La méthode kanban, une des bases historiques de l’Agile, intègre maintenant notre outil de gestion de projets. Une nouveauté très attendue qui ouvre de nouvelles perspectives et renforce la souplesse de la solution pour suivre de multiples problématiques.
Cette fonctionnalité a été conçue pour aller au-delà de la seule approche kanban. Il répond pleinement aux attentes actuelles des utilisateurs de Bubble Plan. Nous allons donc découvrir cette nouvelle fonctionnalité freemium et ses spécificités, selon les versions de l’outil de pilotage projets. Mais aussi, les problématiques et bénéfices qu’elle vient couvrir.
Une révolution unique, qui plus est, puisque toujours fier de son positionnement innovant, Bubble Plan ne se contente pas d’une approche soit Planning, soit Kanban… Ni même d’un kanban classique, comme dans Trello…
Une fois, encore notre update va plus loin pour un mode kanban unique et personnalisable.
Je vous dis tout pour la découvrir, la mettre en pratique et en comprendre les diverses possibilités offertes ; pour répondre simplement à toutes questions sur le comment et le pourquoi d’un kanban dans Bubble Plan.
Définition du Kanban
Pour rappel, la méthode KANBAN est une des approches agiles les plus utilisées ; caractéristique d’une structuration sous forme de colonnes. Cette méthode d’origine japonaise, dont le nom signifie « étiquette » organise les tâches / missions sous forme de tableau. Tableau dont les colonnes représentent le processus d’avancement, de réalisation ou de priorité.
Progressivement, les « étiquettes » (pensez à une bulle de Bubble Plan par exemple) sont déplacées dans le tableau kanban, au rythme de leur état.
On retrouve par exemple le très classique kanban à 3 colonnes : A faire, En cours, Fait. Le basique de la gestion de tâches et d’organisation du quotidien. Bien sûr, la logique de cette méthode peut se décliner en de multiples variantes ; sans limite de métiers ou de nombre de colonnes.
Pour en savoir plus, vous pouvez également retrouver nos ressources sur le site Bubble Plan dont celle définissant en détail la méthodologie kanban.
Quels intérêts de cette méthode agile ?
Cette technique de management projet très connue présente plusieurs avantages, qui viennent dans notre cas, renforcer l’ADN de Bubble Plan ou tout naturellement l’enrichir de nouveaux atouts.
Une information plus structurée
L’organisation en colonnes du kanban permet une lisibilité accrue des thématiques ou des actions à mener.
On peut focaliser sur une seule colonne pour identifier immédiatement, de manière groupée, l’ensemble des opérations y correspondant. La verticalité des informations assure une consultation rapide et fluide.
Kanban, une méthode simple et visuelle
La logique de classement et de déplacement des éléments, très intuitive, en passant d’une colonne à l’autre, rend cette méthodologie accessible à tous et facilitatrice pour le management.
Elle est également très claire et graphique, surtout quand on utilise des étiquettes de couleur (en post-it…ou en digital). On comprend ainsi, tout de suite, l’état ou l’étape ; mais également via le code couleur, la personne concernée, la priorité ou encore la thématique.
Un contrôle de la charge de travail facilité
L’approche kanban offre une visibilité importante sur la charge de travail, puisque les cartes s’accumulent (ou non) dans les colonnes. Que vous organisiez votre tableau par collaborateur, par action à réaliser, par priorité, …ou autre ; vous savez d’un coup d’oeil le volume d’étiquettes dans la colonne.
Bien sûr, c’est une vue d’ensemble qui ne donne pas forcément d’informations sur l’urgence, la date ou encore la durée réelle du sujet catégorisé. Mais cela donne tout de même une bonne tendance dans la conduite du projet quant aux problématiques.
Pourquoi cette fonctionnalité dans Bubble Plan ?
Bubble Plan a toujours mis un point d’honneur à développer sa solution de planification et gestion de projets, pour et avec ses utilisateurs. De plus en plus nombreux, les attentes foisonnent forcément et l’extension de nombreuses équipes amène forcément à un nouveau regard, de nouveaux besoins, pour plus de transversalité.
Le mode kanban était donc une réponse naturelle pour des périmètres clients où le nombre d’utilisateurs, les différentes équipes, obligent à encore plus de souplesse sur les méthodologies de gestion de projets ou d’activités. Sans quoi, il est impossible d’avoir de la transversalité et de regrouper les équipes sur un outil unique…
Si, Bubble Plan n’a donc pas vocation à revoir ses forces différenciantes (simplicité, planification, management visuel, accompagnement utilisateur, …) ; nous sommes disposés à intégrer de manière intelligente, toute fonctionnalité répondant à une problématique légitime et récurrente.
