Les intervenants virtuels dans Bubble Plan

Les intervenants virtuels, à quoi ça sert ?

Bubble Plan propose une fonctionnalité parfois méconnue : les intervenants virtuels. Voici ce qu’ils permettent concrètement et comment les intégrer à vos projets.

Vous utilisez probablement déjà des intervenants dans vos bulles et jalons représentés par une photo ou un avatar. Mais avez-vous déjà créé un intervenant libre, c’est-à-dire sans compte Bubble Plan associé ?

Garder en interne certains aspects du projet

Contrairement à un intervenant classique, un intervenant virtuel n’est rattaché à aucun compte Bubble Plan.

Tous vos collaborateurs n’ont pas forcément besoin d’accéder à votre planning. Raisons de confidentialité, rôle limité dans le projet… dans ces cas, l’intervenant virtuel permet de les mentionner sans leur ouvrir d’accès.
Vous pouvez tout de même partager une vue du projet avec eux via deux options :

• L’export : générez une image du planning, en choisissant les lignes à inclure.
• Le lien de partage : donnez accès à une vue en lecture seule. Les détails renseignés dans les bulles et jalons restent invisibles.

Résultat : pas de licence supplémentaire à souscrire, et vos données sensibles restent protégées.

Utiliser les intervenants virtuels comme filtre

Les intervenants virtuels servent aussi à faire circuler l’information différemment.
Prenons un exemple : une entreprise de franchise suit les étapes d’ouverture de plusieurs boutiques.

Elle renseigne dans ses bulles et jalons un intervenant virtuel par boutique « Boutique X », « Boutique Y ». Ses collaborateurs peuvent alors consulter l’avancée de chaque ouverture via le planning des intervenants, en appliquant les bons filtres.

Même logique pour les acteurs externes : un fournisseur, un prestataire, un intervenant ponctuel. Les mentionner en tant qu’intervenant virtuel permet à toute l’équipe de repérer rapidement leur implication sur les différentes phases du projet.

Les intervenants virtuels remplacent ainsi les tags ou mots-clés classiques. Filtrables depuis les tableaux de bord, ils facilitent la recherche d’information.

En multi-projet, vous pouvez aussi cartographier facilement la participation d’un fournisseur ou d’un collaborateur sans accès Bubble Plan, sur l’ensemble de vos projets.

Aller plus loin avec le plan BUSINESS

Avec un plan BUSINESS, les intervenants virtuels offrent des options supplémentaires.
Vous pouvez personnaliser le picto associé à chaque intervenant virtuel, pour les identifier encore plus rapidement dans votre planning.

Vous pouvez également ajouter des intervenants virtuels directement sur des actions, et pas seulement sur des bulles et jalons.

Enfin, dans les vues de travail, il est possible de filtrer sur les intervenants virtuels. Vous affichez uniquement les éléments qui vous concernent, en incluant ou excluant les intervenants de votre choix.

Les intervenants virtuels n’ont plus de secrets pour vous

Mention d’un collaborateur externe, suivi d’un fournisseur, cartographie multi-projets, filtrage dans les vues de travail… les intervenants virtuels couvrent des besoins très concrets dans la gestion de projet.

À vous de définir comment les intégrer à votre organisation et en tirer le meilleur parti.
Vous n’avez pas encore exploré cette fonctionnalité ? C’est le moment de vous lancer sur Bubble Plan.