Comprendre les Notifications et Alertes sur Bubble Plan

Aujourd’hui, on s’intéresse à l’un des principes collaboratifs de Bubble Plan : les Notifications et les Alertes.

En plus de la discussion instantanée et de la centralisation des documents, notre outil de gestion de projet propose de renforcer les interactions et donc l’approche collaborative, grâce à deux fonctionnalités/options.

Il est important de bien les comprendre pour mettre en place parfaitement vos process internes et créer la bonne dynamique autour de vos projets, plans d’actions ou gestion d’activités diverses.

Comment les notifications et alertes fonctionnent sur notre outil ? Suivez-moi dans les subtilités de Bubble Plan, pour encore plus de maîtrise !

Maîtriser les notifications dans Bubble Plan

On ne peut pas vraiment parler de fonctionnalité, puisqu’en la matière vous ne pilotez pas vraiment les notifications. Il s’agit plus d’un fonctionnement induit par vos choix, qui génère toute la dynamique collaborative du logiciel de suivi projet.

Que sont ces notifications ? Tout simplement, les messages d’informations que l’outil vous adresse automatiquement, en temps réel sur son interface, pour vous prévenir ou vous rappeler quelque chose.

Ces notifications sont matérialisées par une petite cloche, à plusieurs endroits sur Bubble Plan. Elles viennent indiquer une attribution d’action, un changement sur un élément auquel vous participez, un message que ce soit un commentaire ou le chat.

Des rappels et alertes pour un projet maîtrisé

Dans Bubble Plan, les notifications se déclinent en deux types complémentaires. Les alertes sont des rappels programmables liés au début ou à la fin d’une tâche (ou « bulle »), offrant une grande flexibilité. Configurables en nombre de jours avant ou après un événement, elles s’adaptent automatiquement aux changements de dates. Ces alertes peuvent cibler un utilisateur individuel ou toute l’équipe. Parallèlement, les notifications automatiques informent les membres de l’équipe des modifications cruciales :

• changements de dates,
• ajouts ou suppressions de pièces jointes,
• modifications de description ou de titre,
• ou de nouveaux commentaires.

Elles fonctionnent pour tout membre ayant une licence dans l’outil, qu’il s’agisse d’une licence collaborative ou simplement consultative. Vous pouvez même vous abonner à l’ensemble des notifications d’un projet, pour ne pas recevoir seulement ce qui vous concerne.

Cela peut notamment être utile lorsque l’on est chef de projet et que l’on veut tout contrôler. Cette option est disponible dans la zone de notifications d’un planning projet (via le menu latéral à droite).

Options de personnalisation

L’un des points forts de Bubble Plan réside dans sa capacité de personnalisation. Chaque utilisateur peut ajuster ses préférences de notification dans la rubrique « Mon compte ». Vous avez la possibilité de choisir la fréquence d’envoi des synthèses, allant d’un envoi immédiat (toutes les 15 minutes) à un rapport quotidien. Cette flexibilité permet de recevoir uniquement les informations essentielles, sans risquer d’être submergé par des notifications superflues.

Quand vous avez une notification non lue, celle-ci apparaît sous la forme de cette cloche rouge, que l’on peut trouver sur la vignette du projet, dans la liste des projets actifs. Ou encore sur votre avatar, pour ce qui est des notifications mutli-projets.

Ces notifications sont également présentes sur votre tableau de bord personnel et vous recevez quotidiennement la synthèse dans votre boîte mail. Une fois par jour, cela peut sembler peu.

Mais cela permet d’engager les collaborateurs dans l’outil. Et évite surtout d’être noyer sous les mails intempestifs (comme c’est le cas dans beaucoup d’outils). Des mails sur les notifications en temps réel et l’information perd tout son sens, on finit par ne plus la regarder.

Vous pouvez toutefois décider de recevoir cette synthèse selon vos besoins, dans la rubrique « Mon compte » (Avatar). Pour ensuite choisir une configuration d’envoi, avec la fréquence de ces mails de notifications.

Pilotage administratif avancé

Pour les chefs de projet, Bubble Plan offre un niveau de contrôle sophistiqué. Via les « droits d’accès » du projet, les administrateurs peuvent gérer finement les notifications. Il devient possible de cibler des notifications pour des personnes spécifiques, d’activer ou désactiver les notifications projet par projet, et de s’assurer que chaque membre reçoit exactement les informations qui le concernent.

Et comme celles-ci, automatisées par notre solution, ne peuvent se suffire à elles seules pour une pleine dynamique d’équipe… Nous avons créé les alertes.

Orchestrer avec les alertes

Pour le coup, il s’agit là d’une fonction qui adresse un mail informatif pour rappeler un élément, important à vos yeux. Il n’y a pas dans l’interface de lieu central où toutes vos alertes seraient reprises.

Cette fonctionnalité Alertes se trouve lorsque vous cliquez sur un de vos éléments, dans les options à droite. Elle vous permet de programmer un ou plusieurs envois d’emails pour vous signifier un rappel, à l’échéance choisie.

Toute la subtilité de ces alertes est en effet là. Vous demandez à Bubble Plan d’adresser un mail, à J-X ou à J+X, en fonction de la date de début de votre élément.

Cela peut permettre de ne pas oublier de préparer un dossier et de le faire à un moment où vous savez par avance que vous aurez du temps. La réception du mail vous évitera de l’omettre et de partir sur autre chose.

Vous pouvez créer autant d’alertes que vous voulez sur un élément et vous pouvez ainsi complètement cadencer vos process. Par exemple, générer sur un jalon clé une alerte à J-15, une autre à J-7 et une autre à J-1 , histoire de vous garder conscient de cette priorité.

Ces alertes sont soit personnelles, soit à destination de tous les participants de l’élément en question (en activant l’option switch prévue à cet effet). Un bon moyen pour un chef de projet d’automatiser tous les rappels en push mail auprès de ses équipes, avec des alertes au bon moment.

Pour conclure…

Voilà vous savez maintenant mieux comment fonctionne ce point collaboratif de Bubble Plan et que les notifications et alertes sont au cœur des interactions et de l’automatisation de l’information dans notre logiciel de pilotage de projets.

Avec toutes ces informations, il vous sera sans doute plus facile d’anticiper, d’affiner vos process. Et sans doute de mieux programmer le fonctionnement de l’outil autour de vos équipes et partenaires. Plus question d’oublier quoi que ce soit et … en route pour une circulation de l’information performante.