Quand on s’intéresse à la gestion de projet, une notion fondamentale revient obligatoirement : l’équipe.
Sauf dans de rares cas, un projet implique en effet plusieurs personnes…du chef de projet au collaborateur, en passant par le manager, voire même le client. Le collaboratif est donc un passage obligé.
L’avènement du numérique et la transformation des modes de travail renforcent d’autant plus l’obligation du travail collaboratif. Pour l’atteinte des objectifs communs et la réussite du projet.
Comment tirer pleinement profit de cet exercice en équipe et profiter des bénéfices des outils SaaS pour une gestion de projet actuelle et optimale ?
Qu’est-ce qu’un travail en collaboration au final ?
Si l’on pense projet, il ne faut pas penser somme d’individualités ; mais bel et bien, collectif. Chaque partie a son rôle, ses attentes, des objectifs.
Mais l’ensemble des acteurs du projet en ont des communs. Il faut donc à la fois penser individus, interactions, groupe.
Le travail collaboratif passe aujourd’hui par des habitudes, des process, des engagements de chacun au service de l’équipe et du projet.
On ne travaille plus pour son supérieur immédiat, mais pour la collectivité, dans le cadre d’un projet.
Il s’agit là de :
- faire circuler l’information de la meilleure façon,
- penser à l’impact de ses actions sur les missions des autres,
- partager le savoir et les éléments projet,
- reporter si besoin
La communication est donc une nécessité, ainsi que la mise en place des outils adéquats.
Exit la réunionite aiguë, les mails croisés…la gestion de projet moderne impose de profiter au maximum de l’intelligence collective et du digital.
Mais communiquer ne veut pas simplement dire parler…Il est possible dans un travail collaboratif efficient d’interagir de bien des manières. Le management visuel peut en être une. Les RSE (réseaux sociaux d’entreprise) aussi !
Les bonnes pratiques du travail collaboratif
Quand on sait que la majorité des dossiers traités maintenant en entreprise se fait en mode projet.
Et que les habitudes poussent de plus en plus de collaborateurs vers le travail à distance.
↘ l’obligation de mettre en place des process efficients est une réalité ; tant pour ne pas perdre son temps, que pour tenir les échéances.
Il est nécessaire bien entendu :
- d’adapter ces processus à vos habitudes actuelles,
- d’envisager éventuellement une période de transition numérique au sein de l’entreprise,
- et de choisir les bons outils, sans se surcharger.
En plus, il n’est pas rare qu’à vouloir faire trop, on se retrouve embarqué dans un cycle digital trop lourd. Le mieux est parfois l’ennemi du bien .
En mode projet, il conviendra tout d’abord de choisir le logiciel de gestion de projet adapté à votre besoin.
Planification, pilotage de portefeuille projet (PPM), Gantt, simple gestionnaire de tâches….
À vous de définir également le niveau de précision attendu par cette solution et son adaptabilité ergonomique à l’équipe.
On oublie souvent de prêter attention à la facilité de déploiement et de prise en main pour le collectif. Une erreur puisque c’est la condition sinequanone à l’adoption de cet outil de management.
Après ce choix central, vous envisagerez s’il est nécessaire de le compléter par d’autres outils digitaux et/ou collaboratifs.
L’idée première étant de se focaliser sur des solutions SaaS, pour une accessibilité permanente pour l’ensemble de l’équipe.
Il peut s’agir d’outils métiers, de compléments spécifiques à votre process. Une solution de communication, de knowledge management, … surtout si vous avez des manques dans les fonctionnalités de votre logiciel projet.
La dernière étape consistera à communiquer réellement entre vous et à bien transmettre les process choisis.
Partage de documents, type d’interactions, réactivité, attitudes à avoir selon les cas, relations dans l’organigramme…
Quels bénéfices peut-on tirer du travail collaboratif ?
Tout est en place ; chacun est convaincu de l’utilité de ce travail collaboratif ; engagé dans la réussite du ou des projets ?
Les modalités de travail sont fixées ? Les attentes et implications de strates hiérarchiques et des clients aussi ?
Alors que vont être les plus pour votre entreprise à cette « nouvelle » forme de collaboration, à cette nouvelle approche en équipe ?
Le premier bénéfice sera d’avoir réengager l’ensemble des membres sur une dynamique efficace et productive.
Vous bénéficierez également quelque soit votre place d’une meilleure vue d’ensemble et d’une visibilité. C’est primordial pour éviter les frustrations et les tensions, qui naissent souvent de la méconnaissance des problématiques de chacun.
Ces nouveaux process sont aussi l’occasion d’habitudes plus constructives :
- centralisation des documents et informations,
- réduction de réunions et des échanges informels entre deux portes,
- concentration sur les priorités,
- anticipation des problèmes et écarts.
Cet ensemble apporte un vrai gain de temps et beaucoup plus de sérénité.
Vous serez grâce au travail collaboratif, plus productifs, plus soudés, plus sereins et efficaces. En plus, vous aurez même la possibilité de vous projeter sur d’autres sujets, grâce au temps et à l’émulation gagnés…
Si vous êtes convaincu, il ne reste donc plus qu’à prendre la mesure des changements à faire ou des optimisations à apporter au sein de votre équipe, groupe, service, entreprise. Cela peut s’entendre à tout niveau.
Et si, ou quand vous en serez à la phase de sélection d’un logiciel de gestion de projet adapté, jetez un coup d’œil attentif à Bubble Plan, simple, visuel et évolutif.
Il possède de nombreux atouts si vous n’êtes pas un expert projet et que les habitudes organisationnelles restent limitées chez vous.
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