Pour mener à bien vos projets, il convient d’être organisé et d’appliquer la meilleure méthode selon vos attentes, mais aussi vos moyens et votre personnalité.
Il existe aujourd’hui des dizaines de méthodes de gestion de projet. Certaines spécifiques à des environnements, des procédés et d’autres complètement modulables…
Nous en avons listé quelques unes, parmi les plus répandues ou en vogue. Chacune fera sans doute l’objet futur d’un petit article approfondi, histoire d’aller un peu plus loin dans la compréhension des bénéfices de chacune.
Pour l’heure, contentons-nous de mieux comprendre le langage parfois un peu barbare de la gestion de projet, avec des Agile, Scrum et autres PERT…
Bien choisir la méthode de gestion de projet est essentiel ! Votre succès dépend en grande partie de l’approche que vous adoptez, en fonction de vos attentes, de vos moyens et de votre personnalité. Il existe une multitude méthodes de gestion de projet qui offrent des avantages spécifiques.
Tout d’abord, il est important de comprendre que chaque projet est unique, et qu’il n’y a pas de solution universelle. Le choix de la méthode dépendra donc de la nature du projet, de sa complexité, des ressources disponibles et des objectifs à atteindre. Le chef de projet joue un rôle clé dans cette décision, car il devra définir la méthode la plus adaptée à chaque tâche et à chaque étape du projet.
Parmi ces méthodes de gestion de projet les plus courantes, on trouve les méthodes traditionnelles, également appelées méthodes en cascade. Elles se caractérisent par une planification et une exécution séquentielles. Où chaque phase du projet suit la précédente. Cela convient particulièrement aux projets dont l’on définit les besoins à l’avance, mais également, où il est essentiel de respecter les délais et budgets.
Quelles sont les méthodes de gestion de projet ?
Dans la jungle des méthodes, choisir la bonne peut être un véritable défi. Chaque projet est unique, avec ses propres besoins, contraintes et objectifs. Il existe plusieurs approches, chacune ayant ses avantages et inconvénients :
Méthode Traditionnelle : aussi appelée méthode en cascade, elle est souvent utilisée lorsque les besoins du projet sont bien définis à l’avance. Cette méthode exige un cahier des charges très précis et une communication limitée, mais elle est efficace pour respecter les délais et les budgets.
Méthode Agile : une approche plus flexible, idéale pour les projets où les besoins évoluent rapidement. Le projet se découpe en phases courtes ou « sprints ». À la fin de chaque sprint, on apporte des ajustements en fonction des besoins changeants du client.
Méthodologie Scrum : une variante de la méthode Agile, Scrum implique un Scrum Master qui coordonne le projet. On organise les tâches en sprints, mais avec une structure plus formelle et des rôles mieux définis.
Méthode Adaptative : cette approche s’ouvre au changement à tous les niveaux du projet. Y compris la durée, le budget et les objectifs. Cela peut avoir des risques, car le niveau de contrôle comporte des limitations. Néanmoins, elle s’adapte aux projets où l’incertitude est importante.
Méthodologie Prince2 : une méthode structurée qui se concentre sur la gestion des risques, le respect de la qualité et la planification minutieuse. Elle est adaptée aux projets qui nécessitent un niveau élevé de cadrage.
Diagramme de PERT : principalement utilisé dans les environnements industriels, il aide à organiser les équipes et les phases en identifiant les chemins critiques du projet.
Méthodologie Six Sigma (6 Sigma) : utilisée pour maximiser les profits et améliorer les processus, elle repose sur la maîtrise de trois composantes principales (DMAIC, DMADV, DFSS) pour gérer le projet de bout en bout.
Méthode traditionnelle
La méthode traditionnelle de gestion de projet, encore largement répandue dans de nombreux domaines, se caractérise par une approche linéaire et rigide. Cette méthode exige un cahier des charges extrêmement détaillé, des tâches minutieusement anticipées et décrites, et laisse peu de place à l’imprévu.
Dans cette approche, le projet est géré de A à Z, avec peu d’interactions avec le client ou des parties extérieures pendant la phase de production. Chaque tâche s’implémente sur la suivante, en cascade, avec des dépendances, afin de produire le livrable attendu.
Un chef de projet joue un rôle essentiel dans cette méthodologie. Une communication claire est nécessaire pour garantir :
- que chaque tâche s’enchaîne parfaitement,
- que les délais soient respectés,
- et que le livrable soit conforme au cahier des charges initial.
Imaginons que le client ait d’autres exigences en cours de route ? Alors ce n’était pas du tout la méthode appropriée pour permettre de bifurquer ! De ce fait, de nombreuses autres méthodes se mettent en place pour permettre de s’adapter aux attentes modernes de réactivité et de flexibilité.
