Tout manager, PMO et directeur a besoin, à un moment donné, de se tenir informer de l’avancée de l’ensemble des projets menés. C’est l’objet du tableau de bord « Portefeuille de projets », qui s’enrichit maintenant d’une nouvelle vision encore plus macro et synthétique. C’est l’arrivée du Portfolio de projets !
Grâce à la fonctionnalité Vue de planning du portefeuille de projets, la gestion de portefeuille projet du manager de projet devient visuelle ! Comme dans le reste de l’application Bubble Plan, en somme.
Toujours dans le but de créer un outil de gestion de portefeuille projet et de management visuel plus efficace, nos développeurs se sont attelés à répondre à vos besoins en matière de vue macroscopique des données.
Présentation de la fonctionnalité Portfolio de projets
Qu’est-ce que le GPP ?
Pour rappel, le GPP, c’est la Gestion de Portefeuille de Projets. C’est donc le fait de centraliser plusieurs projets au même endroit. Et ce, afin de gagner en visibilité sur tous les projets menés par l’entreprise, et de les piloter comme un tout.
Ceci permet de faire un lien entre les tâches du quotidien, de chaque équipe, et la stratégie d’organisation de la société.
C’est quoi le portfolio projet ?
En matière de gestion de portefeuille de projets (PPM), le portfolio de projet répond à un besoin de « vue d’ensemble ». Depuis 2019, ce tableau de bord affiche, sous forme de tableau, la liste de tous vos projets réalisés sur Bubble Plan et les informations de suivi de ces projets.
Par exemple, où en est l’avancement global du projet, le nom de son responsable, la date de début et de fait, le budget alloué, les obstacles auxquels est confronté le projet (hors-budget, retard de plusieurs tâches importantes, etc.)
Le tableau de bord avait déjà été enrichi une première fois, en 2021, pour permettre de descendre dans l’information, avec une synthèse ligne par ligne de chaque projet.
Aujourd’hui c’est une fonctionnalité favorisant la prise de hauteur qui est ajoutée à notre logiciel de gestion de projets. A destination, en priorité, des directeurs projets d’entreprises.
C’est quoi l’objectif d’un portfolio de projets ?
Ce portfolio vous permet de mieux repérer dans le temps les projets. Mais également d’avoir la capacité, en un clic, de basculer sur une vue en mode planification comme dans l’exemple ci-dessous.
Le but final de cette utilisation ? L’optimisation du suivi des projets par l’ensemble des parties prenantes et de la direction.
Les bénéfices de cette nouvelle fonctionnalité au sein du tableau de bord Portefeuille de projets
Comment mettre en place son portefeuille de projets ?
☞ Rapidité de mise en place
Comment faire son portfolio ?
Pour mettre en place votre portefeuille projets, il vous suffit – à partir du programme de projets de votre entreprise – de créer tous vos plannings de projets sur Bubble Plan. Le tableau de bord Portefeuille de projets sera automatiquement mis à jour.
Néanmoins, avant de créer votre projet, vous devez être sûr de certaines choses :
- Avoir identifier vos objectifs stratégiques
- Être en mesure d’évaluer et de prioriser vos projets
- Pouvoir lancer, gérer et suivre le portefeuille tout au long du projet
Portfolio : gérer votre portefeuille de projets
☞ Création simple et sans prise de tête
Certains utilisateurs expérimentés de notre solution Bubble Plan pourraient faire remarquer qu’il était déjà possible de se construire un planning global du portefeuille de projets, avec des sous-projets.
La procédure est maintenant pleinement automatisée, et se fait en un seul clic, en passant d’une vue de travail à l’autre.
De plus, la vue planning du Portefeuille de projets apporte des indications visuelles sur les projets :
- avancement global,
- intervenants,
- actions en cours ou en retard,
- chef de projet, …
La gestion de projet par étapes : portefeuille de projets et portfolio
Les autres avantages de cette fonctionnalité sont :
- L’automatisation et simplification du processus : de celui de la mise à jour à la transmission de l’information, vos processus de communication et collaboration interne n’en seront que simplifiés.
- Une meilleure visibilité des informations : un bénéfice, à la fois, au niveau de la lisibilité et du regroupement de l’information.
Ainsi, cela permettra à votre hiérarchie d’avoir une vue global et éviter les risques de goulots d’étranglement. D’autant plus utile aux managers qui pourront :
- savoir s’ils prennent ou non un nouveau projet,
- comment chaque projet avance dans les temps,
- où se situent les projets les uns par rapport aux autres.
Une fonction qui sera encore plus intéressante pour le pilotage des boîtes de DSI et de marketing !
Critères de choix d’un logiciel PPM
Le choix des outils de gestion de portefeuille projets est une décision stratégique pour votre entreprise. Voici les points essentiels à considérer :
- La facilité d’utilisation : vos logiciels doivent être intuitifs pour favoriser l’adoption par les équipes. Un outil comme Bubble Plan mise sur la simplicité et le visuel pour une prise en main rapide.
- La personnalisation : vos outils doivent s’adapter à vos process et non l’inverse. Les tableaux de bord, les indicateurs et les vues doivent être modulables selon vos besoins.
- La gestion des ressources : il doit permettre une allocation et un suivi optimal des ressources humaines et matérielles à travers les différents projets.
- La collaboration : le partage d’informations et la communication entre les équipes sont primordiaux. Privilégiez des outils qui facilitent les échanges et la mise à jour en temps réel.
- Le reporting : les fonctionnalités de création de rapports et de visualisation des données sont indispensables pour le suivi et la prise de décision.
Focus sur les bulles de l’affichage « Vue planning »
Cet affichage visuel du portefeuille de projets (en diagramme de Gantt) est l’occasion de mettre en avant les aspects clés de vos projets :
- Chaque chef de projet a sa propre couleur. Donc tous les projets qui leur sont assignés seront dans la même teinte.
- L’icône présent au-dessus de chaque bulle de projet dépend du statut de celui-ci : en retard (panneau attention), en cours (sablier), terminé (coché).
- La liste des actions possède les indications : terminées, urgentes et en retard pour une meilleure compréhension du temps et de l’avancée du projet, ainsi que des projets qui bloquent.
- On retrouve également la barre d’avancement global du projet.
- La synthèse du budget est également présente si des notions de budget ont été paramétrées au sein d’un projet.
Une fonctionnalité pour améliorer vos process et faciliter la remontée d’informations
En bref, le portfolio de projets vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos projets sur Bubble Plan. En un seul clic, dans votre tableau de bord « Portefeuille de projets ». Vous pouvez les retrouver triés par catégorie et avoir accès aux informations les plus importantes, idéal pour créer des rapports à présenter par exemple ! Une nouvelle possibilité de vue macro s’offre à vous !
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez effectuer une analyse approfondie de chaque projet en vous basant sur les tableaux de bord, ce qui vous permet de gérer vos ressources plus efficacement. Le rapport détaillé sur l’état d’avancement de chaque projet vous aide à optimiser l’utilisation des ressources et à prendre des décisions éclairées.
Soyez le premier à commenter