Ce qu’il faut retenir
Le Capacity Planning consiste à comparer les besoins des projets avec les capacités réellement disponibles des équipes. Cette démarche aide les organisations à anticiper les surcharges, répartir les ressources et adapter la planification avant que les difficultés n’apparaissent. Elle constitue un levier important pour le PMO.
Qu’est-ce que le Capacity Planning ?
Dans une démarche de gestion de portefeuille de projets, la planification des capacités consiste à comparer la charge de travail prévue avec les capacités réellement disponibles des équipes. Cette démarche permet d’anticiper les besoins en ressources avant le lancement d’un projet ou lors de l’évolution d’un portefeuille.
Bon à savoir
La planification des capacités ne concerne pas uniquement les ressources humaines. Elle peut également porter sur les budgets, les équipements ou les compétences rares lorsqu’ils constituent un facteur limitant.
Pourquoi mettre en place un Capacity Planning ?
Lancer un nouveau projet sans connaître la disponibilité réelle des équipes augmente le risque de surcharge et de retard.
À l’inverse, une estimation des capacités permet de répartir les ressources avant que les tensions n’apparaissent.
La planification des capacités aide notamment à :
- anticiper les périodes de surcharge ;
- répartir les ressources entre plusieurs projets ;
- préparer les recrutements ou le recours à des prestataires ;
- ajuster les plannings lorsque les priorités évoluent ;
- accompagner les arbitrages du PMO et des instances de gouvernance.
Comment calculer la capacité des équipes ?
Calculer la capacité des équipes permet d’anticiper les tensions sur les ressources et d’alimenter les décisions prises dans le cadre de la gouvernance projet.
Identifier les ressources disponibles
La première étape consiste à connaître les ressources réellement mobilisables. Congés, absences, temps partiel, formations ou missions récurrentes réduisent la capacité disponible et doivent être prises en compte avant toute planification.
Comparer les capacités et la charge prévisionnelle
La planification des capacités consiste à comparer la charge prévisionnelle avec les capacités disponibles des équipes.
Lorsque la charge dépasse les disponibilités, plusieurs solutions peuvent être envisagées : décaler un projet, ajuster les affectations ou revoir les priorités.
Les principaux indicateurs à suivre
Avant de planifier un nouveau projet, plusieurs indicateurs méritent d’être suivis.
| Indicateur | Comment Bubble Plan accompagne le suivi |
| Charge de travail | Les vues de charge permettent d’identifier les périodes de surcharge. |
| Disponibilité des équipes | Les responsables visualisent les capacités restantes avant toute nouvelle affectation. |
| Taux d’occupation | Les plannings facilitent le suivi de la répartition des ressources. |
| Évolution des besoins | Les modifications de planning sont prises en compte afin d’actualiser les capacités disponibles. |
| Répartition des compétences | Les affectations permettent d’identifier les profils fortement sollicités. |
Les erreurs les plus fréquentes
Les difficultés apparaissent lorsqu’une organisation ne dispose pas d’une vision suffisamment anticipée des besoins.
Les erreurs les plus fréquentes sont :
- planifier les projets sans mesurer la capacité disponible ;
- considérer qu’une ressource est disponible à 100 % de son temps ;
- ne pas mettre à jour les charges au fil des projets ;
- raisonner projet par projet sans tenir compte du portefeuille.
Le rôle du PMO dans la planification des capacités
Le PMO rassemble les informations relatives aux charges, aux disponibilités et aux besoins des différents projets. Il identifie les déséquilibres, prépare plusieurs scénarios et accompagne les responsables dans leurs décisions.
Cette démarche favorise les échanges avec les chefs de projet et les instances de gouvernance.
Comment un logiciel facilite le Capacity Planning
Un logiciel de gestion de projet permet de suivre simultanément les charges, les disponibilités et les affectations des équipes.
Anticiper les périodes de surcharge
Les responsables repèrent rapidement les équipes fortement sollicitées et peuvent ajuster les plannings avant que les retards n’apparaissent.
Adapter les affectations au fil des projets
Les modifications de planning sont prises en compte immédiatement, ce qui permet d’évaluer les conséquences d’une nouvelle affectation sur les autres projets.
Comment Bubble Plan accompagne la planification des capacités
Bubble Plan permet aux PMO et aux responsables de portefeuille de suivre l’évolution des charges et des capacités au fil des projets. Les plannings et les vues de charge de travail facilitent l’identification des déséquilibres avant qu’ils n’affectent les délais ou la disponibilité des équipes.
Faire du Capacity Planning un outil d’aide à la décision
La planification des capacités aide les organisations à adapter leurs projets à leurs moyens réels. Associé à la gestion de portefeuille de projets, à l’arbitrage des ressources et à la priorisation des projets, il permet d’ajuster les plannings et les affectations avant que les tensions sur les ressources ne ralentissent les projets.
Bubble Plan accompagne cette démarche en offrant aux PMO et aux managers les informations nécessaires pour planifier les ressources et ajuster les affectations selon l’évolution des projets.
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FAQ sur le Capacity Planning
Le Capacity Planning consiste à comparer les besoins des projets avec les capacités disponibles afin de vérifier si les capacités disponibles permettront de réaliser les projets prévus.
La planification organise les affectations. Le Capacity Planning mesure en amont si les ressources disponibles permettront de réaliser les projets prévus.
Le PMO, les managers, les responsables de portefeuille et les chefs de projet utilisent la planification des capacités pour préparer les arbitrages et adapter la charge de travail des équipes.
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