Le Scrum est une méthode de développement agile qui vise à fournir des produits ou services de haute qualité de manière régulière et itérative. Elle comprend notamment la création d’un Product Backlog, un élément clé qui représente l’ensemble des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles d’un produit ou service.
Qu’est-ce qu’un Product Backlog en Scrum ?
Egalement appelé « Scrum Backlog » (une appellation plus ou moins erronée), le Product Backlog est une liste de toutes les fonctionnalités, améliorations et corrections de bugs souhaitées pour un produit ou service. Il est organisé par ordre de priorité, les éléments les plus importants étant en tête de liste.
En outre, cet élément de la méthodologie Scrum est créé et maintenu par le Product Owner. D’ailleurs, ce dernier est responsable de la définition des attentes des utilisateurs et de la priorisation des composants du backlog.
Pourquoi est-ce important ?
Le Product Backlog est capital car il permet de :
- Garantir que les produits ou services répondent à la demande : le Product Owner recueille les demandes et les traduit en exigences fonctionnelles et non fonctionnelles. Ces exigences sont ensuite hiérarchisées pour garantir que les fonctionnalités essentielles soient livrées en premier.
- Planifier le développement du produit ou du service : le Product Backlog est utilisé pour planifier les sprints, qui sont des itérations de deux semaines au cours desquelles l’équipe travaille sur un ensemble de fonctionnalités.
- Communiquer avec les parties prenantes : le Product Backlog est un document public qui peut être consulté par toutes les parties prenantes du projet. Cela permet de garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que les attentes sont claires.
Comment créer le Product Backlog ?
La création du Product Backlog est un processus itératif qui commence par la collecte des exigences des utilisateurs. Pour servir ce but, le Product Owner peut utiliser différentes approches, telles que des entretiens avec ces derniers, des enquêtes ou des groupes de discussion.
Une fois que les besoins ont été collectés, ils sont traduits en exigences fonctionnelles et non fonctionnelles. Les exigences fonctionnelles décrivent ce que le produit ou le service doit faire. Tandis que les exigences non fonctionnelles décrivent comment il doit fonctionner.
Ces spécificités techniques sont ensuite hiérarchisées par ordre d’importance pour les clients finaux. Le Product Owner dispose de différentes options pour prioriser les exigences. Il peut notamment mesurer la valeur, la pertinence, l’effort nécessaire ou encore l’échelle de risque.
Comment mettre en place le Product Backlog ?
La mise en place efficace du Product Backlog repose sur 3 piliers essentiels :
1. Impliquez toutes les parties prenantes dès le départ
L’engagement de l’équipe, des utilisateurs et du management conditionne la réussite du backlog. Organisez un atelier de lancement pour aligner les attentes et définir les rôles de chacun.
2. Privilégiez la clarté avant tout
Rédigez chaque élément avec un langage simple et précis. Une User Story bien formulée évite 80% des malentendus futurs. Utilisez le format standard : « En tant que [rôle], je veux [action] pour [bénéfice] ».
3. Établissez un processus de priorisation transparent
Définissez vos critères de priorisation (valeur métier, effort, risque, dépendances) et communiquez-les à l’équipe. Révisez régulièrement ces priorités lors des sessions d’affinage.
Comment le maintenir ?
Le Product Backlog est un document vivant qui doit être mis à jour au fur et à mesure de l’évolution des requêtes côté users. Par conséquent, le Product Owner doit régulièrement ajouter, supprimer ou modifier des éléments.
En outre, il doit également collaborer avec les développeurs pour s’assurer de la cohérence et de la faisabilité des tâches. L’équipe peut, en outre, fournir des commentaires sur la faisabilité des exigences et sur les estimations de temps et d’effort.
Les 3 erreurs critiques du Product Backlog à éviter
Même les équipes expérimentées tombent parfois dans ces pièges qui peuvent compromettre l’efficacité du Product Backlog.
1. Le backlog « fourre-tout »
Beaucoup d’équipes accumulent toutes les idées dans leur Product Backlog sans aucun tri préalable. Ce réflexe transforme rapidement le backlog en liste interminable d’éléments vagues. Pour éviter cette dérive, appliquez systématiquement la règle INVEST à chaque nouvel élément. Limitez aussi votre backlog à 6 mois de travail maximum. Un backlog trop volumineux devient ingérable et démotive l’équipe.
2. Priorisation basée sur l’opinion
La hiérarchisation des éléments selon les préférences personnelles représente un écueil majeur. Cette approche subjective ignore la vraie valeur métier et les besoins utilisateurs réels. Privilégiez plutôt des méthodes objectives comme MoSCoW ou l’analyse Value vs Effort. Appuyez-vous sur des données utilisateurs concrètes plutôt que sur des suppositions.
3. Backlog abandonné après création
Créer un Product Backlog puis le laisser sans maintenance constitue l’une des erreurs les plus fréquentes. Un backlog figé perd rapidement sa pertinence face à l’évolution des besoins. Organisez des sessions de grooming hebdomadaires d’une heure maximum. Révisez systématiquement les priorités lors de chaque Sprint Review pour maintenir votre backlog à jour.