Cependant, cette méthode peut s’avérer rigide et peu adaptée aux projets où les besoins du client évoluent en cours de route. Si le client présente d’autres exigences au milieu du projet, la méthode traditionnelle peut devenir inadéquate pour s’adapter à ces changements.
De nombreuses autres méthodes permettent aux équipes de gérer les projets de manière plus souple en maintenant un haut niveau de qualité.
Bref, la méthode traditionnelle de gestion de projet est encore largement utilisée, en particulier dans des domaines où les besoins sont bien définis dès le départ et où l’incertitude est faible. Cependant, pour les projets nécessitant une plus grande réactivité et une meilleure adaptabilité aux changements. Le choix de la méthodologie dépendra toujours des caractéristiques spécifiques du projet et des besoins du client.
Méthode Agile
La méthode Agile représente une approche de gestion de projet plus flexible par rapport à la méthode traditionnelle évoquée précédemment. Elle est particulièrement utile aux projets moins stricts en termes de livrables. D’autant plus s’ils s’axent sur l’adaptabilité aux besoins et aux exigences des clients en temps réel.
On utilise beaucoup cette méthodologie dans la sphère tech notamment. Elle passe par un découpage du projet en phases de courte durée (appelées « sprints »). Pendant chaque phase, l’équipe de projet jouit d’une certaine autonomie pour réaliser ses tâches.
À la fin de la phase, l’équipe évalue où elle en est réellement et ajuste en conséquence la prochaine étape. Cette flexibilité permet d’adapter le projet aux nouvelles attentes qui émergent au fur et à mesure du déroulement du projet. Cela permet également de s’ajuster aux nouvelles attentes nées justement du sprint précédent.
Cette méthode de gestion de projet est de plus en plus courante, mais nécessite de bonnes habitudes de travail, notamment dans la communication des membres de l’équipe, en temps réel.
Si vous n’êtes pas un adepte du contrôle à outrance et que vous avez conscience que malgré un cahier des charges, un projet est en perpétuelle évolution, cette approche projet est faite pour vous.
L’approche Agile encourage une communication étroite et en temps réel au sein de l’équipe, ce qui est essentiel pour une collaboration efficace.
Elle convient particulièrement à ceux qui ne sont pas enclins à un contrôle excessif et qui reconnaissent que les projets sont en perpétuelle évolution, même avec un cahier des charges initial.
Si vous recherchez une méthode de gestion de projet qui permet une plus grande adaptabilité et une meilleure prise en compte des retours d’expérience en cours de projet, l’approche Agile pourrait être la solution idéale pour vous.
Gestion de projet en méthode Scrum
Méthodologie Scrum
Scrum est une méthode de gestion de projet qui se situe entre l’approche Agile et les méthodes traditionnelles. Si ce projet par itération est assez proche de la méthode Agile, il est un peu moins souple et nécessite de bien prioriser les tâches et rôles de chacun.
Cette méthodologie implique un Scrum Master, qui agit en tant que pilote du projet, veillant à ce que chaque « sprint » atteigne son objectif essentiel. Les sprints sont des phases de travail de courte durée. Chacun se concentre sur des tâches spécifiques avec des délais stricts. On peut les mener en parallèle, tout en prenant en compte les éventuelles interdépendances entre eux.
Scrum vise à combiner les avantages de l’Agile avec une structure plus définie. Cette structure assure un certain niveau de contrôle et de priorisation des tâches pour atteindre les objectifs du projet. Le Scrum Master joue un rôle essentiel dans la coordination de l’équipe et la résolution des problèmes qui peuvent survenir.
L’approche Scrum permet de se constituer en mini-équipe au sein même de cette méthode et que les sprints respectifs représentant des tâches à atteindre dans un délai précis, s’articulent parfaitement.
Scrum convient particulièrement aux projets où une certaine structure est nécessaire, mais où l’adaptabilité reste importante pour répondre aux besoins changeants du projet et aux retours d’expérience de l’équipe. Cela en fait une méthode populaire dans le développement logiciel et d’autres domaines où les équipes doivent s’adapter rapidement aux évolutions du marché ou des exigences du client.
Bref, Scrum est un bon choix pour les projets qui nécessitent à la fois de la flexibilité et de la structure. Il favorise la communication au sein de l’équipe, l’amélioration continue et l’atteinte des objectifs du projet, en faisant un compromis entre les approches Agiles et traditionnelles.