Nous avons donc fait « d’une pierre deux coups » en venant couvrir plusieurs besoins avec cette nouvelle fonction. Facilitatrice en planification, en suivi de process ou encore en gestion de tâches :
-> la fonction kanban de l’outil et ses options, démultiplie les opportunités, tant pour les novices…que pour les experts.
Bubble Plan restant résolument un logiciel de gestion projets, capable d’accompagner des utilisateurs très variés.
Comment trouver, utiliser et piloter la fonction kanban ?
Comme toujours les nouveautés dans l’outil sont signalées par un petit picto NEW orange (dès que possible). Il vous sera donc facile d’identifier les dernières évolutions de cette rentrée ; même si vous avez raté le message d’accueil ou la dernière newsletter.
Sur le kanban, nous avons intégré un sélecteur, dans le menu principal, permettant de passer en un clic, du mode planification au nouveau mode. Il apparaît dès lors que vous êtes dans un projet, existant ou nouveau. Par contre, la création de projet se fait automatique en mode planning ; puisque c’est l’ADN de Bubble Plan.
La bascule sur la vue kanban ne donne lieu, au départ, qu’à une seule colonne (étrange me direz-vous !), pour répondre aux multiples possibilités couvertes. Je vous détaillerai cela dans le paragraphe à suivre.
Un simple clic sur le bouton + ouvre automatiquement 3 colonnes, classiques dans leur rôle de suivi.
Vous pouvez les conserver comme tel si elles vous conviennent ainsi…
en ajouter via le bouton + (à droite) ; ou les réorganiser en simple glisser-déposer (comme pour les lignes).
Vous pouvez également les éditer, en changeant le titre, les couleurs…et même les pictogrammes. Le management visuel dans Bubble Plan a toujours été une force ; l’arrivée du kanban ne fait que renforcer celle-ci.
Pour cette personnalisation (et quelques autres options), il vous suffit de cliquer sur le menu de chaque colonne ; représenté par les 3 bulles.
Attention toutefois :
-> compte tenu de sa fonction et des automatisations de Bubble Plan, si la colonne backlog peut être renommée, elle conservera sa destination (évoquée juste un peu plus bas). Il est donc déconseillé de s’en servir à d’autres fins que ce qu’elle signifie.
Une nouvelle façon d’utiliser notre solution
Une fois, le kanban constitué :
-> vous n’avez qu’à y déplacer vos éléments d’une colonne à l’autre ou à les y créer directement ; en glisser-déposer depuis le menu principal ou via un clic droit.
Dans la vue kanban, vous retrouvez des éléments avec ou sans dates. C’est la grande nouveauté de Bubble Plan ! Les éléments (bulle ou jalon) sans dates et sans étiquette kanban (appelée étape dans notre logiciel de gestion de projets) sont automatiquement placés dans la colonne Backlog (nous y reviendrons quant à son usage). Les autres, avec ou sans dates, seront logiquement dans vos colonnes ; classés par ordre chronologique (si date il y a).
Si vous rebasculez en vue planning, vous retrouvez tous vos éléments, disposant de dates…enrichis de l’étape kanban éventuelle.
Les options complémentaires associées à cette nouvelle fonctionnalité se retrouvent dans la rubrique Avancement (avec l’intégration des étapes créées) et dans les options avancées des Dates (pour la suppression pure et simple d’une temporalité).
Un kanban au final pas si classique ; donc que faire de ces différentes utilisations ?
Quelles applications pour cette option kanban ?
Comme je l’ai évoqué plus haut :
-> il s’agissait en intégrant cette fonctionnalité d’aller au-delà d’une simple méthode kanban et de répondre à différentes attentes utilisateur ; à des cas d’usage évoqués au fil des années avec les clients de Bubble Plan.
J’ai esquissé quelque peu ci-dessus différentes utilisations ; mais revoyons les plus en détail.
Certaines enrichissent en premier lieu la planification et l’usage « traditionnel » de Bubble Plan.
Backlog et Anticipation…
Une des limites de l’outil de planification était jusque-là, l’impossibilité de créer des éléments par anticipation. Juste parce que vous les aviez en tête, que vous vouliez les mettre à plat, sans savoir quand ils auraient lieu au final.
La nouveauté kanban offre maintenant la capacité à tout un chacun de :
1/ créer des bulles sans dates,
2/ de les avoir dans la colonne Backlog
3/ et de les planifier sereinement plus tard.
On évite donc de créer de « fausses » bulles dans le planning et l’on gagne en productivité, en se délestant d’une certaine charge mentale projet. Un atout attendu de longue date qui vous enchantera dès à présent :
-> pour encore plus de préparation et de maîtrise en amont !
