Aujourd’hui, nous vous proposons une série d’articles complète sur le suivi de projet et tout ce qu’il y a à savoir sur le sujet. Il n’existe pas ailleurs d’article plus achevé et détaillé traitant du suivi des tâches.
Tout bon outil de gestion de projet doit assurer un suivi des projets. Un bon Project Management Software est donc une solution indispensable. Dans cet article, nous vous aiderons également à répondre à la question « Quelle méthode de suivi d’avancement fonctionne le mieux ? ». Néanmoins, avant toute chose, commençons par définir les termes de notre sujet.
👣 La gestion de projet : des étapes à suivre
Il existe plusieurs étapes à suivre pour assurer un bon suivi de projet.
1- Tout d’abord, il est important de définir clairement les objectifs et les étapes du projet, ainsi que les indicateurs de performance qui permettront de mesurer l’avancement du projet.
2- Ensuite, il est nécessaire de mettre en place un système de gestion de projet, qui peut être sous la forme d’un logiciel gestion de projet ou d’un tableau de bord, pour suivre l’avancement des différentes tâches et les résultats obtenus.
3- Pour finir, il faut tenir des réunions régulières avec l’équipe et les parties prenantes pour discuter de l’avancement du projet et des éventuelles difficultés rencontrées. Enfin, il est crucial de communiquer de manière transparente et régulière sur l’avancement du projet à toutes les parties prenantes.
📽 Les différentes phases d’un projet
- Définition des indicateurs qui doivent être suivis pour toute décision : priorisation des critères. Chaque projet ayant un contexte unique, les priorités ne sont pas les mêmes d’un projet à l’autre. De même pour les indicateurs qui aident à piloter le projet. Comment peut-on suivre les indicateurs ? Nous verrons cela plus bas.
- Suivi du planning et gestion des tâches : le déroulement du projet : y a-t-il des aléas ? Peut-être que des tâches ont été oubliées… Il faut les identifier, les planifier afin d’adapter le calendrier. Nouvelle priorisation des tâches ? Il faut prendre des décisions en fonction des attentes que vous avez, mais aussi de celles de la clientèle. Si le sujet vous intéresse, lisez-notre article « 4 conseils pour une meilleure gestion de vos tâches« .
- Adaptation de l’attribution des RH en fonction des besoins du projet : la répartition des RH est à réaliser pour chaque tâche. Y a-t-il des besoins de recrutement ? Il est nécessaire d’être réactif et capable de substituer des ressources indisponibles, pour que cela n’ait pas d’impact sur le déroulement du projet.
- Surveillance du budget & de la rentabilité : comme avec la RH, prévoir un budget en amont du projet omet des coûts. En effet, malgré l’analyse des risques, des inattendus créeront sûrement un surpassement budgétaire. Avec la mise en place d’alertes et de seuils, il est possible de voir tout de suite si vous ne respectez pas le budget. En plus, suivre ces indicateurs permet de veiller sur la rentabilité du projet.
- Réalisation de points (rapports, réunions, etc.) fréquents : s‘assurer d’un suivi fréquent est essentiel. Sans ceci, le pilotage de projet est moins efficace et perd en maîtrise. Des chiffres très optimistes, voire faussés ne mettent pas en lumière la réalité de ce qui a été entrepris et rend plus ardu le suivi.
- Prise de décisions d’orientation ou réorientation de la gestion du projet : il faudra certainement mener des actions de correction. Ou encore mener des mesures préventives. Le responsable de projet devra prendre de bonnes décisions pour orienter les équipes et le projet dans la bonne voie. Un retard, un problème technique… Il faut savoir agir même dans des situations inattendues. Prendre la bonne décision est la clé qui mènera à la réussite du projet !
- Centralisation & mise à jour des documents en relation avec le pilotage : pour prévenir tout risque de confusion, il faut rester à jour via une documentation elle-même d’actualité !