Méthode adaptative
La méthode adaptative suscite des débats en raison de sa définition non linéaire. Pour certains, c’est la méthode la plus variable possible, où chaque paramètre du projet (équipe, objectif, coût, etc.) peut évoluer, y compris la durée du projet.
D’autres conservent certaines constantes, comme la durée du projet ou son coût, tandis que les autres aspects restent flexibles. Dans cette dernière vision, elle se rapproche davantage de la méthode Agile. En effet, ici les objectifs et les tâches ne sont pas fixes ; on peut les modifier.
Personnellement, je préfère voir la méthode adaptative comme une façon de démarrer un projet avec une gestion ouverte et très évolutive. Ce qui permet d’ajuster progressivement avec les exigences du client. Il est essentiel de comprendre que, dans ce cas, le niveau de maîtrise a des limites. En effet, il existe un risque de dépassements budgétaires et temporels.
Cette méthode convient aux projets :
- où la flexibilité est essentielle,
- où l’évolution des besoins est inévitable,
- et où les contraintes de temps et de coûts peuvent être plus flexibles.
En fin de compte, la méthode adaptative offre une grande liberté pour s’adapter aux changements tout au long du projet. Cependant, elle nécessite une gestion proactive pour éviter des dérapages majeurs. L’implication continue du client est essentielle pour comprendre et répondre à ses besoins changeants.
On peut percevoir la méthode adaptative comme une approche « free et lean ». Idéale pour les projets sans freins majeurs ni contraintes hiérarchiques strictes.
Elle convient aux organisations prêtes à prendre des risques, dans une certaine mesure. Afin de répondre aux besoins changeants du marché. Mais également, celles étant prêtes à accepter les conséquences d’une évolution constante. Elle offre une flexibilité essentielle, mais nécessite une surveillance et une gestion continues pour garantir la réussite du projet.
Méthodologie Prince2
Si vous recherchez une approche plus structurée de la gestion de projet, alors le Project IN Controlled Environment (version 2), plus connu sous le nom de Prince2, est une option à considérer. Cette méthodologie offre un management de projet adaptable, mais pragmatique, tout en garantissant le respect des délais et des coûts.
Cette méthodologie met aussi l’accent sur la gestion des risques, le respect de la qualité ou encore les avantages… 6 aspects qui sont au cœur même de cette méthode et qu’il convient de :
- La gestion des risques : identifier, évaluer et gérer les risques tout au long du projet pour minimiser les surprises indésirables.
- Le respect de la qualité : s’assurer que les produits ou services livrables respectent les normes de qualité établies.
- La recherche de bénéfices concrets : examiner comment le projet contribuera aux objectifs stratégiques de l’organisation.
Pour réussir avec Prince2, il convient de :
- Définir clairement les objectifs du projet : comprendre ce que vous voulez accomplir, les livrables attendus et les résultats escomptés.
- Planifier de manière minutieuse toutes les étapes et tâches : élaborer un plan détaillé qui identifie les ressources nécessaires, les responsabilités et les délais.
- Surveiller en continu l’avancement du projet : suivre les progrès par rapport au plan initial et prendre des mesures pour résoudre tout écart.
- Contrôler les écarts par rapport au plan initial : identifier les divergences par rapport aux prévisions et apporter des ajustements si nécessaire.
Prince2 exige un chef d’orchestre compétent et un désir de cadrage plus rigoureux que certaines des méthodes plus flexibles. Elle convient particulièrement aux projets où la gestion précise des délais et des coûts est essentielle, où les risques sont élevés, et où la qualité est une priorité.
Pour réussir avec Prince2, il est crucial de respecter les processus définis !
Diagramme de PERT
Le diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technique) est très utilisée dans les environnements industriels ou de production. Notamment pour délimiter les chemins critiques.
Il s’agit là d’avoir un diagramme précis du projet et du maillage des tâches associées. Afin de pouvoir organiser les équipes, les phases et la stratégie de développement souhaitée.
Voici comment le chef de projet s’attèle à cette tâche :
1. Définir chaque tâche : pour chaque élément du projet, il est nécessaire de spécifier son type. Mais aussi sa durée, ainsi que ses dates de début et de fin. Cette définition précise de chaque tâche est essentielle pour la planification globale.
2. Établir les dépendances : il est important de déterminer quelles tâches sont interdépendantes et lesquelles peuvent se réaliser indépendamment. Cette étape permet de visualiser les relations entre les différentes parties du projet.
3. Ordonner les tâches : une fois les dépendances établies, les tâches doivent être ordonnées de manière à créer un calendrier cohérent. Cela permet de définir un budget spécifique au projet. Mais également de s’assurer que les objectifs sont atteints dans les meilleurs délais possibles.