Cette colonne automatique sert donc à recenser tous les éléments à planifier ou à organiser.
Il ne s’agit pas là à proprement parler de kanban… Mais je vous avais dit que cette fonction offrait plein d’alternatives nouvelles dans les usages nombreux de Bubble Plan.
Processing…
Notre solution de pilotage de projets était déjà bien connue pour ses atouts en matière de process via le management visuel. L’arrivée du mode kanban…et du système d’étapes, ajoute une capacité supplémentaire pour suivre des process. Il est donc maintenant possible de suivre vos bulles sur 3 angles essentiels pour vous : couleur, pictogramme…et maintenant étape.
Qu’il s’agisse de priorisation, de suivi de réalisation ou validation, de segmentation par canal, service, support ; ou encore de mettre en place une méthode Scrum. Cette option est parfaite pour vous.
Certains choisiront le combo gagnant : Planification + Process, avec le switch en vue kanban. D’autres peut-être feront simplement du suivi de processus en restant dans le mode kanban uniquement…
L’avantage de Bubble Plan est qu’il peut facilement répondre à vos différentes approches :
– qu’il s’agisse d’agile ou non ;
– de gestion de projets ou simplement d’activités ;
– et même pour du planning graphique ou de la gestion de tâches.
Et d’autres applications peuvent être comme je viens de le dire, combinées ou utilisées seules.
Kanban…
C’est l’utilisation évidente de cette fonctionnalité nouvelle de notre solution de gestion de projets, compte tenu de sa dénomination. Une méthode agile, avec glissement de colonne en colonne (selon un processus croissant…ou non) ; en partant (ou pas) du backlog (que l’on peut renommer si besoin).
Nous n’allons pas lister ici toutes les possibilités de conduite de projet d’un mode kanban. Ce sera peut-être l’occasion d’un prochain article, plus focalisé sur des cas pratiques ; fonction des métiers par exemple…
Répartissez vos éléments comme bon vous semble dans cette nouvelle vue (à ne pas confondre avec le tableau de bord Suivi d’avancement. Il est régi par un algorithme automatique facilitant l’analyse des projets). Avec un processus ou tout simplement des silos pour organiser le travail à faire (par collaborateur, phase, équipe, canal, …).
Pour aller encore plus loin, profitez des options de management visuel propres à Bubble Plan. Une approche projet claire, graphique et simplifiée car compréhensible du premier coup d’oeil, en fonction de vos critères et enjeux. Et ce n’est pas tout, avec une spécificité de ce mode kanban qui nous rend unique !
En quoi ce mode kanban est-il unique ?
Tant qu’à sortir une fonctionnalité kanban, il nous semblait important qu’elle puisse apporter quelque chose de plus que les nombreux autres outils déjà sur le marché.
Il a suffi de mixer les capacités d’organisation naturelles de notre logiciel de planification, avec le système de lignes :
=> pour imaginer un kanban unique, à double entrée.
Il est donc maintenant possible d’orchestrer dans ce mode, son projet, son activité, ses tâches ; dans une segmentation à la fois verticale (le propre de la méthodologie kanban) et…horizontale.
Une nouvelle expérience de pilotage projet
Finie la contrainte d’avoir X tableaux kanban et de passer de l’un à l’autre ; de devoir choisir sur son angle de tri unique des colonnes. Avec Bubble Plan, les possibilités sont doublées.
En termes d’usage et d’ergonomie, un mode kanban proposant :
-> un déplacement et une organisation des éléments (qui chez nous, ne sont pas forcément que des cartes…), sur deux axes.
Sans oublier, la logique de management visuel très riche pour la gestion de projets graphiques sous Bubble Plan.
Loin des freins des habituels outils kanban, la transposition en vue planning est simple et intuitive et vous choisissez librement de concevoir votre projet dans un mode ou un autre…
Par ailleurs, notre outil de pilotage de projets à penser à la dimension multi-projet. Vous retrouvez donc votre mode kanban sur :
– les usages de sous-projets,
– les vues consolidées
– et même (en version BUSINESS) dans le Planning des Intervenants.
Dans le cas où vos étapes sont différentes d’un projet à un autre, vous retrouvez toutes celles-ci dans votre vue globale. Si les étapes sont les mêmes, Bubble Plan compile tout seul les colonnes, dans un méta kanban intelligent et global.
Si nous essayons d’enrichir à chacun de nos updates (trimestriels), les différentes versions de Bubble Plan.
Celui-ci est vraiment particulier, puisque l’arrivée de cette fonctionnalité kanban, ouvre des perspectives inégalées. Tant dans l’approche projet que dans la transversalité ou la qualification experte de notre outil de gestion de projets.
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