Aujourd’hui, nous vous parlons de petites fonctions très pratiques pour économiser du temps dans les tâches récurrentes : les fonctions de duplication.
Parce qu’au sein d’un ou plusieurs projets, il est fréquent d’avoir de nombreuses actions, missions qui reviennent, Bubble Plan a tenu à vous faciliter ces tâches fastidieuses.
Copier, coller, repartir d’un masque projet…autant de solutions présentes dans votre logiciel de gestion de projet, pour vous éviter un long temps passé, à retaper des éléments déjà présents dans votre plan d’actions ou votre roadmap.
Alors quelles sont et où se cachent les fonctions de duplication de votre solution de pilotage projet préférée ?
Des fonctions duplications astucieuses
Deux fonctions sont intégrées dans Bubble Plan, pour permettre de dupliquer et recopier vos éléments :
- la duplication de bulle, disponible dans le menu au survol de votre bulle (icône double fichier),
- la duplication de projet, que vous trouvez depuis le dashboard projet.
Cette dernière est insérée dans le menu du projet : le menu présent en déroulant, sur la vignette projet.
Duplication bulle
Dans de nombreux métiers et projets, de nombreuses actions reviennent tout le temps, il est donc nécessaire de ne pas avoir à tout refaire à chaque fois. La duplication de bulle vous permet de repartir d’une bulle existante, déjà préformatée et d’avoir seulement à la déplacer pour la placer à la nouvelle date.
Si vous devez lui apporter quelques changements mineurs, tout le reste est déjà là , vous gagnez donc un temps considérable. Nouvel intervenant, nouveaux objectifs,…à vous de voir.
C’est idéal pour les bulles qui ont des checklists d’actions longues par exemple.
👀 NB : la fonction de duplication ne modifie par les deadlines des actions, il est donc nécessaire de revenir dessus pour indiquer les nouvelles dates de ces tâches.
Duplication projet
Il est parfois plus simple de repartir d’un projet existant, pour récupérer une grande partie des éléments planifiés ou repartir d’une base projet.
La fonction de duplication de projet permet ainsi d’avoir l’ensemble d’un projet à disposition sans toucher à l’initial. Vous allez ensuite pouvoir changer par exemple :
- la configuration de timeline pour un projet plus opérationnel,
- la segmentation en intégrant en supprimant de nouvelles lignes,
- le versioning du projet (l’initial devenant le projet à temps 0)… Ou repartir de là pour un tout nouveau projet, sans avoir à tout retaper, car il est bien plus simple de supprimer et ajouter quelques bulles, de les déplacer dans le temps, que de tout reconstruire.
Attention : Toutefois, la fonction de duplication de projet fait une copie conforme de votre planning , vous repartez donc d’un axe temporel identique. Cette option se révèle pratique quand vous voulez repartir d’une base donnée ou que vous souhaitez garder un planning de version.
Dans ce dernier cas, vous pouvez conserver une trace de votre « prévisionnel », en copiant le planning et apportant les modifications et décalages réels sur la version dupliquée
La fonction template pour un gain temps effectif
Si vous avez pour habitude certains process internes ou pour vos clients :
- plan de déploiement de magasin,
- plan d’actions d’opération de communication,
- lancement de produit,
- projet de construction immobilière…
Vous pouvez à tout moment engager un nouveau projet en repartant d’un ancien. Mais en lui appliquant une nouvelle temporalité.
L’ensemble de vos bulles et jalons sont alors repositionnés en fonction de la nouvelle date de démarrage. Il ne vous reste plus qu’à :
- peaufiner,
- faire un peu de tri,
- et paramètrer ce qu’il faut pour avoir un nouveau projet élaboré en quelques clics.
Un gain de temps énorme que tous les professionnels habitués à des process récurrents, découvriront avec plaisir : Communication, RH, Marketing, Production, Edition, Immobilier, …autant d’univers et de métiers où les problématiques sont souvent régulières.
Pour utiliser la fonction Template de Bubble Plan, il vous suffit simplement de créer un nouveau projet et de cliquer sur « options avancées », s’ouvre alors un menu déroulant vous permettant de définir un projet à partir d’un autre.
Soit un template de base, soit l’un de vos projets existants.
La duplication ligne : une fonctionnalité efficace
L’option « Import Modèle » vous permet d’importer une ou plusieurs lignes dans votre projet, soit pour reprendre une phase d’un autre planning qui reviendrait également dans celui-ci, soit pour copier une ligne complète du même projet et gagner du temps.
Cette fonctionnalité est située en haut à droite de votre interface, quand vous êtes sur le planning.
Comment importer des éléments d’autres projets ?
Lorsque vous cliquez sur cette fonctionnalité, vous accédez à une modale de sélection où vous pouvez définir ce que vous souhaitez importer (date, choix de lignes), depuis quel projet, et si la ligne doit être importée à l’identique ou si vous souhaitez juste fusionner ses éléments directement dans une ligne existante.
Votre outil permet donc de récupérer d’un projet à l’autre des lignes ou des éléments présents, plutôt que de devoir tout recréer.
Il arrive souvent par exemple qu’une ligne représentant le cadrage ou les grandes phases de projet de même type soit présente dans l’ensemble de ces projets. Maintenant avec cette fonctionnalité, en quelques clics, c’est intégré.
Différence avec la fonction Sous-projet
Contrairement à la fonction Sous-projet, il ne s’agit pas d’une intégration synthétique et synchronisée des éléments. C’est une simple copie de l’ensemble des éléments de la ligne en question. Leur modification dans le projet source ou dans celui importé n’a pas d’incidence l’un sur l’autre.
Avantages par rapport à la sélection multiple
Avant cette fonctionnalité, vous deviez passer par la sélection multiple, puis la duplication de ces éléments en raccourci « Ctrl+D« , pour ensuite déplacer sans erreur le groupe copié.
Avec la fonction Import Modèle, vous pouvez en deux clics copier une ligne de votre projet, la réinsérer rapidement par glisser-déposer à l’endroit de votre choix, et gagner en intuitivité et en ergonomie dans la mise en place de vos projets.
C’est particulièrement utile lorsque vous avez des phases qui sont reconduites sur des plannings intégrant plusieurs projets, comme dans le cas d’agences de communication ou de design, ou d’ateliers de production utilisant Bubble Plan.
Conclusion
Les différentes fonctionnalités de duplication de Bubble Plan (bulle, projet, ligne et template) vous offrent une flexibilité et une efficacité accrues dans la gestion de vos projets. Elles vous permettent de gagner un temps considérable, de maintenir une cohérence entre vos différents projets, de réutiliser des éléments éprouvés et d’adapter rapidement vos plannings.
Et voilà le tour est joué ! Nous espérons que cet article vous a plu. N’hésitez pas à consulter nos autres articles sur les fonctionnalités (catégories, filtres, budget) pour maîtriser Bubble Plan comme un expert
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