7 arguments pour faire adhérer votre équipe à un outil

Dans une équipe projet, il n’est pas toujours simple de s’organiser ou de retrouver facilement des documents. Pour y remédier, un outil de gestion de projet peut résoudre ces problèmes.

Même si cette solution vous semble évidente, certains collaborateurs peuvent rester réticents car attachés à leurs habitudes par exemple.

Voici donc 7 arguments dont vous pourrez user pour les motiver et les convaincre !

1 – Une meilleure communication

Le dialogue est le premier facteur de réussite. La communication et la bonne entente entre les membres d’un groupe amènent nécessairement une hausse de la productivité.

Vous savez qui fait quoi à quel moment, vous développez une relation de confiance avec vos collaborateurs et vous êtes donc plus enclin à faire des compromis.

Une communication qui passe en grande partie par les e-mails est loin d’être la meilleure. Les e-mails sont en effet une source considérable de stress.

En utilisant une application de gestion de projet, vous avez par exemple accès à une messagerie instantanée, qui vous permet de discuter en direct, et taguer des personnes, lesquelles reçoivent une notification. Vous évitez ainsi plusieurs allers-retours par mail inutiles !

Elle vous permettra non seulement dans la plupart des cas de limiter les emails, mais aussi les réunions et de centraliser l’ensemble des informations projets.

2 – Une meilleure organisation

Le principe même d’un projet est de planifier un process, des missions. Mais aussi de définir des tâches, de les attribuer à des collaborateurs, et de les laisser mener à bien leurs missions respectives. Tout en suivant cela d’un œil averti, grâce à l’outil de pilotage de projet adapté.

Un logiciel de gestion de projet permettra justement de définir tout cela, et d’avoir une vue d’ensemble de la chose en temps réel. Ce qui permet en prime de voir qui sont les personnes inoccupées, et de leur attribuer des tâches en conséquence.

Vous gérez ainsi plus facilement les tâches, les ressources et avez une vue en temps réel sur l’avancement de chacun dans sa participation au projet.

3 – Une meilleure collaboration pour l’équipe projet

En utilisant un outil de gestion de projet (un comparatif à découvrir ici), vous pouvez travailler de façon plus productive. Ce type d’outil intègre un concept essentiel : le collaboratif.

Grâce à cette approche, vous constaterez une augmentation de la créativité et de la productivité au sein de votre équipe, grâce à des échanges simplifiés et un partage d’informations plus clair.

L’optimisation de la collaboration s’appuie naturellement sur les autres points abordés dans cet article.

Ce qui compte surtout, c’est le temps gagné et la sérénité : votre équipe est plus soudée, mieux informée et mieux préparée pour réussir le projet tout en anticipant les aléas.

4 – Une boîte à outils polyvalente

Dans une solution de gestion de projet complète, vous trouverez généralement de nombreux outils pour gérer avec succès votre projet.
Vous aurez par exemple accès à un diagramme de Gantt, des to-do lists, une feuille de temps, un planning, un plan de charge ou encore à des fonctionnalités de suivi budgétaire.

Tous ces outils sont rassemblés au même endroit, ce qui vous permet de gagner en clarté et d’éviter de vous éparpiller.

Il est important de vérifier quelles fonctionnalités sont essentielles selon les process que vous souhaitez mettre en place. Gestion des tâches et des actions, pilotage des équipes, suivi des ressources humaines, modélisation du plan d’action… il existe des solutions pour tous les besoins et tous les budgets, vous trouverez votre bonheur !

5 – Une centralisation des documents

Dans la même idée, un espace de stockage disponible sur une même application vous permettra de rassembler tous les documents au même endroit.

Vous éviterez ainsi de perdre du temps à chercher l’emplacement de chaque fichier, ou sa dernière mise à jour !

Certains se tournent vers des solutions dédiées (Dropbox par exemple), d’autres intègrent en natif. D’autres font tout simplement les deux, pour que vous puissiez choisir.

6 – Une vue d’ensemble accessible et permanente

Un des autres avantages d’un logiciel de gestion de projet, c’est que souvent, il est… en ligne. Ce qui signifie que où que vous soyez, et à n’importe quel moment, vous pouvez voir l’avancement d’un projet en direct !

En effet, la plupart des outils de ce type sont aujourd’hui en mode SaaS, c’est à dire disponible dans le cloud, avec selon les cas, une capacité de synchronisation hors ligne (c’est rare, mais pourtant très pratique !).

Chaque membre peut alors tenir à jour ses informations, consulter des documents et informer le chef de projet et le reste de l’équipe.

Le manager projet est sur cet aspect plutôt favorisé, puisque cette information en temps réel lui permet de réagir, réajuster, contrôler. Et donc d’avoir un pilotage de projet optimal pour tenir les échéances, rebooster l’équipe projet ou échanger avec la direction.

Cette dernière peut également disposée d’un accès pour suivre en permanence l’avancement du projet. Un vrai plus qui évite de nombreux échanges et réunions.

7 – Un essai gratuit

La plupart des solutions de gestion de projet proposent un essai gratuit, généralement 14 jours, ce qui est idéal pour vous faire une idée concrète de ce qu’un outil peut apporter à vous et à votre équipe.

Cette période permet à votre équipe de tester le logiciel, de se familiariser avec ses fonctionnalités collaboratives et de pilotage, et d’évaluer comment il peut améliorer votre organisation. Vous saurez rapidement si le logiciel correspond à vos besoins et si un abonnement mérite d’être investi.

N’hésitez pas à tester notre solution de gestion de projet. Un outil simple et très visuel