Microsoft Word, coéditez vos documents en équipe

Microsoft Word est avant tout un logiciel de traitement de texte. Il permet à un grand nombre de personnes d’écrire et de modifier un même document. Tout cela en même temps ! Cette fonctionnalité de coédition autorise tous les utilisateurs à intervenir sur le document. Mais également à partager des fichiers de manière instantanée. Ainsi, cette fonction peut s’avérer plus qu’utile pour des équipes travaillant sur un projet commun.

Est-il un outil collaboratif ?

Oui, Microsoft Word est un outil collaboratif. La coédition, disponible sur la version en ligne et dans certaines des versions bureautiques, permet à une équipe de travailler sur document en même temps. Chacun des membres voit les modifications en instantanée et peut ajouter du texte. Mais également, modifier la mise en page… . L’outil possède aussi le suivi des modifications, la possibilité d’ajouter des commentaires et de partager plusieurs fichiers en ligne. Ainsi, toutes ces fonctions contribuent à faire de Microsoft Word un outil collaboratif pratique pour les projets en équipe.

Son interface intuitive permet à tous les utilisateurs, même débutants, de participer facilement à des projets collaboratifs. 

Pourquoi utiliser Microsoft Word ?

Microsoft Word est un logiciel populaire utilisé pour la création de documents et l’édition collaborative. Il facilite le travail en équipe et propose plusieurs fonctionnalités en lien avec la mise en forme. En effet, cela permet d’éditer des documents à la fois esthétiques et qui font professionnels.

En outre, Word est compatible avec d’autres logiciels de la suite Microsoft Office. Ainsi, l’intégration de documents Word dans les autres projets est facilité. En résumé, c’est un outil très pratique pour les travaux collaboratifs !

Comment utiliser l’édition collaborative sur Microsoft Word ?

La coédition est une expression décrivant l’édition collaborative. En d’autres termes, plusieurs utilisateurs peuvent modifier un document en même temps. Ceci facilite la coordination et la communication des équipes.

Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut se connecter à son compte Microsoft et ouvrir le document sur lequel on veut apporter des ajustements. Chaque membre, à qui le document a été partagé, peut voir ce qu’on fait les autres.

Avant tout chose, il faut s’assurer que l’on possède la dernière version de l’outil. Pour vérifier la version que l’on a, il faut cliquer sur À propos dans le menu Fichier du document Word.

Une fois la dernière version en sa possession, on peut utiliser la coédition en suivant quelques étapes :

1. Ouvrir le document à partager.
2. Cliquer sur le bouton Partager qui se trouve sur le ruban de Word et sélectionner Inviter des personnes.
3. Renseigner les adresses (courriels électroniques) des futurs collaborateurs, puis appuyer sur Envoyer.

Les membres recevront un courriel sur leur boîte de messagerie avec un lien en direction du fichier. Alors, il leur sera possible de l’ouvrir et ils pourront y travailler en même temps que vous. Si au cours de l’utilisation, vous repérez un conflit, il vous est possible d’avoir recours aux outils de résolution de conflits sur Word.

NB : la coédition a besoin d’une connexion à Internet pour s’activer. Si vous n’avez pas accès au réseau Internet ou qu’un des collaborateurs est dans ce cas, il vous sera impossible d’avoir recours à la coédition.

Les avantages ?

Word a plusieurs avantages, notamment :

• Sa facilité d’utilisation et de prise en main, simple et intuitive qui le rend accessible à tous quel que soit le niveau (débutant, expert, etc.).
• Sa diversité de fonctionnalités et d’outils permettant la création de documents harmonieux et professionnels.
• Sa compatibilité aux autres logiciels de la suite Office qui améliore la gestion de documents collaborative.
• Sa disponibilité dans plusieurs langues faisant de lui un outil polyvalent et adaptatif.
• Son inclusion dans les abonnements Office, fait de lui un logiciel abordable pour tous.

Toutes ses fonctions font de Microsoft Word un outil efficace et intuitif !

La fonctionnalité de co-création sur Microsoft Word

Quand une personne partage un Word avec quelqu’un, l’e-mail qu’il reçoit possède un lien qui ouvrira le document dans son navigateur (Word pour le web). Après cela, il faut appuyer sur Modifier le document, puis Modifier dans le navigateur.

Si une personne est déjà présente sur le Word, le nouveau venu verra sa présence ainsi que les ajustements qui ont été faits. On appelle cette fonctionnalité co-auteur, autrement dit, il s’agit d’édition collaborative instantanée.

Dès lors, il sera possible à tous les individus de travailler dans leur application Word. Pour cela, il faut aller de la modification à la fenêtre Ouvrir dans l’application de bureau, présent tout en bas du menu déroulant qui s’affiche.

Bien évidemment, qu’importe les modifications, vous aurez toujours le statut de co-auteur. Du moins, tant que vous restez utilisateur de la version Microsoft 365. Bien sûr, les autres versions de Word ci-dessous sont également compatibles entre elles :

• Windows : Word 2016
• Mac : Word 2016
• iOS, Windows & Android : Word sur mobile

Ainsi, que vous utilisiez une version postérieure de Microsoft Word ou que vous ne soyez pas abonné, il est toujours possible de modifier un document. Et ce, alors que les autres collaborateurs fassent des ajustements dessus. Cependant, la collaboration en temps réel vous sera proscrite. Donc, si vous souhaitez avoir un visuel sur ce que les autres utilisateurs ont fait et si vous voulez partager vos modifications, vous devez enregistrer le document Word assez régulièrement.

Pour les documents contenant des macros

Enfin, si un utilisateur possède un document avec des .docm, il lui sera toujours possible de les changer et de participer aux collaborations. D’ailleurs, il pourra, non seulement, ouvrir le fichier, mais également changer le contenu. Et ce, comme s’il se trouvait dans un document lambda. Tout ceci, en exécutant des macros et si jamais il doit changer le code .docm, il lui suffit d’aller voir le fichier, d’apporter des modifications au code, avant de le sauvegarder.

S‘il fallait résumer, Microsoft Word est un outil de traitement de texte possédant une large gamme de fonctionnalités, dont une partie lui permettant de s’inscrire sur le tableau des outils collaboratifs. La co-création (coédition) permet aux utilisateurs ayant reçu un lien sur leur boîte d’e-mails, d’accéder aux documents Word (en ligne ou depuis leur bureau) et de les modifier.

Pour finir, le logiciel a une prise en main facile et est disponible en plusieurs langues. Sans oublier qu’il est inclut dans le Pack Office et est également compatible avec les autres logiciels de la suite Microsoft. C’est aussi un outil adaptatif possédant une grande diversité de fonctionnalités pour la création de documents esthétiques et attrayants.

N’oubliez pas que votre outil de gestion de projet Bubble Plan entre également dans une logique de collaboration ;-).