Comprendre les Notifications et Alertes sur Bubble Plan

Aujourd’hui, nous nous intéressons à l’un des principes collaboratifs de Bubble Plan : les Notifications et les Alertes.

En plus de la discussion instantanée et de la centralisation des documents, votre outil de gestion de projet renforce les interactions, et donc l’approche collaborative, grâce à ces deux fonctionnalités.

Découvrez en détail ces fonctionnalités, comment les configurer, et comment les exploiter aux mieux pour concourir à la réussite de vos projets.

Maîtriser les notifications sur votre espace Bubble Plan

Grâce aux notifications, vous serez informé en temps réel de toutes les activités et de l’avancement de chacun. Un atout essentiel pour une collaboration efficace en équipe. Nous vous expliquons tout cela de manière simple !

Ce sont des messages d’informations que l’outil vous adresse automatiquement, en temps réel sur son interface, pour vous prévenir des modifications apportés aux projets par d’autres utilisateurs.

Ces notifications sont matérialisées par une petite cloche, à plusieurs endroits sur Bubble Plan. Elles viennent indiquer une attribution d’action, un changement sur un élément auquel vous participez, un message que ce soit un commentaire ou la messagerie projet. Si vous manquez les notifications dans l’outil, pas de souci, un récapitulatif vous est envoyé par mail (fréquence configurable).

Maintenant que vous avez bien saisi leur fonctionnement, nous vous montrons comment les configurer pour qu’elles simplifient votre quotidien !

Comprendre l’essentiel des notifications

Les options de personnalisation

L’un des points forts de Bubble Plan réside dans sa capacité de personnalisation. Chaque utilisateur peut ajuster ses préférences de notification dans la rubrique « Mon compte ». Vous avez la possibilité de choisir la fréquence d’envoi des synthèses, allant d’un envoi immédiat à un rapport quotidien. Cette flexibilité vous aide à filtrer les informations essentielles et empêche les notifications superflues de vous submerger.

Quand vous avez une notification non lue, celle-ci apparaît sous la forme d’une cloche rouge, que l’on peut trouver sur la vignette du projet, dans la liste des projets actifs, ou encore sur votre avatar, pour ce qui est des notifications mutli-projets. Ces dernières sont également présentes sur votre tableau de bord personnel.

Cela permet d’engager les collaborateurs dans l’outil. Cela évite surtout d’être noyer sous les mails intempestifs (comme c’est le cas dans beaucoup d’outils). Que vous ayez besoin d’avoir les infos en temps réel, ou que vous préfériez une synthèse quotidienne, vous choisissez le rythme d’envoi qui correspond à votre fonctionnement.

Par défaut, les notifications vous avertissent des modifications apportées aux bulles qui vous sont assignées (c’est à dire dont vous êtes intervenant). Cela convient à la majorité des usages en temps qu’acteur sur un projet. Mais si vous êtes chef de projet, vous pouvez souhaiter être averti de toute modification sur votre projet. Dans ce cas il vous suffit d’activer l’option « Activer toutes les notifications du projet » qui se trouve dans le menu des notifications.

Un pilotage administratif avancé

Vous pouvez également activer l’option “Recevoir toutes les notifications du projet” pour d’autres utilisateurs, depuis la section des droits d’accès. Cela garantit que chaque membre reçoit précisément les informations qui le concernent.

Bien que ces notifications, automatisées par notre solution, soient un excellent point de départ pour la dynamique d’équipe, nous avons ajouté les alertes pour aller encore plus loin. Découvrez leur fonctionnement juste en dessous !

Des alertes pour un projet maîtrisé

Les alertes sont des rappels programmables liés au début ou à la fin d’une tâche, offrant une grande flexibilité. Configurables en nombre de jours avant ou après un événement, elles s’adaptent automatiquement aux changements de dates. Ces alertes peuvent cibler un utilisateur individuel ou toute l’équipe.

Orchestrer avec les alertes

Il s’agit là d’une fonction qui adresse un mail informatif pour rappeler un élément, important à vos yeux.

Cette fonctionnalité Alertes se trouve lorsque vous cliquez sur un de vos éléments (bulle ou jalon), dans les options à droite. Elle vous permet de programmer un ou plusieurs envois d’emails pour vous signifier un rappel, à l’échéance choisie.

Cela peut permettre de ne pas oublier de préparer un dossier et de le faire à un moment où vous savez par avance que vous aurez du temps. La réception du mail vous évitera de l’omettre et de partir sur autre chose.

Vous pouvez créer autant d’alertes que vous voulez sur un élément et vous pouvez ainsi complètement planifier vos process. Par exemple, générer sur un jalon clé une alerte à J-15, une autre à J-7 et une autre à J-1 , histoire de vous garder conscient de cette priorité.

Ces alertes sont soit personnelles, soit à destination de tous les participants de l’élément en question (en activant l’option switch prévue à cet effet). Un bon moyen pour un chef de projet d’automatiser tous les rappels en push mail auprès de ses équipes, avec des alertes au bon moment.

Conclusion

Les notifications et alertes constituent des outils puissants pour optimiser la collaboration et le suivi de vos projets dans Bubble Plan.

En maîtrisant ces deux fonctionnalités et en les personnalisant selon vos besoins, vous pourrez mettre en place des processus efficaces et maintenir une communication fluide au sein de vos équipes ! Plus qu’un simple système d’information, c’est un véritable moteur de productivité pour vos projets.