Au cœur de la réussite de votre projet, se trouve tout simplement sa lisibilité, la visibilité claire des tenants et aboutissants. Vous devez impérativement connaître, voir et comprendre pour agir et anticiper.
Il convient donc de faire le maximum en gestion de projet pour apporter toute cette transparence à vos projets et éviter la politique de l’iceberg ; où les éléments cachés sont bien souvent la cause du naufrage.
Pour vous permettre de toucher du doigt la réalisation parfaite de vos projets, il est impératif de bien cerner les problématiques, mais aussi leur impact. Moins de risques, plus de lisibilité !
Alors quels sont les facteurs positifs à mettre en place, comment palier aux risques ; ou tout simplement, pourquoi apporter plus de visibilité à la gestion de projet ??
4 atouts pour gagner en lisibilité
Si nous parlons de lisibilité et donc de transparence et de compréhension, il convient tout d’abord de dire qu’il est primordial que cette vision se fasse en temps réel ; et que dans l’idéal, elle s’appuie sur des objectifs clairs et pertinents (pour ne pas dire SMART).
Faute d’une vision en temps réel, il sera plus dur d’anticiper et de réagir et la part de risques augmentera en conséquence. En ce sens, budgets, ressources ou même délais peuvent être fortement impactés.
1️⃣ Cadrage pré-projet
La première étape obligatoire, mais souvent oubliée, avant de se lancer à corps perdu est le cadrage du projet. Une réunion de lancement est très utile en ce sens, afin de formaliser les détails et d’impliquer l’ensemble de l’équipe.
Cette réunion permettra :
- l’engagement des collaborateurs et partenaires,
- la prise de conscience des contraintes et objectifs,
- et le cadrage de tous les aspects du projet.
Au programme : définition des objectifs clairs, compréhension des grandes étapes, définition des rôles de chacun, répartition éventuelle des tâches, définition des process et de la communication interne aux équipes ou encore mesure des risques et choix des KPI.
Ce cadrage pourra bien entendu en plus se consolider dans un ou des documents support qui établiront les guidelines du projet en question.
2️⃣ Communication adéquate
Une compréhension des consignes et des tâches de manière très claire est obligatoire. Elle passe notamment par une bonne transmission des informations.
Il est capital également de bien définir qui fait quoi, et quand. Tout manque de communication, incompréhension pourrait entraîner un décalage non souhaité du projet.
La communication dans et autour du projet va également permettre de créer de l’émulation, plus d’échanges entre les équipes et services. Elle peut également passer par une structuration des phases de communication.
Ainsi, il est possible de mettre en place plusieurs suivis, dont un suivi quotidien par exemple et très certainement une réunion hebdomadaire. Ce sera l’occasion de points réguliers pour se dire les choses, positives ou négatives.
Mieux comprendre les impacts survenus sur certaines provinces. Une bonne communication passe aussi bien évidemment par une communication, à la fois simple et visuelle.
Tout peut se faire parfois à travers différents outils, comme Slack, Skype ou un outil collaboratif plus large que la seule communication ; comme notre logiciel de gestion de projet dédié.
3️⃣ Reporting et documents support
Toujours dans l’esprit d’une meilleure lisibilité et pour rebondir sur la nécessite d’une communication performante :
↘ Il est essentiel de privilégier des éléments récapitulatifs, ainsi que des tableaux de bord et autres reporting.
Cela permet de faire circuler l’information, que chacun sache où en sont le projet et son niveau d’avancement, tout comme les contraintes rencontrées ou les retards.
Ce type de documents offre également un niveau de centralisation et de partage de la connaissance projet, qui ne peut que renforcer la lisibilité du projet.
Notamment en cas de turnover, il est primordial de recenser :
- les finalités du projet,
- les budgets et délais définis en amont,
- la liste des rôles
- et les grandes étapes du projet.
Cela permettra une montée en compétences plus rapide et une meilleure immersion des nouveaux collaborateurs dans le projet.
Par ailleurs, si l’équipe projet sera parfaitement informée ; l’accessibilité des documents de reporting enlèvera sans doute un facteur stress de la part de la direction qui sera en mesure de s’informer de manière autonome sur la réussite future du projet.
L’ensemble des documents en amont sert à fonder les guidelines du projet et à fédérer l’équipe projet.
4️⃣ Processus et outils
Le dernier facteur qui permet d’optimiser la visibilité autour d’un projet passe par la définition des bons process. Mais aussi leur pleine adoption par les équipes opérationnelles.
Faute de quoi, il n’y aura pas d’implication, pas d’engagement et il sera quasi impossible de tenir les objectifs.
Le bon outil, digital de préférence, à l’heure de la transformation digitale, permet de suivre, communiquer, centraliser et arbitrer autour du projet. Il simplifie la lisibilité.
Tout en offrant une accessibilité permanente et en temps réel de toutes les informations liées au projet.
Bien entendu, si l’idée soutenue dans l’article est d’optimiser la visibilité du projet, il conviendra de faire un choix judicieux sur :
→ la représentation de celui-ci,
→ son accessibilité en fonction des acteurs du projet,
→ ou encore son utilisation au quotidien.
Il en existe de très nombreux, déjà exposés ici à plusieurs reprises. Et forcément sur des critères de lisibilité, de simplicité et de visualisation rapide et claire, notre logiciel de gestion de projet maison tire forcément très bien son épingle du jeu.
Planification intuitive et visuelle, pictogrammes pour communication en images, fonctions de partage, de stockage ou RSE…
Tout est réuni dans Bubble Plan pour répondre parfaitement aux facteurs précités et donc à la réussite des projets engagés.
Vous pouvez à loisir le tester et constater par vous-même l’importance de l’identification rapide des tenants et aboutissants d’un projet.
Fort de sa dernière nouveauté, qui accentue reporting et documents supports, cet outil de pilotage projet, gratuit (en partie) devrait répondre pleinement aux priorités de vos projets, mises en évidence ici.
Leave a Comment