Dans l’univers de l’évènementiel mode, être créatif ne suffit pas. Créateurs et photographes doivent planifier chaque détail avec précision, tout en laissant de la place à leur vision artistique. Un équilibre pas toujours facile à tenir.
Comment piloter un shooting ou un défilé de bout en bout, sans perdre de vue l’essentiel : le côté créatif ?
C’est exactement ce à quoi Bubble Plan peut vous aider dans cet univers événementiel très particulier.
2 grands axes utilisés en événementiel artistique
Dans l’événementiel créatif, deux types de projets se démarquent particulièrement.
Organisateurs de défilés, de shootings ou de roadshows…
Voici comment Bubble Plan répond à vos besoins concrets.
1 – L’organisation d’un shooting au cordeau !
Dans l’univers professionnel, il ne s’agit pas seulement de sortir un appareil photo et d’appuyer sur le déclencheur. Mettre en place et réussir une séance photo pro est un travail qui demande organisation et minutie.
Que ce soit :
- la prévision des éléments techniques et du matériel,
- l’orchestration de l’équipe : photographe, assistant, MUA, coiffeur, modèle,…
- la mise en place logistique : réservation de lieux, déplacements, logement éventuel, …
- ou encore l’anticipation de certains détails utiles : accessibilité, autorisations, conditions climatiques, …
Tout peut avoir une incidence sur le bon déroulé de votre prochaine séance.
Avec Bubble Plan, tout est centralisé au même endroit et accessible depuis n’importe quel appareil connecté. Vous visualisez en quelques clics l’ensemble de votre planning, identifiez les manques et anticipez les imprévus.
Booker votre maquilleur, prévoir le nettoyage du matériel, acheter les accessoires… rien n’est laissé au hasard. Vous pouvez également tenir votre équipe informée en temps réel et partager vos croquis et roughs préparatoires directement dans l’outil.
2 – Un défilé de mode sans aucun oubli !
Plus encore que le shooting, le défilé est un événement public qui ne tolère pas l’improvisation. La presse, les VIP, les acheteurs : tous observent chaque détail. Le moindre couac peut rapidement se transformer en bad buzz.
Un défilé mobilise aussi une équipe bien plus conséquente : des dizaines de mannequins, maquilleurs, coiffeurs, habilleuses, sans oublier le personnel pour aménager le lieu, monter le podium et accueillir les invités.
Bubble Plan vous permet de :
- limiter les réunions inutiles grâce à la centralisation des informations et au management visuel,
- suivre les actions de chacun et identifier rapidement les retards ou points de friction,
- optimiser la communication au sein de l’équipe et coordonner l’orchestration du défilé,
- avoir une visibilité claire sur l’avancement du projet, pour le créateur comme pour son équipe.
Répétitions, répartition des rôles, organisation du show… tout peut être planifié dans Bubble Plan, avec une prise en main rapide même pour des équipes peu habituées aux outils de gestion de projet.
Des fonctionnalités tournées événementiel créatif
Certaines fonctionnalités favorisent pleinement l’adoption rapide du secteur événementiel créatif pour notre outil.
Notre sens de la relation utilisateur, notre capacité de vous personnaliser l’outil ou encore notre support conseil en français sont également des facteurs différenciants sur ce marché dense de la gestion de projets.
Planification Gantt
Bubble Plan propose une création de planning en glisser-déposer, avec une modélisation de type Gantt pour suivre les contraintes et anticiper les retards.
Le temps change et le shooting doit être reporté ? Déplacez simplement la bulle pour voir l’ensemble du planning se mettre à jour automatiquement. Un gain de temps précieux quand chaque détail compte.
Actions
Une to-do list intégrée vous permet de gérer et d’attribuer les tâches à chaque membre de l’équipe pour organiser le jour J.
Vous pouvez également suivre le temps passé, qu’il soit estimé ou réel, et pondérer les actions entre elles pour une représentation graphique fidèle à la réalité du projet.
Qui s’occupe de quel mannequin ? Qui gère le backstage ? Comment organiser les rotations ? Tout est centralisé dans l’outil.
Communication
Deux options pour communiquer entre l’équipe projet, mais aussi avec le client ou son directeur.
Questions, phases de validation, demandes de confirmation, pivot…
Tout peut être discuté dans Bubble Plan, avec :
- une fonction Commentaires, propre aux jalons et bulles, pour des échanges spécifiques
- et un chat, plus large sur l’ensemble du planning projet, pour des discussions transverses.
Parfait pour des équipes souvent constituées en majorité d’intérimaires, de freelances, de personnes extérieures.
Avancement
Directement connecté à la fonction Actions, l’état d’avancement modélise visuellement chaque étape du projet, pour que chacun sache où en est la mission.
Un indicateur en temps réel pour le client, le chef de projet et la direction, si besoin.
Les tenues sont-elles prêtes et livrées pour le lieu de l’exposition ? Un coup d’œil pour tout savoir sur le sujet.
Management visuel
La plupart de nos clients profitent pleinement des palettes de couleur et surtout des icônes pour marquer graphiquement certains aspects du projet.
Segmentation métier (créa, tech, logistique, …), validation ou blocage, action particulière (OP Buzz, OP emailing,…)…Tout peut être présenté et compris d’un coup d’œil !
Des icônes uniques dans ce secteur PMO pour un outil qui fait ainsi économiser beaucoup de temps dans les échanges.
Pour conclure Bubble Plan s’adapte parfaitement aux contraintes de l’événementiel créatif. Shootings, défilés, roadshows… chaque projet peut être planifié, suivi et ajusté en temps réel, même par des équipes peu habituées aux outils de gestion de projet.
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