soient accomplies.
- Ensuite le C pour « Could » : ce sont des tâches optionnelles, à envisager si vous avez du temps après avoir traité les tâches « Must » et « Should ».
- Enfin, le W pour « Won’t » : il s’agit des tâches que vous avez évaluées comme non réalisables pour ce projet ou que vous avez abandonnées par manque de temps.
- Le O sert simplement de liant pour former l’acronyme MoSCoW. Une manière efficace de modéliser cette méthode est de créer un tableau à quatre colonnes. Pour une explication plus détaillée, vous pouvez vous référer à notre article dédié à cette méthode de priorisation des tâches.
Vous pouvez la modéliser sous la forme d’un tableau à 4 colonnes ! Je vous en avais parlé plus en détail dans un article dédié à cette méthode de priorisation des tâches.
La matrice Eisenhower
La matrice Eisenhower est un dispositif ayant pour objectif de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Son but est de vous aider à vous concentrer uniquement sur les tâches essentielles.
Et ce, tout en éliminant celles qui sont superficielles et ne contribuent pas à vos objectifs. Par ailleurs, ces dernières n’apportent rien, si ce n’est que vous prendre du temps et de l’énergie nécessaires aux tâches plus importantes et urgentes.
Cette matrice est représentée sous la forme d’un tableau avec 2 axes, « urgent » et « important », et détaillé en quatre différentes zones ou quadrants différents.
- La première zone concerne les tâches importantes et urgentes. Celles qui nécessitent une action immédiate et qu’il faut donc traiter rapidement.
- La deuxième zone traite des tâches importantes mais non urgentes. Celles qui doivent être planifiées pour une action ultérieure.
- La troisième zone englobe les tâches urgentes mais non importantes. Celles qui peuvent être déléguées à d’autres personnes.
- La quatrième zone concerne les tâches non importantes et non urgentes. Celles que vous devriez idéalement abandonner ou supprimer de votre liste de tâches. Par exemple, une tâche Apprendre à mieux gérer ses priorités est à délaisser et à supprimer de sa liste 😉.
Il est important de noter que la clé de cette méthode réside dans la définition précise de ce qui est important et urgent pour vous. Afin d’éviter toute confusion dans la priorisation. Veillez donc à bien définir lesquelles sont prioritaires pour éviter de vous emmêler les pinceaux par la suite ! Avec le temps, vous développerez la capacité de classifier vos tâches de manière efficace.
La méthode Agile
La méthode agile et ses dérivés comme Scrum ou Kanban, favorise une approche itérative de la gestion de projet. Les tâches sont priorisées dans des sprints ou des itérations courtes, permettant de s’adapter rapidement au changement.
L’approche Scrum organise le travail en sprints, généralement de deux à quatre semaines. Chaque sprint commence par une planification où les tâches les plus prioritaires du backlog de produit, géré par le Product Owner, sont sélectionnées. L’équipe de développement travaille ensuite sur ces tâches, avec des réunions quotidiennes de 15 minutes appelées Daily Stand-ups pour discuter des progrès et des obstacles.
Le Kanban est une méthode visuelle de gestion des tâches qui se concentre sur l’optimisation du flux de travail et la limitation du travail en cours (WIP).
Les tâches sont représentées par des cartes sur un tableau Kanban, avec des colonnes indiquant les différentes étapes du processus (par exemple, à faire, en cours, terminé). En limitant le nombre de tâches en cours, le Kanban aide à réduire la surcharge de travail et à améliorer l’efficacité.
Bonus : l’outil de gestion de projet
C’est un incontournable lorsqu’il est question de gestion de projet et donc de gestion de ses priorités et tâches.
Grâce à des fonctionnalités de planification et de gestion, il vous permet de cadrer vos processus. Et vous pouvez organiser vos tâches et les illustrer graphiquement, pour créer des logiques de priorisation.
Mais ce n’est pas tout ! L’outil de gestion de projet vous permettra également de facilement identifier l’importance de vos tâches.
Voilà, vous avez à présent toutes les cartes en main pour devenir un as de la gestion des tâches et des priorités. Gardez à l’esprit que vous seul devez organiser votre travail, définir et donner la priorité à certaines de vos tâches quotidiennes.
L’organisation requiert une certaine rigueur, alors une meilleure priorisation de vos tâches nécessite une implication réelle de votre part. Reste à trouver l’outil le plus adapté à vos besoins, pour gérer vos priorités efficacement au quotidien !
FAQ
Commencez par lister toutes les tâches, puis identifiez celles qui ont le plus d’impact ou de contraintes (délais, dépendances, contexte). L’idée est de distinguer l’urgent de l’important pour éviter de se disperser. Un outil de priorisation des tâches aide beaucoup à visualiser ce qui doit passer en premier.
La matrice d’Eisenhower, la méthode MoSCoW ou un outil gestion des priorités intégré à votre planning vous permettent de classer vos tâches rapidement. Ils sont particulièrement utiles si vous souhaitez gérer votre temps et vos priorités sur la durée.
La difficulté vient souvent du volume de tâches, du manque de visibilité sur les délais ou du multitâche. La gestion des priorités au travail devient beaucoup plus simple dès que vous utilisez un système clair, notamment des outils de priorisation qui structurent vos actions.
La gestion du temps et des priorités repose sur deux aspects : planifier votre emploi du temps d’un côté et savoir comment prioriser vos tâches de l’autre. Vous pouvez avoir un planning très structuré mais perdre du temps si vous ne choisissez pas les bonnes actions au bon moment.
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