Microsoft Planner est souvent le premier outil que l’on adopte pour organiser les tâches d’une équipe. Il est intégré à Microsoft 365, simple à prendre en main et donc suffisant pour démarrer.
Mais une fois que les projets se complexifient, certaines équipes se demandent si l’outil répond encore à leurs besoins.
Dans cet article, nous passons en revue ce que Microsoft Planner fait bien. Là où il atteint ses limites, et comment aller plus loin quand vos besoins évoluent.
Ce qu’il faut retenir
- Microsoft Planner est un outil de gestion des tâches collaboratif, intégré à Microsoft 365, simple à prendre en main et adapté aux petites et moyennes équipes.
- Ses principales fonctionnalités permettent de créer des tableaux visuels, d’affecter des tâches, de gérer les échéances et de suivre l’avancement d’un projet.
- Il s’intègre nativement avec Teams, Outlook et SharePoint, ce qui en facilite l’adoption pour les équipes déjà dans l’écosystème Microsoft.
- À mesure que les projets se complexifient, les limites de Microsoft Planner se font sentir : gestion des dépendances, reporting détaillé et organisation visuelle évolutive.
- Pour les équipes qui ont besoin d’aller plus loin dans la gestion de projet, des outils comme Bubble Plan permettent de répondre à ces besoins tout en restant compatibles avec l’environnement Microsoft.
Microsoft Planner, c’est quoi ?
C’est un outil de gestion des tâches collaboratif qui permet de créer des tableaux visuels pour organiser le travail en équipe. Chaque tableau regroupe des tâches, réparties en colonnes selon leur statut, leur thématique ou leur priorité.
Ses fonctionnalités permettent :
- de créer et d’affecter des tâches à des membres d’équipe,
- d’y ajouter des dates d’échéance, des pièces jointes ou des listes de contrôle,
- et de suivre l’avancement global d’un projet via une vue graphique simple.
Ce dernier s’intègre nativement avec Teams, Outlook et SharePoint, ce qui en fait un outil ancré dans l’écosystème Microsoft.
À qui s’adresse Microsoft Planner ?
Il s’adresse avant tout aux équipes qui débutent dans la gestion des tâches et cherchent un outil simple à adopter. Sa prise en main rapide en fait un bon point de départ pour les petites et moyennes équipes qui travaillent déjà dans l’environnement Microsoft 365.
Il convient bien aux équipes qui gèrent des projets récurrents avec des flux de travail simples, sans trop de dépendances entre les tâches. Les chefs de projet qui ont besoin d’une vue d’ensemble rapide sur l’avancement d’un projet y trouveront également leur compte.
Cependant, les grandes organisations ou les équipes qui pilotent plusieurs projets en même temps avec des besoins de reporting avancés commencent souvent à voir les limites de Microsoft Planner.
Les points forts de Microsoft Planner dans la gestion des tâches
Avant d’aborder les limites de Microsoft Planner, il est important de comprendre ce qui en fait un outil utilisé par de nombreuses équipes dans leur gestion de projet au quotidien.
Une intégration native et un suivi simplifié
L’outil s’intègre nativement avec Teams, Outlook ou encore SharePoint n’ont pas besoin d’adopter un nouvel écosystème. Les équipes déjà dans l’environnement Microsoft 365 n’ont pas besoin d’adopter un nouvel écosystème.
L’interface est intuitive et un nouveau membre d’équipe peut comprendre l’organisation d’un projet assez rapidement.
Planner propose également une vue graphique simple pour suivre l’avancement global d’un projet en un coup d’œil, avec une gestion des échéances accessible.
Une collaboration en temps réel
Les membres de l’équipe voient les mises à jour instantanément. Il peuvent commenter les tâches et suivre les responsabilités de chacun sans avoir à jongler entre plusieurs outils.
Les limites de Microsoft Planner en gestion de projet
Microsoft Planner a ses avantages. Mais comme tout outil, il a aussi son plafond de verre. Voici quelques limites de l’outil.
Une gestion des projets qui atteint ses limites dans les environnements complexes
Dès que les projets impliquent des dépendances entre tâches, plusieurs équipes en parallèle ou des jalons à respecter, l’outil montre alors des limites.
Par exemple, une équipe communication qui gère simultanément une campagne de lancement, un plan éditorial et des demandes entrantes, se retrouve rapidement à jongler entre plusieurs tableaux sans vision transversale.
Un suivi de l’avancement qui reste limité pour piloter l’activité
La vue graphique de Microsoft Planner donne une indication générale sur l’état d’un projet. Mais elle ne permet pas de générer des rapports détaillés, de suivre le temps passé sur chaque tâche ou d’identifier précisément les points de blocage.
Pour les équipes qui ont besoin de piloter leur activité avec des indicateurs précis, cela représente un réel manque.
Une organisation visuelle simple mais peu évolutive
Les tableaux sont plutôt faciles à lire au démarrage. Mais quand le nombre de tâches augmente, l’organisation visuelle peut devenir difficile à maintenir.
Il n’est par exemple pas possible de créer des sous-tâches imbriquées, de lier des tâches entre elles ou de structurer un projet sur plusieurs niveaux.
Ce qui peut freiner les équipes qui cherchent à gagner en rigueur sur leurs processus.
Une collaboration qui peut devenir moins fluide à grande échelle
Cet outil fonctionne bien au sein d’une même équipe. Mais dès que la collaboration s’étend à plusieurs départements ou à des parties prenantes externes, les échanges deviennent plus difficiles à centraliser.
Une équipe marketing qui travaille avec des prestataires, des équipes commerciales et des directions métier, par exemple, se retrouve souvent à compléter avec d’autres outils pour compenser les limites de Microsoft Planner.
Comment aller plus loin dans la structuration de vos projets ?
Microsoft Planner est un bon point de départ. Mais quand les besoins évoluent, il peut être utile de se tourner vers un outil de gestion de projet plus complet.
C’est là qu’intervient Bubble Plan. Conçu pour les équipes qui ont besoin d’aller plus loin dans le pilotage de leurs projets, il répond aux besoins que Planner ne couvre pas complètement.
Le reporting y est plus détaillé, le suivi de l’avancement plus fin, et la gestion des dépendances entre tâches est pleinement prise en charge. Les équipes qui pilotent plusieurs projets simultanément y trouvent une structure plus adaptée à leur réalité.
Compatible avec votre environnement Microsoft
La question de quitter l’écosystème Microsoft se pose souvent. Bubble Plan s’intègre facilement avec Teams et d’autres outils du quotidien. Changer d’outil de gestion de projet ne signifie pas repartir de zéro.
Bubble Plan s’adresse aussi bien aux petites équipes qu’aux grands comptes. Quel que soit le volume de projets à gérer, l’outil s’adapte aux besoins sans complexifier l’organisation.
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