Comment gérer les imprévus dans le cadre du Product Backlog ?
Même en étant le plus prévoyant possible, il est essentiel d’adopter quelques bonnes pratiques de façon à pouvoir rebondir facilement en cas d’imprévu. C’est même tout l’essence des méthodes agiles !
1. Flexibilité et adaptabilité
Le planning global doit prévoir une marge de manœuvre de manière à pouvoir ajuster les tâches en cas de changement. Le Product Owner doit donc être paré à toute éventualité, et notamment disposé à réorganiser le backlog en fonction des priorités émergentes (d’où l’importance de la planification du sprint, du Sprint Backlog et du Sprint Review).
2. Communication continue
On ne le dira jamais assez : la communication transparente et constante est la clef de voûte de la gestion de projet agile. Elle permet d’identifier rapidement les imprévus, et de les évaluer de façon à maîtriser et appliquer leurs répercussions sur la liste de tâches et le planning.
Cette communication repose sur deux actions majeures : l’échange en direct (mêlée, messagerie) et les points réguliers (réunions de sprint).
3. Sessions d’affinage
Les sessions d’affinage comportent plusieurs objectifs :
- revoir les éléments actuels,
- tenir compte des imprévus et les intégrer au planning,
- mettre à jour les estimations,
- trier et classer les éléments conformément à la nouvelle situation remontée.
4. Priorisation
Tout comme les sessions d’affinage, la révision et l’ajustement de la priorité des tâches vaut également son pesant d’or pour la réussite de vos projets. Vous devrez notamment les classer par degré d’urgence et de valeur pour les utilisateurs en bout de chaîne. Plusieurs approches existent pour vous aider à réfléchir et à agir en ce sens.
5. Rétrospectives
Enfin, les rétrospectives sont des réunions indispensables pour prendre le temps d’analyser les imprévus survenus, les gérer et mettre en place des actions préventives afin d’éviter une réitération de ce type d’événement.
Quelques exemples de mise en place du Product Backlog
Voici quelques exemples concrets pour mettre en place et appliquer le Product Backlog en Scrum.
1. Créer une liste de besoins
La première étape consiste à créer une liste de tous les usages auxquels vous souhaitez répondre avec votre produit ou service. Vous pouvez faire appel à différentes techniques pour collecter ces attentes, telles que :
- Des entretiens avec les utilisateurs,
- Des enquêtes,
- Des groupes de discussion.
Ici, l’important demeure de rester au plus proche de votre cible et de collecter des éléments concrets, représentatifs d’une vraie problématique rencontrée sur le terrain. Exit, donc, les idées reçues et les interventions sorties de leur contexte et reformulées à outrance sur internet ou par des tiers.
2. Traduire les demandes en exigences
Une fois que vous dressé la liste de besoins des utilisateurs, vous devez les traduire en exigences. Les exigences sont des descriptions claires et concises des fonctionnalités du produit ou du service.
3. Prioriser les exigences
Lorsque les exigences sont formulées, la prochaine étape est de les prioriser. Ce tri vous aidera à déterminer quelles options sont les plus importantes à développer en premier.
5. Planifier les sprints
Le backlog de produit est utilisé pour planifier les sprints, qui sont des itérations de deux semaines au cours desquelles l’équipe Scrum travaille sur un ensemble de fonctionnalités. Il sert ainsi de support pour créer une autre base de travail, le Sprint Backlog, qui constitue le chemin de fer des développeurs.
6. Gérer le backlog de produit
Le backlog de produit est un document vivant. Il doit être maintenu à jour au fur et à mesure de l’évolution côté utilisation. Cette mission de gestion est confiée au Product Owner.
Quelques exemples plus spécifiques de mise en application
Voici quelques exemples spécifiques d’éléments que vous pouvez inclure dans votre backlog de produit :
- User stories : les user stories sont des éléments de backlog qui décrivent une fonctionnalité du produit à partir de la perspective du client final (le user). Une bonne user story doit inclure un titre clair et concis, une description de la fonctionnalité souhaitée et un critère d’acceptation qui définit la fin du développement de la fonctionnalité.
- Tâches techniques : les tâches techniques sont des éléments de backlog qui décrivent les travaux techniques nécessaires pour développer une fonctionnalité.
- Corrections de bugs : les corrections de bugs sont des éléments de backlog qui décrivent les travaux nécessaires pour résoudre un problème dans le produit ou le service.
Différents outils existent pour vous aider à gérer votre backlog de produit. Vous pouvez par exemple utiliser Bubble Plan, en mode Planning ou Kanban !
En conclusion, le Product Backlog est un élément clé du Scrum, car il garantit à la fois une réponse apportée aux besoins des users, mais aussi une efficacité dans le processus de développement et de livraison. On l’utilise pour définir les exigences, prioriser les travaux et communiquer avec les parties prenantes.
Pour qu’il porte ses fruits, il est important de se conformer à un certain nombre de codes : une attention particulière accordée aux clients finaux, une communication claire et précise, une mise à jour régulière, etc. Enfin, en bon praticien du Scrum, vous aurez tout intérêt à placer l’approche collaborative et itérative au cœur du process.
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