Plan d’actions : les fondamentaux pour structurer vos projets

Qu’il s’agisse d’un gros dossier formation pour le service RH, du lancement de la kermesse de votre association ou même de la planification de votre prochain déménagement, la réussite de tout projet repose avant tout sur des actions bien définies et une organisation efficace.
Pour tout cadrer et suivre correctement, l’idéal est de réaliser un vrai plan d’actions, même simple, qui permettra de bien répartir chaque phase du projet, ainsi que ce qui s’y rattache.

Alors la démarche pour ne pas se perdre en route c’est quoi ? QQQOCP obligatoire !

Qu’est ce qu’un plan d’actions ?

Un plan d’actions est un document qui liste toutes les tâches à réaliser pour mener à bien un projet. C’est comme une feuille de route qui indique les étapes à suivre, on y trouve :

• les actions à faire,
• les personnes responsables,
• et les dates limites pour chaque tâche.

Ce plan se crée une fois que le projet est validé et qu’on a décidé d’aller de l’avant. C’est l’outil indispensable qui permet de transformer les idées en actions concrètes, que ce soit pour une petite équipe ou une grande organisation.

 3 éléments clés à définir clairement pour élaborer un plan d’actions

De manière prioritaire, vous devez définir clairement vos 3 Q : Quoi – Qui – Quand. Ce sont des éléments primordiaux pour délimiter et gérer efficacement votre plan d’action (le QUI est parfois inutile si vous menez un projet unipersonnel, sans autre intervenant)

→ Quoi ?

Votre plan d’actions pouvant se réaliser sur plusieurs semaines, mois, voire même plus, il est important de bien définir l’action.
Un libellé clair, court et explicite sera plus pertinent, surtout dans un projet collaboratif où votre collègue doit comprendre aisément ce qui le concerne.
Et on parle bien d’action, une tâche à accomplir, une mission à réaliser…et pas un objectif final.
Selon votre vision ou votre approche en équipe, vous devrez quand même choisir le niveau de détail souhaité.

Vous pouvez opter pour un plan d’actions très macro, avec des grandes actions, qui impliquent de nombreuses petites tâches et étapes. Ou alors, pour plus de précision dans le pilotage quotidien:
Vous pouvez décider de fragmenter les actions au niveau le plus petit. Cela densifiera à coup sûr votre plan d’actions et l’option diagramme de Gantt sera sans doute un passage obligatoire pour garder une vraie lisibilité du projet.

Cette dimension projet est appelée granularité et peut également dépendre de la méthode de suivi de projet que vous adoptez.

→ Qui ?

Comme vu plus haut, si vous êtes seul, d’un bout à l’autre de la chaîne et qu’il n’y a pas d’intervention de tiers, alors la question est inutile.

Vous pouvez emballer, classer, charger, transporter et vider tous vos cartons seul (les amis faisant d’ailleurs souvent faux bond au dernier moment …), lors de votre déménagement. Dans ce cas, le QUI est limpide.

Dans un plan d’actions impliquant de nombreux intervenants, une équipe, il est essentiel de définir le responsable de l’action en question.
Celui qui gère et dirige la tâche pour sa bonne réalisation (ce n’est pas pour autant lui qui la produit, mais il en est le garant auprès des autres et notamment de sa direction).

Il convient que ce responsable soit unique et clairement identifié, avec les niveaux de décision suffisants pour piloter l’action. Si vous n’en désignez pas ou s’il y a plusieurs responsables, il y a fort à parier que vous soyez vite confronté à des dysfonctionnements. Une action tenue par personne ou pour laquelle chacun se renvoie la balle, a bien peu de chance d’aboutir.

→ Quand ?

Le dernier élément à qualifier obligatoirement pour tenir votre plan d’actions est la date d’échéance.
Une action qui n’a pas de date butoir, sera toujours reportée pour prioriser celles qui en ont une…et la chance qu’elle soit réalisée sera donc quasi nulle.

