Continuons notre immersion dans les spécificités métiers, qui impactent l’usage et la projection, avec notre logiciel de gestion de projet. Mieux comprendre les habitudes en pilotage de projet; et plus particulièrement l’usage de Bubble Plan, pour des problématiques dans le domaine, nouveau, de la transformation digitale.
Même si celle-ci est entreprise à bien des niveaux de la société, il est de moins en moins rare de voir des sociétés s’organiser spécifiquement sur le sujet ; avec consultants, CDO (chief digital officer) et parfois même carrément une direction de la transition numérique, avec une équipe projet.
Bubble Plan est de plus en plus utilisé, par ses professionnels de la digitalisation pour assurer leurs différentes missions ; du fait de ses atouts intrinsèques, que sont simplicité, communication et accessibilité.
Vous voulez tout savoir sur l’usage fait par nos clients experts en transformation !
3 grands projets de la transformation digitale mis en oeuvre
Il est déjà important de bien comprendre le rôle, le positionnement et les aptitudes d’un bon CDO ; afin de concevoir ses besoins et les attentes en terme d’outils qu’il peut formuler.
Son rôle est avant toute chose d’accélérer la transformation au sein de l’entreprise ; pour gagner en productivité, optimiser les process, mieux communiquer, …
Il doit ainsi évaluer, planifier, repenser, animer et tout simplement innover…autour des process internes.
Il est nécessaire en ce sens, qu’il soit un expert du changement, mais aussi de l’univers web. Un spécialiste amené à communiquer auprès des DSI, de la communication, de la direction générale ou des services. Avec lesquels il doit faire preuve d’une grande pédagogie et les doter d’outils parfaitement adaptés à leur niveau de maîtrise.
Nos clients spécialisés utilisent Bubble Plan sur 3 types de projets ; mais également dans la perspective de le déployer de manière interne. En ce sens, ce métier doit penser à lui et son équipe, mais aussi au reste de l’entreprise.
→ La digitalisation simple !
L’objectif pour le CDO est d’identifier les différents problèmes, les contraintes actuelles, les freins, pour adapter ainsi ces conseils en matière d’amélioration et de numérique.
Avec Bubble Plan, il est ainsi très facile de modéliser l’ensemble des process en vigueur ; et ce, même dans le temps. Cela facilite :
- la prise de conscience,
- l’identification des problèmes,
- et la réflexion globale sur les pistes d’amélioration.
Le lien avec les directions de services est aisé avec un bon outil de planification SaaS et les interactions dans la phase de réflexion et de consultation sont à la fois simplifiées et centralisées.
Il en est ainsi d’autant plus bénéfique et productif, que le tout peut être présenté, de manière claire et visuelle, auprès des membres de l’exécutif.
Le CDO pourra qui plus est :
- piloter son équipe,
- modéliser ses propres process pour aboutir à la phase de préconisation et de décision
- et orchestrer le déploiement éventuel des nouveaux process ; avec d’autant plus d’efficacité.
→ Le projet dit « stretch » !
Il est à ce stade impératif de repenser l’ensemble d’un process. Qui fait quoi, pourquoi, quand, comment…
Quelles sont les pièces manquantes, les outils qui pourraient bénéficier à l’entreprise ?
La faculté d’un bon logiciel de pilotage projet en ce sens réside dans sa capacité à :
- faciliter l’adoption et le déploiement de la stratégie digitale envisagée et des outils qui l’appuient,
- participer à la mise en œuvre du process et de ses étapes,
- communiquer auprès des services impliqués ; et bien souvent des prestataires externes nécessaires (startups, cabinets spécialisés,…).
Ce type de projet est à la fois complexe. Mais se doit d’être simple, clair et graphique pour ceux qui devront sur le terrain le mettre en œuvre.
Et il n’est pas rare qu’il fasse l’objet d’un vif rejet, les équipes étant en général peu enclines au changement et à modifier leurs habitudes. Même si cela n’est pas une grosse dépense d’énergie et serait bénéfique pour eux et pour l’entreprise à moyen terme.
Bubble Plan offre ainsi un outil complet, qui permet tout autant de centraliser les éléments, interagir et communiquer ; mais aussi de mixer les visions selon les interlocuteurs, pour n’échanger que sur les points ciblés.
→ Le projet de rupture!
Dans ce cas précis, il est question d’une transformation en profondeur et de s’orienter vers de nouvelles propositions de valeurs. Le tout appuyé par l’intégration de process digitaux importants et innovants.
De tels projets vont alors plutôt être menés en vase clos, sous un mode startup ; incubés au cœur de l’entreprise, en lien direct avec la direction générale.
L’outil de gestion de projet retrouve là son sens premier. Planifier, organiser, suivre et piloter une activité au sens strict. Activité qui aura pour objectif, une nouvelle culture d’entreprise, de nouveaux process, adaptés à un modèle novateur et inconnu jusque là au sein de l’entreprise.
