Le suivi de projet est l’une des clés du succès de tout projet. Entre l’idée initiale et la livraison finale, de nombreux imprévus peuvent survenir : retards, dépassements budgétaires, changements de scope…
Cette discipline consiste à garder un œil permanent sur l’avancement de votre projet. Plus qu’une simple vérification, il s’agit d’une véritable stratégie de suivi de projet pour anticiper les problèmes et prendre les bonnes décisions au bon moment.
Dans cet article, nous vous donnons des exemples de stratégie de mise en œuvre d’un projet. Comment faire un contrôle et suivi de projet efficace quand vous possédez les ressources nécessaires et un planning bien ficelé ? Nous vous expliquons les outils de suivi et de contrôle, les KPI à utiliser, et comment structurer votre approche.
Pourquoi faire une stratégie de suivi de projet ?
Il serait un peu délicat de parler de stratégie de mise en œuvre d’un projet de développement. Donc nous ne nous intéresserons qu’aux méthodes et outils de contrôle & de suivi de projet. Dans la constitution et la gestion d’un projet, il est nécessaire de prévoir une phase de contrôle et de suivi. Mais pourquoi ?
D’abord, le principal enjeu du contrôle et du suivi est d’identifier les problèmes soit avant leur survenance, soit très tôt afin de procéder aux ajustements nécessaires. En plus, il permet au chef de projet en particulier, et à l’équipe en général, de régler les situations imprévues dans les plus brefs délais.
Pour cela, la collecte des données, l’analyse de ces données et la mise en place d’actions correctives sont indispensables. En outre, l’enjeu principal se compose de deux enjeux secondaires :
- Veiller à ce que les progrès soient en accord avec les résultats prévus en collectant et analysant les données au fil du temps.
- S’assurer que le projet est sur la bonne voie en comparant les moyens utilisés et les résultats obtenus aux objectifs poursuivis.
En somme, le suivi consiste à observer constamment le déroulement et l’avancée du projet. Le contrôle, quant à lui, a pour but d’analyser et de juger si l’état du projet, à des moments clés, est en accord avec les objectifs définis. Ainsi, le suivi est permanent tandis que le contrôle est périodique. Cependant, l’un ne va pas sans l’autre.
Durant quelle phase du projet fait-on le suivi ?
Le contrôle et la stratégie de suivi de projet se font dès la phase de planification de projet. Le suivi intervient durant la phase de contrôle de gestion de projet et doit être continu jusqu’à la fin du projet.
Dans un premier temps, cela permet de savoir si l’état du projet est conforme au plan établi. Ensuite, cela permet de réaliser des rapports précis et de procéder à des ajustements en temps réel.
Pour situer les choses, rappelons les différentes étapes de gestion de projet qui font partie de la stratégie d’un projet. En règle générale, ce sont « les 4 phases de la gestion de projet » dont on parle. Néanmoins, on peut séparer la phase d’avant-projet de la phase d’initialisation. Enfin, c’est pareil pour la phase de planification avec celle d’exécution.
Les étapes en gestion de projet
Parmi les divers modes de classification des différentes phases d’un projet, celui que l’on retrouve dans les bonnes pratiques du PMBOCK® est le suivant :
- La phase d’avant-projet : c’est à ce niveau que la décision de lancer le projet est prise. Bien sûr à ce moment le projet n’est encore qu’une idée. Néanmoins, cette étape reste importante. Elle fait suite à l’étude d’une possible opportunité.
- La phase d’initialisation : une fois que l’idée du projet germe, il faut définir les attentes de ce dernier. En outre, cette étape débouche sur une note de cadrage appelée aussi la charte du projet.
- La phase de planification : cette phase est celle au cours de laquelle le plan du projet est établi. On y définit le planning, les ressources, les tâches, les responsabilités ainsi que le budget. Grâce à cette étape, le projet prend alors une forme plus concrète, plus tangible.
- La phase d’exécution : à ce niveau, le plan du projet est véritablement mis en application.