Par contre, il convient que cette date soit réaliste, par rapport à la teneur de l’action et aux moyens appliqués. Si une tâche prendrait 3 jours à 4 personnes et que vous la limitez à 2 jours pour une équipe de 3, alors il est fort probable que les délais seront intenables.

Le responsable de l’action est garant de la bonne tenue de la date, comme de la qualité de réalisation de l’action.

Pour mieux qualifier le timing de votre plan d’actions, vous devrez aussi définir des niveaux de priorité à vos différentes actions. C’est notamment le cas si certaines missions contraignent les autres pour leur réalisation.
Pour autant, il est nécessaire de rester assez simple sur l’ordonnancement des actions.
Si tout a la même priorité, il n’y a alors plus vraiment de priorité…
 

Et un complément bien utile pour aller plus loin

D’autres éléments peuvent être définis pour compléter votre plan d’actions et enrichir le pilotage de projet.
Ils sont certes secondaires, mais loin d’être inutiles.

Cela peut dépendre de la teneur de votre projet et de la taille de votre entreprise. Les grands groupes ont notamment tendance à gérer des projets extrêmement pointus où les données projet sont autant d’éléments de pilotage et de suivi.

Ces éléments complémentaires ajoutent de la précision au contenu et aux modalités de réalisation de votre action…et donc qualifient la pleine réussite de celle-ci, sans laisser place à l’interprétation et au doute.

→ Pour qui ?

Selon à qui se destine votre tâche et surtout son « livrable », le niveau d’exigence ne sera pas le même.
Si l’action porte sur la rédaction de tel ou tel document, son approche ne sera pas la même selon qu’il soit attendu par:
– la direction,
– l’agence prestataire
– ou l’interne de votre service.

→ Pourquoi ?

Le contexte de réalisation d’une action peut également avoir son incidence et permettre une approche plutôt qu’une autre.

Dans le domaine de la communication par exemple, s’il s’agit d’un plan de crise ou d’une action récurrente standard, la méthode : le contenu et les objectifs ne seront sans doute pas les mêmes.

Prenons quelques exemples :

• Une communication de crise nécessite une réaction rapide, des messages précis et une validation accélérée. Le plan d’actions devra prévoir des circuits courts et des responsabilités clairement définies.
• Une campagne marketing saisonnière suivra un rythme plus classique avec des phases de création, de validation et de déploiement bien distinctes. Le plan d’actions pourra inclure plus d’allers-retours et de tests.
• Un projet de communication interne récurrent (newsletter, journal d’entreprise) s’appuiera sur des process établis avec des délais standard pour la collecte d’informations, la rédaction et la diffusion.

Il peut être utile dans le cadre de votre plan d’actions de pouvoir également commenter chaque action.

Échanger avec :

• les commanditaires,
• les opérationnels,
• les responsables sur une action peut permettre de gagner du temps et de régler de nombreux détails par la simple voie de la communication.

Si vous utilisez un outil adapté pour le travail collaboratif ou mieux une solution de gestion de projet qui inclut une fonction de type RSE, vous gagnerez alors en efficacité et productivité. L’ensemble des échanges et données restant centralisé dans un contexte unique.

Dernier élément utile, notamment pour un pilotage de projet concret :

→ Comment ?

En gros, quel est le statut de l’action concernée. A-t-elle démarré ? Est-elle en retard ? Quel est son niveau d’avancement ?
Un indicateur qui s’il n’est pas obligatoire, démontre souvent toute la mesure que vous donnez au respect du plan d’actions et à sa réussite globale.
Vous voilà maintenant à jour, sur les quelques étapes à mettre bien à plat pour assurer le succès de votre projet, même si nous vous le disions d’autres facteurs clés de réussite sont également en jeu.

Pour un bon chef de projet, il conviendra non seulement de maîtriser le B.A ba, mais aussi d’impliquer les équipes…et sans nul doute de maîtriser les process. L’enjeu étant souvent en ce sens d’avoir mis en place les outils pertinents, comme Bubble Plan, pour le suivi du plan d’actions.

À vous de jouer !