O
n se retrouve pour une nouvelle année et pleins de nouveaux articles sur notre blog ! J’espère que vous avez passé de belles fêtes, même en comité réduit (covid-19 oblige)…
À chaque début d’année, on a l’habitude de se donner de nouvelles résolutions et se fixer de nouveaux objectifs. Je suis sûre qu’en tant que professionnel de la gestion de projet vous vous êtes alors donnés plusieurs objectifs. Tels qu’apprendre à mieux gérer votre temps, vous organiser dans votre quotidien, savoir lâcher prise…
Dans cet article, c’est de la gestion de vos tâches dont il est question. Un point important car elle est directement reliée à votre efficacité, et impact donc l’atteinte de vos objectifs et votre productivité.
Cette année, c’est la bonne ! Alors, pour vous aider, voici une liste de 4 conseils à suivre pour une meilleure gestion de vos tâches.
SOMMAIRE
1/ VEILLEZ À ORGANISER VOS TÂCHES
Il est nécessaire d’organiser vos tâches et de les classer avant de vous lancer tête baissée dans leur réalisation. Cette étape favorisera la réussite, dans les temps, de vos projets et réduira certains aléas pouvant survenir.
Pour cela, posez-vous et commencez à lister toutes vos tâches, ainsi qu’à les trier par ordre d’importance. Lesquelles sont importantes, secondaires ou urgentes, car certaines doivent être réalisées pour permettre d’avancer sur d’autres.
Aujourd’hui, vous disposez d’un tas d’outils dédiés à la gestion de tâches et de méthodes pour vous aider. Un des plus connus est Trello avec une gestion en Kanban, mais des logiciels plus complet comme Bubble Plan propose également ces fonctionnalités.
Ce qui est sûr, c’est qu’en identifiant vos tâches et leur degré d’importance, vous y verrez déjà plus clair et pourrez estimer votre charge de travail. Pour enfin planifier votre travail tranquillement ; tout en tenant compte de votre charge de travail et des urgences.
2/ CONCENTREZ-VOUS SUR UNE SEULE TÂCHE À LA FOIS
En tant qu’adepte du multitasking (multitâche) vous basculez d’une tâche à l’autre, sans avoir terminée la précédente, et vous pensez être plus productif. Et bien, c’est en réalité tout l’inverse, car cela vous rend contre-productif. Avec le multitasking, votre attention chute, vous sollicitez plus d’énergie, ce qui a un impact direct sur votre efficacité
En effet, des études ont démontré que notre cerveau ne peut traiter simultanément plusieurs tâches, qui nécessitent une certaine concentration. Sachez qu’il faut environ 23 minutes pour retrouver une concentration optimale sur votre tâche d’origine.
Ce que vous pouvez faire, c’est vous concentrer sur une tâche, que vous commencez et terminez, avant de vous engager sur une autre. De sorte à focaliser toute votre attention sur celle-ci.
Passer au monotasking vous rendra plus productif dans votre travail, sans pour autant vous épuiser davantage. En vous focalisant sur une tâche, vous réduisez tous ces temps de re-concentration. Par conséquent, vous sollicitez et épuisez moins votre cerveau.
3/ APPRENEZ À DÉLÉGUER ET REFUSER
Ne pensez pas qu’accepter toutes les propositions et vouloir vous occuper de tout est la meilleure chose à faire. Car il n’y a rien de bon à vouloir tout prendre en charge. En effet, cela ne fera que vous épuiser, stresser davantage et vous surcharger de travail.
C’est tout à fait normal de déléguer certaines tâches. Et oui, il faut savoir reconnaître vos points forts et points faibles, personne n’est parfait, on a tous des faiblesses. Laissez donc les personnes compétentes se charger des tâches dont vous ne pouvez vous occuper.
Apprendre à déléguer c’est bien, mais dire non quand on vous propose de nouvelles tâches est aussi une bonne chose à faire. Il n’y a rien de mal à décliner gentiment une tâche, si vous pensez qu’elle va vous surcharger.
Ces deux points sont donc à prendre en considération, car vous ne disposez ni d’une énergie et d’un temps infini. Alors mieux vaut conserver cette énergie et ce temps aux tâches auxquelles vous êtes préparé et qui vous sont destinées.
4/ AIDEZ-VOUS D’UN OUTIL DE PLANIFICATION ET GESTION DE PROJET
Dernier conseil, mais non le moindre, l’utilisation d’outil de gestion de projet ! Et oui, ce type d’outil vous accompagne et vous facilite dans votre quotidien. En plus, à l’ère numérique dans laquelle nous sommes, vous n’avez plus besoin de posséder une multitude d’outils, spécifique à chaque problématique ou besoin.
En effet, aujourd’hui des outils de planification et gestion de projets disposent de gestionnaire de tâches à la hauteur de vos exigences. Des outils, le plus souvent, en ligne, intuitifs et visuels, qui vous permette de piloter efficacement vos tâches et vos projets de manière générale. Ainsi que d’assurer le suivi du temps que vous passez dessus, pour garder l’œil sur votre charge de travail.
C’est le cas notamment de notre outil de planification, qui possède un système de check-list et de gestion des actions efficace. Des fonctionnalités qui vous aideront à être plus organisé dans votre travail et a optimisé la gestion de vos tâches. À vous de sauter le pas en le testant gratuitement.
Ainsi, être davantage efficace dans votre gestion de projets, passe d’abord par une meilleure gestion de vos tâches. Puisque celle-ci vous permettra d’optimiser votre temps, pour que vous puissiez atteindre vos objectifs dans les délais impartis.
Alors, je ne peux que vous conseiller de prendre en note ces conseils qui sont de prioriser vos tâches et de vous prêter au monotasking. En plus, de savoir décliner et déléguer certaines tâches, quand cela est nécessaire. Et enfin d’utiliser un outil qui saura répondre à vos différents besoins. Que ce soit un outil propre à la gestion de tâche ou de planification et gestion de projet.
Bien sûr, c’est une liste non-exhaustive que je vous présente, et il existe aussi des méthodes pour remédier à cette problématique.
Bubble Plan est un outil collaboratif de planification et de gestion de projet en ligne, simple et visuel. Testez dès maintenant la version gratuite !
