S’il y a bien un domaine où les enjeux de clarté, de coordination et de priorisation sont cruciaux, c’est celui de la gestion de projet au sein des directions des systèmes d’information (DSI).
- une multitude de projets transverses,
- des parties prenantes variées,
- des contraintes budgétaires spécifiques au secteur public,
- et une volonté de mieux structurer les initiatives de la DSI.
C’est dans ce contexte que débute notre collaboration avec l’Université Jean Moulin Lyon III. Une volonté partagée d’apporter de la lisibilité à la feuille de route de la DSI. Tout cela sans ajouter de la complexité ou bouleverser les habitudes des équipes.
Université Lyon III et Bubble Plan : le cas client en bref
| Éléments | Description |
|---|---|
| Organisation | Université Jean Moulin Lyon III |
| Service | Direction des systèmes d’information (DSI) |
| Secteur d’activité | Enseignement supérieur public |
| Problématique | Manque de visibilité sur le portefeuille de projets |
| Outils précédemment utilisés | Excel, PowerPoint et tableaux internes |
| Objectif | Centraliser, prioriser et partager les projets de la DSI |
| Point d’entrée | Structuration du plan de charge |
| Usages | Gestion du portefeuille de projets, planification, priorisation et communication interne |
| Parties prenantes | DSI, directions métiers, partenaires institutionnels et acteurs externes |
| Bénéfices constatés | Feuille de route plus claire, projets mieux organisés, arbitrages plus fluides et échanges simplifiés |
Comment la DSI de Lyon III structure son portefeuille de projets ?
Avant même de penser en termes d’outil, la DSI avait formulé un objectif simple : reprendre le contrôle sur le portefeuille de projets, gagner en visibilité sur les actions en cours, et mieux les partager avec les parties prenantes internes.
Des outils existaient, bien sûr, mais souvent éparpillés : Excel, PowerPoint, tableaux internes… autant de supports qui rendent difficile une lecture globale et une mise à jour fluide. En d’autres termes : une charge mentale importante, pour une valeur limitée. Et une perte de sens progressive sur les priorités en cours.
Ce constat, courant dans d’autres établissements ou collectivités, revient souvent dans nos accompagnements auprès des DSI. Manque de lisibilité, difficultés de coordination, charge de travail… autant d’irritants qui amènent à repenser les outils en place.
Comment Lyon III utilise Bubble Plan pour piloter ses projets informatiques ?
Avec Lyon III, tout l’enjeu a été de trouver le bon rythme de déploiement. Pas de changement brutal, pas de refonte immédiate de l’organisation. Juste un point d’entrée concret : structurer le plan de charge de la DSI sur Bubble Plan.
À partir de là, les choses se sont faites naturellement. Le côté très visuel de notre outil a permis d’aligner les équipes très rapidement, tout en facilitant les premiers échanges sur les projets en cours. Ce n’était plus un tableau abstrait, mais un planning lisible, partageable et évolutif, qui parlait à toutes les parties prenantes, y compris les non techniciens.
Cette souplesse a aussi permis à la DSI de mieux prioriser. Un enjeu fort dans le contexte universitaire, où les ressources humaines sont souvent limitées, et les projets nombreux. En gagnant en visibilité, l’équipe a pu redonner du sens à ses arbitrages et structurer plus facilement ses temps forts.
Ce type de mise en place progressive est au cœur de notre accompagnement pour les directions informatiques. Il ne s’agit pas d’imposer une méthodologie de gestion de projet complexe, mais d’aider les DSI à se recentrer sur l’essentiel, avec des outils adaptés à leurs enjeux quotidiens. Un point central de notre prise de parole auprès des DSI.
Comment Bubble Plan facilite la collaboration entre la DSI et les directions métiers ?
Un autre apport fort de l’outil a été sa capacité à embarquer d’autres acteurs au-delà de la DSI. C’est un point souvent sous-estimé. Dans le secteur public, et particulièrement dans les universités, les projets informatiques impliquent :
- des directions métiers,
- des partenaires institutionnels,
- et parfois même des acteurs externes.
L’un des retours les plus significatifs de Lyon III, c’est justement cette capacité à fluidifier les échanges. En affichant clairement les chantiers en cours, les liens entre projets, les responsables, les échéances… Bubble Plan est devenu un support partagé, un point de référence pour la communication interne.
Ce type de dynamique est essentiel quand on veut instaurer une culture projet plus fluide. Et c’est souvent ce que recherchent les DSI qui nous contactent. Un outil de pilotage, oui, mais aussi un outil de dialogue.
Quels résultats la DSI de Lyon III obtient-elle avec Bubble Plan ?
En quelques mois, la DSI de Lyon III a pu structurer une feuille de route claire, identifiée comme référente en interne. Les projets sont mieux organisés, les arbitrages plus fluides, et les échanges avec les autres directions se sont simplifiés.
L’outil a permis de poser un cadre. Et surtout, il a redonné une marge de manœuvre à l’équipe, en réduisant la charge mentale liée à la gestion du portefeuille.
C’est aussi cela que nous cherchons à proposer avec Bubble Plan : un outil structurant, qui reste simple à prendre en main, et qui s’adapte à chaque métier. Ce positionnement hybride entre planning visuel, pilotage projet et coordination d’équipe est ce qui séduit de plus en plus de directions informatiques, comme l’Université de Lyon.
| Avant Bubble Plan | Avec Bubble Plan |
| Informations réparties entre Excel, PowerPoint et différents tableaux | Portefeuille de projets centralisé |
| Lecture globale difficile | Feuille de route commune |
| Priorités difficiles à visualiser | Arbitrages facilités |
| Multiples parties prenantes | Support de communication partagé |
| Suivi complexe | Projets et échéances plus lisibles |
Envie d’en savoir plus sur cette collaboration ?
Nous avons rassemblé les détails de cette mise en place, les retours concrets de l’équipe, et les bénéfices observés dans un cas client PDF à découvrir ici :
👉 Télécharger le cas client Lyon III
Et si vous vous reconnaissez dans les enjeux rencontrés par la DSI de l’Université Jean Moulin Lyon III, prenez quelques minutes pour explorer nos ressources. Vous y trouverez d’autres exemples, des conseils concrets, et des pistes pour construire votre propre mode de pilotage.
FAQ
Un logiciel de gestion de projet adapté à une DSI doit permettre de centraliser les informations, de visualiser les échéances et de faciliter la coordination entre les équipes. Bubble Plan répond à ces besoins grâce à son planning visuel et à sa vue portefeuille de projets. À l’Université Jean Moulin Lyon III, il a permis de remplacer les fichiers Excel, PowerPoint et tableaux dispersés par une feuille de route partagée et plus lisible.
La gestion d’un portefeuille de projets informatiques repose sur une vision globale des initiatives en cours, de leurs échéances, de leurs responsables et de leurs dépendances. Un outil centralisé facilite le suivi, la communication et les arbitrages. À l’Université Jean Moulin Lyon III, Bubble Plan a permis à la DSI de mieux organiser ses projets et de partager une feuille de route commune avec les directions métiers et les partenaires.
Pour construire le plan de charge d’une DSI, il faut recenser les projets, identifier les ressources disponibles, estimer les charges de travail et planifier les échéances. Une représentation visuelle facilite la lecture des activités et aide à repérer les contraintes. À l’Université Jean Moulin Lyon III, la structuration du plan de charge sur Bubble Plan a constitué un point d’entrée concret pour améliorer la visibilité sur les projets et faciliter leur organisation.
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