Toujours prompts à vous faire découvrir de nombreuses notions autour de la gestion du projet et du management sur notre blog, nous nous intéresserons ce jour à la notion d’outil rétroplanning projet et à la création d’un rétro-planning. Utile à de nombreux domaines et secteurs d’activité !
Un terme bien souvent usité (nous-mêmes d’ailleurs pendant nos démos produit) dans l’univers de la gestion de projets et de la planification en général. Il répond à une définition et des approches bien spécifiques.
Je vous propose donc d’en (re)découvrir plus sur cette notion de création de projets, son intérêt, ses modalités…
Ainsi que tout ce qu’il semble intéressant de cerner avec (s’il existe une solution gratuite ou un outil pour le construire, par exemple…). En premier lieu, la définition du rétroplanning projet.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning projet ?
Le rétroplanning peut se définir comme un modèle de planning particulier, lié à une technique de gestion de projet en entreprise. Et même de planification ! Il permet de faire le plan du déroulement des projets.
Il s’agit d’abord de focaliser sur la date d’échéance, la « deadline », pour un projet dont les différents éléments sont déjà connus.
L’ensemble des phases, étapes projet, tâches se positionne donc, en fonction de cette date clé. En général, parce qu’elle représente une obligation et qu’aucun retard ne pourra être envisagé sur celle-ci.
Sa représentation prend généralement la forme d’un diagramme, construit à l’aide d’outils spécialisés et faciles à mettre en place.
Certes, il sera possible de décaler, raccourcir, allonger les missions déterminées durant la planification du calendrier projet.
Néanmoins, la date de livraison, elle, reste inaliénable (le projet étant à livrer dans les meilleurs délais). On en peut donc pas la déplacer ! C’est en ce sens, parce que tout est calé à rebours que l’on parle de rétro planning projet.
Ainsi, il est fort probable que la première version du rétro planning ne soit pas la version finale. Néanmoins, autant partir sur de bonnes de bases pour commencer à s’organiser dans les meilleures conditions. Les modifications se feront en cours de route.
Les principaux types de planning en gestion de projet
- Planning Agile : il constitue la méthode de gestion de projet la plus basique. Chaque tâche est organisée en séquence selon un ordre logique, sans chevauchement. Idéal pour les projets aux étapes clairement définies et constantes. Ce planning facilite l’établissement de chaque étape du projet, avec des exemples typiques où peu de modifications sont prévues.
- Planning par sprints : c’est un sous-type du planning agile, les travaux sont divisés en sprints, chaque sprint étant une étape du projet avec des objectifs précis et une durée spécifique. Cette méthodologie permet de structurer les tâches projet en phases concentrées, offrant un cadre exemplaire pour la gestion rythmée des activités.
- Planning traditionnel ou linéaire : il est fréquemment utilisé dans les stratégies de développement logiciel Agile. Ce type de planning se caractérise par sa flexibilité, ce qui permet d’apporter des ajustements rapides en réponse aux évolutions du projet. L’approche favorise une amélioration continue, illustrée par des cycles courts de sprints, rendant chaque étape du projet alignée sur les objectifs évolutifs.
L’impact du rétroplanning sur le management d’équipe
Le rétroplanning, en inversant l’approche traditionnelle, instaure une discipline structurée qui modifie significativement le fonctionnement des équipes. En fixant une date de fin, cette méthode force toutes les parties prenantes à orienter leurs efforts vers le respect de cette échéance. Cela se traduit par une meilleure allocation des ressources, chaque membre de l’équipe ayant une vision claire de ses responsabilités et du temps imparti.
La communication interne se trouve également renforcée. Le rétroplanning exige que chaque étape, tâche et sous-tâche soit clairement définie et communiquée à tous les membres de l’équipe. Cette transparence assure que tous les participants sont sur la même longueur d’onde et réduit le risque de malentendus ou de dédoublement des efforts.
Du point de vue de la motivation, le rétroplanning a un impact notable. La clarté des délais et des objectifs permet aux équipes de se sentir plus engagées. Le fait de voir comment chaque tâche s’inscrit dans le tableau général aide à maintenir un niveau élevé de motivation. Chaque échéance atteinte représente un pas de plus vers le succès du projet. De plus, cette méthode peut encourager une compétition saine et productive au sein de l’équipe, chacun cherchant à accomplir sa part dans les délais impartis.
