Avez-vous déjà vu un projet partir dans tous les sens, avec des tâches qui se multiplient bien au-delà du prévu ? Selon le PMI (2023), 28% des projets dans les organisations performantes subissent encore du scope creep (portée d’un projet).
La portée d’un projet définit précisément ce qui doit être réalisé et ce qui ne l’est pas. C’est votre garde-fou contre le scope creep, ce phénomène qui fait dérailler même les projets les mieux planifiés
Ce qu’il faut retenir
- La portée d’un projet délimite précisément ce qui doit être réalisé et ce qui est exclu, pour éviter le scope creep
- Elle se compose de 5 éléments clés : objectifs SMART, livrables attendus, contraintes et limites, critères de réussite, et moyens alloués
- La définition de la portée suit 7 étapes : identifier les besoins, décrire les livrables, déterminer les limites, élaborer la WBS, allouer les ressources, rédiger la déclaration de portée et mettre en place un processus de gestion des changements
- Une déclaration de portée claire et validée par les parties prenantes est indispensable pour éviter les malentendus
- Le suivi régulier avec des outils comme Bubble Plan (Gantt, WBS, tableaux de bord) permet de maintenir le cap tout au long du projet
- La portée n’est pas figée : elle doit être révisée régulièrement avec un processus de gestion des changements structuré
Qu’est-ce que la portée d’un projet ?
La portée d’un projet délimite avec précision ce qui fait partie du projet et ce qui en est exclu. En d’autres termes, c’est une description détaillée de ce que le projet doit accomplir et, tout aussi important, de ce qu’il ne doit pas entreprendre.
Cette délimitation claire est essentielle pour éviter le phénomène redouté du « scope creep », ou dérive de la portée, qui peut rapidement faire dérailler même les projets les mieux planifiés.
Portée de projet vs portée de produit : quelle différence ?
Il est essentiel de distinguer deux concepts souvent confondus en gestion de projet.
La portée du produit décrit les fonctionnalités et caractéristiques du livrable final. Elle répond à la question : « Que doit faire le produit ? » Par exemple, pour une application mobile, la portée du produit inclut les fonctionnalités comme la connexion utilisateur, les notifications push et le système de paiement.
La portée du projet, quant à elle, définit tout le travail nécessaire pour créer ce produit. Elle répond à la question : « Comment allons-nous le réaliser ? » Elle englobe les phases de conception, de développement, de tests et de déploiement, ainsi que les ressources mobilisées.
Les éléments clés qui définissent le périmètre d’un projet
Pour bien cerner le champ d’action d’un projet, il est crucial d’en identifier les composantes principales :
- Objectifs : ce sont les buts spécifiques du projet. Ils doivent être clairs, mesurables et alignés sur la stratégie globale de l’organisation.
- Livrables attendus : il s’agit des résultats concrets que le projet doit produire. Ces éléments tangibles peuvent inclure des produits, des services, ou des améliorations de processus.
- Contraintes et limites : cette composante définit les frontières du projet, précisant ce qui est hors de son champ d’action. Elle inclut également les restrictions en termes de temps, de budget ou de ressources.
- Critères de réussite : ces indicateurs permettent d’évaluer si le projet a atteint ses objectifs. On doit les définir dès le début pour guider l’équipe tout au long de l’exécution.
- Moyens et budget alloués : cette partie détaille les moyens humains, matériels et financiers mis à disposition pour réaliser le projet dans les limites définies.
En définissant clairement ces éléments, l’équipe projet pose les fondations d’une exécution réussie. Une portée bien délimitée fait office de garde-fou, permettant de rester concentré sur l’essentiel et d’optimiser l’utilisation des moyens disponibles.
7 étapes pour établir la portée de votre projet
Une portée bien définie est un atout majeur pour mener votre projet au succès, en maintenant le cap sur les objectifs fixés tout en gérant efficacement les ressources disponibles. Cette définition nécessite une approche méthodique, qui s’articule en 7 étapes clés.
1. Identifier les besoins et objectifs
Commencez par une analyse approfondie des besoins des parties prenantes. Écoutez attentivement leurs attentes et leurs préoccupations. Sur cette base, définissez des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) qui répondent à ces besoins.
Assurez-vous que ces objectifs s’alignent avec la stratégie globale de l’organisation. Cette cohérence est essentielle pour garantir que le projet apporte une réelle valeur ajoutée à l’entreprise.
2. Décrire les livrables
Identifiez clairement les résultats tangibles que le projet doit produire. Chaque livrable doit être décrit en détail, en spécifiant ses caractéristiques, sa fonction, son importance dans le cadre global du projet et ses critères d’acceptation.
Ces critères serviront de référence pour évaluer si le livrable répond aux attentes et si vous pouvez le considérer comme achevé.
3. Déterminer les limites et contraintes
Cette étape est cruciale pour éviter le « scope creep », gérer les attentes et prévenir les futurs malentendus. Concrètement, elle consiste à désigner explicitement les limites du projet, c’est-à-dire ce qui n’en fait pas partie, ainsi que les contraintes de temps, de coût et de personnel.
4. Élaborer la structure de répartition du travail (WBS)
La WBS (Work Breakdown Structure) est un outil puissant pour décomposer le projet en tâches gérables. Elle consiste à créer une représentation hiérarchique de toutes les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.
L’utilisation de supports visuels comme des diagrammes ou des logiciels spécialisés vous aideront à mieux représenter la WBS. À condition d’en vérifier soigneusement l’exhaustivité et la précision, pour faciliter la compréhension et la communication au sein de l’équipe.
À noter : assurez-vous que la structure de répartition du travail couvre tous les aspects du projet sans omission ni redondance.