S’il est le plus complexe à mettre en œuvre et nécessite une longue période de mise en place . Ce type de projets revient à gérer un plan stratégique et une activité opérationnelle, comme n’importe quelle autre Business Unit.
Des options orientées planification projet et suivi de tâches
Certaines fonctions aident à l’adoption de notre logiciel de gestion de projet SaaS, dans le domaine de la transformation digitale.
Par ailleurs, notre sens de la relation client, notre studio de développement intégré (adaptation spécifique sur demande) ou encore notre support en France sont autant de facteurs différenciants sur ce marché du pilotage de projets.
Et ce encore plus envers des publics « novices » et souhaitant avant tout de la simplicité. Pointons donc les fonctionnalités à retenir et leur bénéfice dans le cadre du CDO et de la transition numérique à mettre en place.
→ Planification Gantt
Peu d’outils proposent une modélisation planning en drag & drop sur vos projets ; c’est un avantage indéniable de Bubble Plan, qui en a fait l’un de ses facteurs différenciants.
Celle-ci permet même la création d’un planning de type Gantt, facile et rapide pour des novices de la gestion de projet ; afin de suivre les contraintes et éventuels retards ou de garder le plan toujours à jour…
Les aléas et pivots étant fréquents que ce soit sur une digitalisation simple (numérisation des pièces, factures, contrats, …) ou un projet complexe.
Notre outil de pilotage projet joue sur la couleur et des pictogrammes visuels pour alerter et mettre en image de manière instantanée et simple, les projets et leurs problématiques.
Pour en savoir plus sur cette fonction →
→ Communication
L’outil intègre un panel de fonctions collaboratives propres à la communication projet.
Vous disposez ainsi d’un chat sur chaque planning, pour des discussions transverses, en équipe, sur toutes les composantes du projet.
Que cela soit avec la direction, les prestataires externes ou vos collaborateurs…
Pour discuter de manière précise d’un aspect du projet, des commentaires sont également disponibles, avec un flux modifiable. Vous pouvez ainsi spécifiquement aborder un sujet à l’endroit même où il s’inscrit.
Toutes les deux sont dotés d’une option mention, qui, avec le « @ », permet de citer précisément un membre du projet.
Pour en savoir plus sur cette fonction →
→ Avancement
Notre outil de pilotage projet permet de suivre en temps réel les évolutions du projet. Un indicateur spécifique et visuel identifie l’état d’une action, renseigné par chaque collaborateur pour reporter sur ses réalisations.
Il peut s’agir à cet endroit d’une modélisation manuelle ; ou automatisée, si vous avez opté pour la décomposition des phases en sous-actions paramétrables.
Pour en savoir plus sur cette fonction de suivi d’avancement →
→ Gestion de documents
La direction de la transformation digitale étant souvent un service à l’interface de plusieurs autres ; amenée à échanger de nombreuses informations et à avancer en transverse.
Il est impératif de centraliser ces informations et tous les éléments amenés à permettre compréhension, décisions et déploiement.
Elle est d’autant plus importante que supervisée par la direction générale elle-même ; à destination de laquelle une visibilité claire et synthétique sera du meilleur effet, pour un gain de temps et en précision.
Vous pourrez ainsi stocker et gérer vos documents, grâce à 3 options (interne, serveur ou cloud), sans limite globale de volume pour vos projets.
Pour en savoir plus sur cette fonction →
→ Vues personnalisées
Exclusivité Bubble Plan – mais avec un surcoût au Premium – cette fonction est paramétrée par nos soins pour les équipes ayant besoin de filtres de lecture et de collaboration très précise.
Elle est notamment utile si vous gérez des projets de très grande envergure, impliquant plusieurs types de collaboration et niveaux d’informations souhaités, au sein d’un même planning projet.
Le filtre peut se faire sur la base de votre segmentation (lignes ou type de bulles) et vous évite de devoir démultiplier les plannings par interlocuteur.
Plus besoin de vous préoccuper de la confidentialité de certaines données, de la complexité de lecture du planning pour chaque partenaire pour un projet transverse.
Une fonctionnalité forte pour un pilotage de projet maîtrisé et ciblé.
Pour en savoir plus sur cette fonction, n’hésitez pas à nous demander une démo.
Vous en savez maintenant un peu plus sur l’utilisation de notre logiciel de gestion de projet dans le cadre de la transformation digitale ; et comment les CDO de grands groupes ou de plus modestes PME tirent profit d’une solution évolutive et parfaitement adaptée aux exigences d’accessibilité et d’adoption rapide en externe.
Un atout donc tout autant pour réfléchir, réaliser ou anticiper.
A vous de découvrir plus concrètement Bubble Plan et d’imaginer les bénéfices que vous pourriez vous-même tirer de son utilisation dans vos process digitaux !
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