En définitive, le rétroplanning ne se contente pas de déterminer quand les tâches doivent être achevées; il forme également la façon dont les équipes interagissent, communiquent et progressent vers un objectif commun. Cette approche inverse est donc non seulement un outil de gestion de projet, mais aussi un catalyseur d’efficacité et de synergie au sein des équipes.
Quelle différence entre rétroplanning et planning ?
Le planning est le simple fait de représenter graphiquement et en fonction des dates, des étapes ou tâches. Il est plus intéressant de le concevoir avec un outil en ligne afin de le rendre plus facilement aux utilisateurs.
Il peut être fait à partir d’un agenda ou d’un tableur, mais également d’un outil dédié à la planification ou d’un outil de gestion de projet…
La plupart proposent une vue planning, sans rétroplanning, modélisation via un planning ou modèle de départ.
Comme introduit plus haut, le planning classique est construite d’un coup ou progressivement, du début vers la fin du projet.
Dans les deux cas, elle permet de visualiser les impératifs et dates de chaque projet (pour mieux les respecter).
Un planning sur le plan de la rétrospection ?
Les plannings sont les meilleurs amis de l’organisation. Dans le cadre d’un projet en rétro planning, on construit donc l’ensemble du processus en fonction de la fin.
Un planning qui est donc à réaliser et lire en sens inverse. On utilise couramment cette méthode de planification inversée. Notamment dans des problématiques stratégiques, marketing ou dans l’événementiel, par exemple.
La manière la plus simple de la visualiser est par l’intermédiaire du diagramme de Gantt ou du diagramme de PERT.
En effet, dans un tel cadre, il est impératif de respecter la date de fin du projet, qui s’avère être la date de réalisation de l’événement.
Une date où les participants seront conviés, souvent après une campagne de communication ou d’invitation, elle ne pourra donc en aucun cas être reportée.
Cet exemple de rétroplanning projet montre bien l’importance de cette date d’échéance du projet et de l’impératif de planifier les projets avec cette méthode en rétroplanning qui va à contre-sens.
Quelles grandes étapes pour construire un rétro planning projet ?
Faire un rétroplanning peut prendre du temps la première fois qu’il est mise en place. Et comme beaucoup de choses en management et plus précisément en conduite de projet, le rétro planning obéit à quelques règles.
Il y a donc des grandes étapes projet à respecter pour le construire efficacement et avoir le meilleur résultat.
1 / Identifier l’ensemble des tâches, actions, opérations qui intègrent le projet
Il convient si possible d’être assez précis et éventuellement de les hiérarchiser ; On peut, si souhaité, s’appuyer sur la méthode WBS pour orchestrer cette étape.
2/ Définir les responsables et participants aux tâches
Cela peut être l’occasion d’établir une matrice RACI pour un projet de retroplanning simple, très précis dans le suivi de l’activité et pour de meilleurs résultats.
3/ Faire l’estimation de la durée de chacune des tâches listées
C’est important pour cette méthode car cela va conditionner l’enchaînement futur.
Cette étape peut également impliquer des notions de budget projet. Le temps ayant une importance sur le coût, il est essentiel de respecter la date fixée. Mais aussi de ressources, puisque la disponibilité des uns et des autres (pilotée par le chef de projet) en dépendra.
4/ Identifier et fixer la date de fin du projet
Elle doit être certaine, vérifiée et clairement exposée et visible sur le calendrier du projet.
Elle représente l’étape charnière car c’est à partir d’elle, que la modélisation de rétroplanning va se faire. Il est donc important d’identifier cette date clé.
5/ Organiser l’ensemble des tâches et événements en partant depuis la date finale
Si on peut intégrer l’interdépendance des tâches entre elles ; cela sera toujours un plus pour la gestion de projet au quotidien.
Cette méthode permettra de répercuter de manière automatique les aléas éventuels ; souvent des retards. On suit ainsi la chronologie et on sait quand faire quoi à partir de là.
Dans cette étape, on peut s’appuyer sur un diagramme de PERT et pourquoi pas, en déduire les incidences, comme le chemin critique.
Qu’est-ce que la méthode PERT ? C’est une technique d’ordonnancement des tâches sous forme de réseaux. Sa représentation prend la forme d’un diagramme auquel on accole le nom PERT.
Néanmoins, l’utilisation d’un diagramme de Gantt est également possible.
