Gestion des congés : projets et charge de travail optimisés !

Longtemps espérée, la gestion des congés est une fonctionnalité, enfin disponible, dans la version Business de notre solution de gestion de projets.​ Votre gestion des congés Excel ne vous manquera pas longtemps !

Si nous n’avons pas vocation à remplacer un outil SIRH, il est souvent très utile en mode projet de maîtriser la charge et la disponibilité des collaborateurs. À ce titre, l’une des dernières nouveautés de cette fin d’année, permet donc de gérer les congés, absence et autres ; au sein de Bubble Plan.​

Comment fonctionne cette nouvelle option ? Où la trouver et comment aller encore plus loin ? ​

Je vous dis tout dans ce nouvel article sur les updates de notre logiciel de gestion de projets collaboratif.

Où programmer cette gestion de congés dans Bubble Plan ?

Plus besoin d’une bonne mémoire de gestion des congés (savoir qui part et quand) ! Et encore moins d’un énième logiciel de gestion des congés ! Bubble Plan en possède désormais la fonction ! Comme précisé, et afin de garder une interface simple pour la plupart de nos utilisateurs, cette fonctionnalité « plus experte » n’est disponible qu’en version Premium BUSINESS.​

La gestion des congés a ainsi été intégrée dans le tableau de bord Agenda. Ce tableau de bord possède une approche calendrier qui permet de créer simplement des actions hors projet. Mais aussi, maintenant, des plages temporelles concernant les congés et absences.​

En un clic, vous définissez de quand à quand le collaborateur sera indisponible. Et ce, depuis son agenda (en filtrant sur son nom). Ce qui permet aussi directement aux utilisateurs de déclarer leurs absences.​

Une journée, une semaine, un mois, peu importe…​

Vous pouvez nommer cette période (congés, RTT, …) et lui assigner un %. En règle générale, pour des congés, il s’agit de 100% ; puisque vous serez absent toute la journée.​

​Une plage orangée s’intègre alors sur l’agenda…

Est-ce limité aux seuls congés ou peut-on aller plus loin ?

Un sélecteur icônique (toujours visuel chez Bubble Plan) permet de symboliser des congés, une formation ou même du temps partiel. Nous ne nous sommes donc pas limités à la seule gestion des congés. D’autres motifs d’absences sont possibles et surtout la disponibilité n’est plus seulement liée à de la charge déclarée (dans les actions).​

L’intégration des temps partiels apporte, en effet, une vraie plus-value dans la conduite de projets et l’analyse des ressources. S’il peut s’agit clairement de déclarer un temps partiel réel ; comme un collaborateur qui est à 80% ou à mi-temps. En mettant simplement un 20% ou un 50% associé…​

Eh oui, attention, on y déclare le taux d’occupation, donc il faut faire le calcul inverse à la disponibilité.

Il peut être ponctuel ou permanent. Mais il est aussi possible d’assimiler celui-ci à une gestion macro de la charge de travail sur les projets.

Peut-on simuler une charge globale avec cette nouvelle option ?

Toujours prompts à apporter de la souplesse et à penser des fonctionnalités un peu plus larges que le pour la destination première, il est possible aujourd’hui de « détourner » la gestion des congés de notre outil collaboratif.

On pourra ainsi à partir des temps partiels considérés, par exemple, la disponibilité projets d’un collaborateur. Ou encore sa charge moyenne du quotidien.​

Il n’est, en effet, pas rare que le quotidien occupe une partie du temps et vienne ainsi impacter la charge pour les projets. Comme il n’est pas rare qu’en mode projets, on nous affecte qu’à X% de notre temps.

N’oublions pas de rappeler que beaucoup de chefs de projets et de participants sont souvent en mode projet, par défaut, sans que ce soit leur rôle premier…​ Enfin, lorsque vous attribuez des actions à un Intervenants, dans une bulle, le nombre d’actions qui lui sont déjà affectées apparaît à côté de son nom. Sans oublier qu’en masquant les éléments dans votre Planning des Intervenants, vous pouvez voir sous forme d’histogramme la charge de travail des Intervenants.

Dans ce cadre, avec la gestion des congés et la symbolique du temps partiel, il est facile de venir dire que je suis occupé globalement à 30% de mon temps par mes tâches quotidiennes et donc que seuls 70% de mon temps est affectable aux projets. L’intégration dans l’agenda d’une période en temps partiel, avec 30% de taux d’occupation, viendra forcer le calcul de charge de travail… Pour ne considérer que 70% de disponibilité sur les projets.​

Si c’était déjà plus ou moins possible à faire avant (ou en version TEAM, encore maintenant), cette nouvelle fonctionnalité Congés rend les choses bien plus simples… Comme le veut l’approche globale de Bubble Plan pour la gestion de projet.​

Les changements qu’implique la charge globale

​Attention, malgré tout, cette logique s’applique de manière plutôt globale, il n’est donc pas possible de l’appliquer par projet. Il s’agira donc d’un impact au mode projet dans son ensemble, sur la charge globale.​

Cela induit quelques changements graphiques dans la gestion de charge du Planning des Intervenants. En effet, les congés et assimilés restent visibles sur l’overlay de charge, même pour les dates antérieures.​

Désormais, vous aurez des plages de couleur, en amont du marqueur de date vert. Ce dernier symbolise les congés, formations et temps partiels. Vert, orange…et gris… le rouge dans ce cas précis étant remplacé par une couleur moins « agressive ».​

Une bonne façon d’aller encore plus loin dans la conduite et la planification de vos activités et projets. Même si la gestion des congés est aujourd’hui réservée à la version BUSINESS, couvrant ainsi un besoin plus « expert » ; elle apporte une dimension supplémentaire pour l’organisation des ressources et des temps de travail.​

Les disponibilités et la charge sont souvent des enjeux importants pour limiter les frictions, le flux tendu, les erreurs ; il était donc essentiel de franchir ce cap fonctionnel dans notre outil de gestion de projet visuel. Simple et intuitif, cela n’empêche pas d’être complet et d’accompagner les projets complexes ou détaillés.​

De nouvelles bases pour 2023

On poussera, tout au long de 2023, cette logique de grandir encore sur des sujets de pilotage de projets. En effet, cette logique est plus habituelle dans les usines à gaz du secteur ou les outils métiers. Tout ceci, dans le but de donner à tous, des perspectives extrêmement pointues à l’avenir. Que vous soyez un chef de projet avec de l’expérience, un manager qui doit contrôler toutes les variables ou un novice en gestion de projet ! Grâce à Bubble Plan, vous apprendrez très vite en évoluant sur des besoins chevronnés (un cas des plus fréquents)…​

Une nouveauté pour bientôt : la bibliothèque de bulles

Prochainement, vous pourrez également découvrir une autre nouveauté, en BUSINESS, avec la bibliothèque de bulles ; pour un gain de temps important en création-modification de vos plannings en ligne.