Optimisation des Intervenants virtuels, en gestion de projet BUSINESS

Lors du dernier update de notre logiciel de gestion de projet, nous avons choisi de faire évoluer l’utilisation des Intervenants virtuels. Cela rejoint une volonté de nombre d’utilisateurs.

Ce grand changement de l’approche de notre version BUSINESS (également disponible en version ENTERPRISE) permet de changer complètement la gestion de projet avec Bubble Plan.

Je vous emmène donc découvrir cette amélioration importante et les incidences de celle-ci ; à la fois sur les usages habituels, mais aussi pour ceux pour qui notre outil collaboratif de pilotage projet ne couvrait pas les problématiques.

N’hésitez pas à commenter cet article, pour apporter votre propre regard. Mais aussi et surtout vos mécaniques de conduite de projet avec cette fonctionnalité. Vos expériences serviront aussi bien aux lecteurs en BUSINESS qu’en ENTERPRISE.

Qu’est-ce que la ressource Intervenants Virtuels ?

Tout d’abord, rappelons que les Intervenants virtuels sont l’une des 3 ressources disponibles de Bubble Plan. Afin d’intégrer et suivre des acteurs du projet.

Cette ressource, représentée par un avatar noir, qualifie des acteurs (ou autres) ; qui ne disposent pas de licences dans Bubble Plan. Elle permet aussi bien de modéliser des ressources physiques, géographiques ou autres. Et tout cela, en fonction de vos besoins projets.

Pas de licence donc pas de compte et d’email ; ce qui veut dire qu’il n’y a aucune logique collaborative ou d’alerte derrière les Intervenants virtuels.

Mais dans la majorité des projets, même s’il y a une équipe projet en place, il est toujours utile de pouvoir identifier d’autres aspects des phases et missions du projet.

C’est encore plus valable si vous utilisez notre outil de gestion de projet visuel, en méthode agile. En effet, avec cette méthode la circulation de l’ensemble des informations est indispensable.

Comment s’intègre cette amélioration dans notre outil ?

Pour ceux qui sont en version gratuite ou TEAM, aucun changement apparent. Les Intervenants virtuels restent circonscrits à la fonction Intervenants de vos bulles et jalons.

Par contre, si vous disposez (ou testez actuellement) notre version BUSINESS. Vous pouvez découvrir une révolution au sein des Actions (en planification avancée).

En effet, il est maintenant possible d’affecter une action à tous les types d’intervenants. Bien sûr, les Intervenants virtuels ne font plus abstraction !

La liste déroulante donne accès à tous les acteurs virtuels et tags de votre pré-liste. Que vous pouvez consulter dans la rubrique Paramétrages). Elle permet aussi de visualiser ceux intégrés manuellement sur le projet. Grâce à la fonction Intervenants, en l’ajoutant tout simplement).

Cette optimisation des process projet fait également apparaître un nouvel avatar, noir barré. Il représente les anciens intervenants retirés du projet. Cela vous permet de pouvoir également suivre l’antériorité des affectations.

Cela amène également l’intégration de cet intervenant particulier, dans le Tableau de bord Gestion des actions (puisqu’on peut maintenant lui en attribuer).

Quels sont les avantages BUSINESS sur les Intervenants Virtuels ?

En BUSINESS, vous pouvez donc maintenant affecter vos actions à des ressources virtuelles. Soit en amont d’un déploiement, soit simplement parce qu’il n’y aura pas de collaboratif sur ces ressources.

Pour un chef de projet averti, qui pilote seul son projet… Mais qui doit matérialiser et suivre l’ensemble des effectifs internes et externes… C’est une révolution fonctionnelle.
Plus besoin de « tricher » avec la fonction Équipes. On pioche directement dans les Intervenants virtuels.

On pourra ainsi suivre en Gestion des actions (et redistribuer), l’ensemble des tâches de ces ressources, les valider soi-même et les réorganiser au besoin en glisser-déposer (voir le fonctionnement du Tableau de bord).

Mais le fait d’ouvrir l’affectation aux Intervenants virtuels offre bien d’autres avantages.
En effet, cela induit que les options de la planification avancée des Actions est aussi disponible. Ceci inclut aussi le suivi des temps. Ainsi bien entendu que la charge de travail.