4. Optimiser les ressources : en fonction des capacités humaines et logistiques, certaines tâches peuvent être parallélisées ou réalisées en avance. Notamment, si elles ne dépendent pas d’autres éléments du projet.
Pour créer un calendrier et un budget spécifique au projet, dans les meilleurs délais possibles.
Selon les capacités humaines et logistiques, certaines tâches pourront ou non être parallélisées. Ou encore se réaliser en avance si elles ne sont pas tributaires des autres.
Bref, PERT est une approche méthodique et structurée de gestion de projet. Celle-ci vise à minimiser les retards et à optimiser les ressources. Elle convient particulièrement aux projets industriels et de production. Dans lesquels la coordination précise des tâches est essentielle pour respecter les délais et les coûts.
La méthode de gestion de projet PERT qui nécessite une préparation minutieuse et un contrôle du déroulement de chaque étape.
Méthodologie Six Sigma (6 sigma)
Une méthodologie en provenance de la société Motorola, pour maximiser les profits et améliorer les processus. Elle s’appuie repose sur 3 composantes premières :
1. DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler) : c’est une approche en cinq étapes pour résoudre les problèmes et améliorer les processus. D’abord, on définit clairement les objectifs du projet. Puis, le suivi de la mesure des données pertinentes et de leur analyse. Enfin, le contrôle pour maintenir les améliorations.
2. DMADV (Définir, Mesurer, Analyser, Concevoir et Vérifier) : cette composante est axée sur la conception de nouveaux processus ou produits. Elle suit une approche similaire à DMAIC mais met davantage l’accent sur la conception et la vérification de solutions innovantes.
3. DFSS (Design for Six Sigma) : cette composante se concentre sur la conception de produits ou de processus de haute qualité. Dès le départ, on évite les défauts et on optimise la performance.
La gestion de projet Six Sigma implique une planification complète, de A à Z, en 3 grandes étapes :
1. La définition du projet : cette étape consiste à définir clairement les objectifs du projet. Mais aussi à identifier les parties prenantes et à établir une équipe de projet compétente.
2. L’exécution du projet : une fois que le projet est défini, il passe à la phase d’exécution. À ce moement-là, on doit effectuer les tâches conformément aux méthodes Six Sigma choisies (DMAIC, DMADV ou DFSS).
3. La conclusion du projet : après l’exécution, le projet entre dans la phase de contrôle et de clôture. Les résultats sont évalués pour s’assurer que les objectifs sont atteints. Mais aussi vérifier les mesures mises en place pour maintenir les améliorations à long terme.
NB : Pour la réussite de vos projets, il est impératif de cadrer et de mettre en place une forme de pilotage ; souple ou non.
Conclusion
Autre facteur essentiel de réussite (et pour vous donner plus de latitude dans la mise en place du projet et son suivi) : le choix de l’outil de gestion de projet, comme nous l’avons déjà évoqué ici…
Avec l’obligation pour les projets les plus denses et pointus d’être au moins doté d’un bon logiciel de management de projet, de préférence en ligne.
Bref, choisir la bonne méthode de gestion de projet est une étape cruciale pour le succès de tout projet. Il est essentiel de définir une approche qui convienne à la nature du projet. Mais également aux objectifs, aux besoins et aux délais ! Les méthodes traditionnelles en cascade conviennent aux projets dont les besoins sont bien définis à l’avance. Tandis que les méthodes agiles sont idéales pour les projets où les besoins évoluent rapidement.
Quelle que soit la méthode choisie, il est impératif de respecter les principes fondamentaux de la gestion de projet. Cela inclut la définition claire des objectifs, la planification minutieuse des étapes et des tâches. Mais aussi la gestion des délais, des ressources et du budget et l’écoute attentive des feedbacks des collaborateurs. La formation et le développement continu de l’équipe sont également essentiels, car des membres compétents et motivés sont plus à même de relever les défis du projet.
Un autre facteur critique de réussite réside dans le choix de l’outil de gestion de projet approprié. De nos jours, les projets les plus complexes nécessitent un logiciel de gestion de projet performant. De préférence, en ligne pour une accessibilité maximale !
Ces outils facilitent la planification, l’exécution et le suivi du projet. De même, ils permettent au chef de projet et à l’équipe de rester concentrés sur les objectifs à atteindre. Il est également essentiel de maintenir une communication ouverte et régulière. Que ce soit au sein de l’équipe ou avec les parties prenantes externes, afin de s’assurer que le projet avance conformément aux attentes. Il est aussi important d’organiser des points réguliers comme les daily meetings en méthode agile, ou hebdomadaires dans une approche plus traditionnelle.
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