5. Allouer les ressources et le budget
Une fois la WBS représentée, place à l’estimation des ressources nécessaires pour chaque tâche identifiée. Le budget prévisionnel inclut les collaborateurs, le matériel, les logiciels et les coûts, sans oublier une marge pour les imprévus.
Cette allocation doit évidemment être en adéquation avec les objectifs du projet. Si ce n’est pas le cas, il peut être nécessaire de revoir la portée ou de négocier des déploiements supplémentaires.
6. Rédiger la déclaration de portée
La déclaration de portée est un document clé qui synthétise tous les éléments définis jusqu’à présent. Elle doit mentionner les objectifs, les livrables, les limites, les contraintes et les ressources allouées.
Pour que toutes les personnes concernées comprennent cette déclaration, vous devez la rédiger avec clarté et précision, en évitant le jargon technique excessif. Vous devez également la soumettre à la validation des principales parties prenantes. Leur accord formel sur la portée du projet est en effet crucial pour éviter tout malentendu dans le futur.
7. Mettre en place un processus de gestion des changements
Les changements sont inévitables dans la plupart des projets. D’où la nécessité de créer un système pour suivre et évaluer les modifications proposées à la portée du projet :
- Établissez un processus clair d’approbation des changements.
- Définissez qui a l’autorité pour valider les modifications et dans quelles conditions.
- Mettez en place des stratégies proactives pour prévenir le « scope creep ».
Ces stratégies peuvent inclure des revues régulières de la portée et une communication constante avec les parties prenantes sur les limites du projet.
Les bonnes pratiques et outils pour une gestion efficace de la portée
Une fois la portée de votre projet définie, il est crucial de la gérer efficacement tout au long de son cycle de vie. La clé du succès réside dans un équilibre entre flexibilité et rigueur. En adoptant ces quelques bonnes pratiques et en utilisant les solutions et méthodes appropriées, vous améliorerez votre capacité à maîtriser efficacement la portée de votre projet.
Impliquer continuellement les parties prenantes
L’engagement continu des parties prenantes est essentiel pour une gestion efficace du périmètre du projet. Cela repose sur trois piliers :
- Communication régulière : organisation de réunions d’avancement fréquentes pour tenir les parties prenantes informées des progrès et des défis.
- Feedback proactif : sollicitation des retours des parties prenantes sur l’avancement du projet et les éventuels ajustements nécessaires.
- Gestion des attentes : vérification de la bonne compréhension de ce qui est inclus ou non dans la portée du projet par toutes les parties prenantes.
Réviser régulièrement la portée
Il est important de souligner que la portée d’un projet ne reste pas figée. Une révision régulière est donc nécessaire pour s’assurer qu’elle reste alignée sur les objectifs de l’organisation :
- Audits de portée : effectuez des audits périodiques pour vérifier que toutes les activités en cours correspondent bien à la portée définie.
- Ajustements contrôlés : si des changements sont nécessaires, assurez-vous qu’ils sont évalués, approuvés et documentés selon le processus de gestion des changements établi.
- Analyse d’impact : pour chaque modification proposée, évaluez soigneusement son impact sur le calendrier, le budget et les ressources du projet.
Utiliser des outils de gestion de projet adaptés
Les bons outils peuvent grandement faciliter la gestion de la portée du projet. Parmi ceux-ci : les logiciels de gestion, de mind mapping et de collaboration ou encore les tableaux Kanban digitaux.
La bonne nouvelle : Bubble Plan vous propose des fonctionnalités complètes pour définir, visualiser et suivre la portée du projet. Et ce, en mobilisant différentes méthodes traditionnelles, allant du diagramme de Gantt à la WBS en passant par le tableau de bord.
Mettre en place une culture de vigilance
Au-delà des techniques, il est important de cultiver une mentalité de vigilance au sein de votre équipe projet. Cela passe par une démarche de formation continue, de responsabilisation des collaborateurs et de valorisation – avec notamment la célébration des succès.
La portée de projet, clé de voûte de votre réussite
Une portée bien délimitée agit comme une boussole, guide votre équipe et évite les dérives coûteuses.
Les 7 étapes et bonnes pratiques présentées dans ce guide vous permettent de poser des bases solides, quel que soit votre niveau d’expérience. N’oubliez pas que la gestion de la portée est un processus continu qui nécessite vigilance et communication constante avec vos parties prenantes.
Pour vous accompagner efficacement, des outils comme Bubble Plan centralisent la définition, le suivi et la gestion de votre portée en temps réel.
FAQ
La gestion de la portée consiste à définir, documenter et contrôler tout le travail nécessaire pour mener à bien un projet. Elle inclut la planification initiale, la validation des livrables et le suivi des changements pour éviter le scope creep.
Une portée bien définie permet d’éviter le scope creep et les dérives budgétaires, d’aligner toutes les parties prenantes sur les objectifs, de faciliter la planification des ressources et du calendrier, de mesurer le succès avec des critères clairs et de réduire les risques de malentendus et de conflits.
Le chef de projet est responsable de la définition de la portée, mais c’est un travail collaboratif. Il implique les parties prenantes (sponsors, clients, équipe projet) pour recueillir les besoins, valider les objectifs et obtenir l’approbation formelle de la déclaration de portée.
Les outils essentiels incluent le diagramme de Gantt pour visualiser le calendrier, la WBS (Work Breakdown Structure) pour décomposer le projet en tâches gérables et les tableaux de bord pour suivre l’avancement. Des logiciels de gestion de projet comme Bubble Plan intègrent tous ces outils et permettent de gérer la portée en temps réel avec votre équipe.
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