6/ Mettre en forme le rétroplanning projet
Dernière étape majeure : on va organiser toutes ses informations sur un logiciel retroplanning, dans l’idéal de manière graphique. C’est le bon moment pour sortir son diagramme de Gantt par exemple.
Il permettra de représenter de manière très précise l’enchainement du projet, mais aussi les appartenances, les attributions et les contraintes.
Si la logique de construction s’est faite à l’inverse, bien entendu au quotidien, le chef de projet suivra l’avancement et la réalisation dans le déroulé chronologique.
Quand privilégier la rétro planification ?
Quand on connaît l’ensemble des éléments menant à l’événement final du projet, surtout si cette date est obligatoire, on pourra choisir cette méthode de planification inverse de gestion de projet.
On définira ainsi la date de début en orchestrant le projet à rebours depuis la livraison, le point de contrôle, l’événement.
Bien entendu, cela fonctionne avec toute date impérative, on peut donc envisager un rétro planning, qui s’établit sur chaque partie du projet ; en amont de celle-ci, sans qu’elle soit une date finale en définitive.
Événementiel, appel d’offres, lancement produit, … De nombreux secteurs se prêteront parfaitement à cette approche. Notamment ceux qui ont une activité dans le marketing, les chantiers, …
D’autant plus quand il y a par ailleurs des risques sur le projet, en termes de résultat, de tenue ou même de pénalités.
Il faudra alors choisir les bons outils pour le mettre en place. En effet, les avantages du rétroplanning résident essentiellement dans la capacité à raisonner à l’inverse.
Mais aussi à toujours garder en ligne de mire l’impératif de la date d’échéance du projet. En jouant toujours sur la partie amont du projet, il est plus certain de respecter cet objectif essentiel.
Quid du rétroplanning dans notre outil de gestion de projet ?
Si la planification est possible dans la majorité des logiciels de pilotage projets ou que rien n’empêche la modélisation manuelle du rétroplanning. Il n’est pas si fréquent d’avoir de vraies fonctions d’automatisation.
Dans le cadre de Bubble Plan, la planification est au cœur de l’outil collaboratif. Tout est conçu pour être facilement mis en place et pour faire des plannings projets ; en ligne et en quelques clics.
Nous avons pensé à tout pour vous faciliter la vie et notamment dans le cadre du fonctionnement des projets à partir d’un modèle (template pour les plus anglophones de nos lecteurs).
Vous pouvez facilement repartir d’un projet type, vous caler sur la date finale et la placer de manière définitive. Tout cela en appliquant de manière automatique le décalage en amont des différentes phases (bulles).
Un projet de rétroplanning finalisé en 2 clics, sur votre outil en ligne, qui pourra même prendre en compte votre chemin critique.
Cela n’a bien entendu de sens que si vous avez établi des liaisons et des contraintes entre vos éléments. Sinon, aucun outil de gestion de projet ne sera en mesure d’organiser d’un geste votre nouveau planning.
Le plus simple pour bien comprendre le fonctionnement est d’aller sur notre logiciel de planification, et de voir par l’exemple, le rétroplanning qui sera mis en place, à partir d’un modèle structuré.
En plus, grâce à sa fonctionnalité versioning, vous pourrez voir les évolutions et consulter une version antérieure de votre plan.
En outre, la fonction « vues de travail » permettra de s’adapter aux différents usages (opérationnel, fonctionnel, stratégique…) et d’indiquer les informations qui ne concernent qu’un certains types d’utilisateurs (parties prenantes).
Conclusion sur le rétro planning projet
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ne nouvelle notion, pas nécessairement compliquée, mais parfois confondue, proposée ici par notre équipe en charge du blog. Pour que vous soyez à l’aise avec la gestion de projet, ses termes et ses méthodes.
Il ne faudra donc plus confondre simple planning et rétroplanning projet, pas plus que diagramme de Gantt, pour parler précisément de votre fonctionnement.
Avec une solution gratuite (ou non) de conduite de projet ou sans, qu’elle soit visuelle et intuitive ou juste sous Excel, la connaissance des données projets et l’obligation absolue induira l’utilisation plus aisée du rétro planning, en ligne ou non, pour organiser rapidement et sans écueil les résultantes du projet.
Cette notion est essentiel est utile pour tous ceux qui ont une activité en lien avec le marketing, la construction, la distribution, la communication, … Quant à sa mise en place, nous en avons parlé, mais nous creuserons davantage le sujet une autre fois.
À la semaine prochaine pour un nouvel article sur notre blog !
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