Le responsable de projet utilise une immense variété de documents qui lui permette de donner la direction à suivre. De même, les parties prenantes doivent aussi avoir aux informations qui leur seront utiles. Pour cette raison, l’organisation est à ne pas négliger !
🧐 Quelles sont les méthodes de suivi d’avancement de projet ?
Le suivi de projet a évolué et s’adapte désormais aux nouvelles méthodologies de gestion de projet, en plus que la méthode Agile. De nos jours, le suivi (ou le management de projet) est géré avec des logiciels de gestion de projet comme Bubble Plan.
Premièrement, ils permettent de suivre l’avancement des tâches de manière instantanée. Deuxièmement, ils aident à mesurer les résultats, en gérant les ressources et budgets. Enfin, ils assurent aussi la communication avec l’équipe et les collaborateurs extérieurs. Ces logiciels permettent aussi la gestion des risques et des incertitudes concernant le projet. Ils identifient ainsi les problèmes et facilitent la mise en œuvre de solutions.
De nombreux chefs de projets s’aident d’un outil planning en ligne et/ou des méthodologies agiles. Celles-ci impliquent d’augmenter la flexibilité afin de s’adapter constamment aux changements.
⭕ Le plan d’action
Il fixe les actions à réaliser dans le cadre du projet. Il résulte des phases d’analyse et de réflexion, avant le projet, et explicite les étapes des actions à entreprendre. C’est un outil de pilotage non-négligeable qui indique les exigences à remplir. Notamment afin d’atteindre les objectifs. Il se compose :
- des tâches à réaliser,
- des délais et des intervalles de mise en place,
- et des ressources disponibles : matérielles, financières, humaines, etc.
S’il est suivi à la lettre, il peut permettre la découverte de solutions en cas d’inattendus ou d’éloignement (par rapport au projet de base). Ainsi, on pourra, grâce à lui, étudier les répercussions sur chaque action.
⭕ Le planning
Il va de pair avec le plan d’action et représente graphiquement les activités & les tâches. En utilisant un diagramme de Gantt ou celui de la méthode de Pert, très utiles pour planifier, vous pourrez :
- suivre le déroulement du projet et son avancement,
- répartir de manière optimale les tâches,
- accorder les actions entre elles, même en cas de modifications,
- identifier rapidement les goulots d’étranglement,
- visualiser clairement les ressources nécessaires à chaque étape du projet,
- et coordonner des actions interdépendantes, et même plus !
⭕ Les indicateurs de pilotage
Choisis par rapport à la nature du projet, des objectifs, ils évaluent l’avancement du projet. Tout cela, en fonction du déroulement qui avait été fixé à l’origine du projet.
Il est possible de les quantifier en quota d’heures (celles passées sur le projet comparées aux heures prévues initialement), pourcentage d’avancement, ou encore en
portion de budget utilisé, …
⭕ Le tableau de bord
Il centralise les indicateurs (KPI) et est une aide pour les responsables de projet. Notamment au niveau de la visualisation et de l’étude de l’avancement du projet.
Véritable solution d’aide à la prise de décision, il est plus qu’important d’avoir un tableau de bord. Ce dernier permet l’anticipation de retards, la visualisation des ressources disponibles ou non, etc. C’est un excellent outil de communication inter-équipes, pour les responsables de projet, le CEO et la clientèle.
⭕ La revue de projet
Les étapes du projet, « jalons », doivent être validées pour être considérées comme accomplies. Ce qui permet d’avancer en passant à l’étape d’après. La revue de projet est une réunion périodique qui clôture l‘achèvement d’une étape du projet. Elle permet de valider ou non le jalon. Elle donne un cadre pour le déroulement des actions suivantes.
Désormais, le processus de planification n’a plus de secrets ! Enfin, du point de vue théorique, car il vous faut maintenant passer à la pratique. Ainsi, puisque vous disposez du B.A.-BA pour rédiger un plan de projet, il ne reste plus qu’à vous lancer ! On vous en dit plus dans notre prochain article « Outils de suivi : comment faire pour les choisir ? » de notre rubrique gestion de projet 😉.
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