Vous pouvez donc maintenant en version BUSINESS, simuler et suivre le temps affecté aux tâches de vos intervenants virtuels. Ainsi que la charge relative de ces ressources.

Pour les chefs de projets et équipes projets, qui devaient piloter des ressources externes – ou des collaborateurs non intégrés – de manière fine, cela change tout. D’autant plus qu’ils devaient prendre en compte leurs disponibilités !

Il est donc plus pratique que chaque collaborateur soit autonome et vienne renseigner son temps passé sur une tâche. Néanmoins, ce n’est pas toujours possible ou souhaitable…
Il faut donc pouvoir anticiper et orchestrer son projet de manière réaliste.

Mais sans les embarquer dedans, bien évidemment. C’est désormais possible avec ce nouvel update et l’évolution de la fonction Intervenants virtuels.

Quels exemples métiers de gestion de projet pour cette évolution ?

J’ai souvent l’occasion d’échanger avec les utilisateurs de notre logiciel de planification projet.
Les utilisations sont variées et les besoins multiples. Ainsi, ce sont ces échanges qui ont permis de définir la pertinence de cette évolution des Intervenants virtuels.

Acteurs du secteur immobilier

Nous avons bon nombre d’acteurs de secteur Immobilier par exemple.
Architectes, promoteurs, constructeurs, agences… Et l’une des problématiques principales pour le pilotage des plannings chantiers…

Par exemple, le fait que l’ensemble des acteurs sont souvent externes.
Modéliser son projet de chantier sans pouvoir y intégrer et charger les entreprises prestataires. Ainsi que les différents corps d’état était ainsi un vrai problème.

Le coordinateur peut maintenant affecter ses tâches aux intervenants (gros œuvre, charpente, électricité, …). Il peut avoir une vraie vue d’ensemble sur qui fait quoi et quand …
Désormais, quand il gère de multiples chantiers en parallèle, le coordinateur peut maintenant, via le Planning des Intervenants, suivre la charge des prestataires et tout réorganiser si besoin.

Agences marketing et collectivités territoriales

Cette réflexion peut également se transposer à nos agences marketing ou communication ; en remplaçant les projets de chantiers par des plans de communication, lancements de produits et autres campagnes. Et les corps d’état par les métiers satellites de cet univers d’intervention.

Autre exemple du même type, pour les collectivités territoriales ou nos communautés d’agglomération (Mont St Michel Normandie, Lille Métropole, Grand Paris Sud, …).

Elles sont souvent confrontées à une multiplicité de partenaires, d’organismes tiers, d’élus ; et l’arrivée des Intervenants virtuels dans les Actions (en BUSINESS seulement) est particulièrement bienvenue.

Les professionnels en PME

Dernier cas (même s’il y en aurait plein d’autres possibles) : les petites structures et les indépendants. Elles ont très souvent pour des questions budgétaires ou humaines.

Notamment, le besoin de piloter les projets ou leurs activités, avec leur seul chef de projet (pas d’équipe, pas d’autres services). Ne pas avoir une vue d’ensemble peut vite devenir handicapant…

C’était donc un frein important ; et parfois une cause de non-choix de Bubble Plan…

C’est donc maintenant parfaitement cohérent de nous tester…d’autant plus que l’outil de gestion de projet à la bulle est clairement adapté ; en termes d’approche, de simplicité et d’accessibilité.

Une nouvelle amélioration de Bubble Plan, qui, si elle reste limitée aux versions « expertes », apporte une nouvelle dimension et ouvre encore le champ des possibles.

Notre solution de pilotage de projets se veut donc de plus en plus adaptée à son marché ; et cohérente avec les manques du secteur et l’attractivité fonctionnelle attendue de cibles moins habituées aux logiciels classiques (et aux usines à gaz).

Une évolution qui respecte l’ADN de l’outil ; puisqu’elle n’induit pas plus de complexité à l’usage…

C’est un engagement de notre startup et nous souhaitons maintenir longtemps les valeurs de la française Bubble Plan. Ainsi que ses atouts différenciants (Simplicité, Management visuel, Planification, Intuitivité et Évolutivité).