- La phase de contrôle (et de suivi) : contrairement à toutes les phases précédemment citées, qui interviennent l’une après l’autre, la phase de contrôle se fait en parallèle de celle de l’exécution ou même dès la planification. Durant cette phase, on s’assure de la conformité du projet avec le plan du projet et on suit le bon déroulement du projet ainsi que la documentation des demandes de changements.
- La phase de clôture : comme son nom l’indique, cette phase va décider de la clôture d’un projet suite à sa livraison et à sa validation par le client. Évidemment, une réunion de clôture est organisée à ce stade, dans le but de faire un bilan de projet et d’autoriser le passage du projet en phase d’exploitation et de maintenance.
Stratégie de suivi de projet : quels sont les outils de suivi et de contrôle ?
Pour mener habilement une tâche à son terme, il est important de se doter des outils nécessaires. Afin de réussir cette phase, le chef de projet et l’équipe concernée se servent des outils suivants :
- les comptes rendus et les rapports,
- le suivi de budget,
- les outils de communication (surtout en interne),
- les réunions de suivi,
- les comités de projet (COPIL et COPROJ),
- le tableau de bord,
- et les indicateurs clés de performance.
En phase de planification, les outils comme le diagramme de Gantt ou le tableau en mode Kanban sont très utiles en suivi de contrôle et peuvent remplir le rôle de gestionnaire de projet.
Comment se fait le suivi d’un projet ?
Pour faire une stratégie de suivi de projet, il faut se servir des divers outils afin d’avoir une idée permanente de l’état du projet et d’anticiper les déconvenues.
Le tableau de bord, un outil indispensable à la stratégie de suivi de projet
Qui dit suivi et contrôle de projet dit forcément tableau de bord. En effet, le tableau de bord est un indissociable de cette phase du projet. En plus, il est un outil à la fois méthodologique et proactif qui trace les progrès du projet.
Le tableau de bord met en lumière, et rassemble au même endroit, les informations suivantes : les objectifs, les ressources, les contraintes et toutes les données clés du projet. Il permet d’anticiper et de répondre efficacement aux éventuelles difficultés.
Grâce à toutes les données qu’il recense, il est également très utile pour établir les différents rapports afin de comprendre et analyser les avancées du projet.
Modèle de suivi de projet : les fonctionnalités essentielles
Un modèle de suivi de projet optimal doit intégrer des fonctionnalités clés pour faciliter le travail du chef de projet et de son équipe. Voici les éléments indispensables d’un bon template de gestion de projet.
Diagrammes de Gantt
Les diagrammes de Gantt permettent de visualiser la chronologie du projet, les dépendances entre tâches et l’avancement en temps réel. Ils offrent une vue d’ensemble claire du planning et facilitent l’identification des chemins critiques.
Gestion des sous-tâches
La décomposition des tâches complexes en sous-tâches permet un suivi plus granulaire et une meilleure répartition du travail. Cette fonctionnalité aide à identifier précisément les blocages et à mieux estimer les charges de travail de chaque membre de l’équipe.
Tableau de bord de gestion de projet
Le dashboard centralisé regroupe tous les indicateurs clés : avancement global par rapport aux objectifs fixés, budget consommé, échéances à venir et alertes. Cette vue synthétique permet une prise de décision rapide et éclairée.
Gestion automatisée des échéances
Le modèle doit intégrer un système de suivi des échéances avec alertes automatiques. Les notifications en amont des dates limites permettent une anticipation des retards potentiels.
Quels KPI utiliser ?
Les KPI (Indicateurs Clés de Performance) sont essentiels pour mesurer objectivement l’avancement de votre projet. Concentrez-vous sur les deux indicateurs fondamentaux.
KPI de coûts et délais
- Écart de coût : compare le budget consommé au budget planifié
- Écart de durée : mesure les retards par rapport au planning initial
La courbe en S : l’outil de référence
Cet outil graphique permet de visualiser l’avancement réel du projet en termes de coûts et de délais, de l’initialisation à la clôture. Elle s’appuie sur les notions de valeur acquise et de valeur planifiée pour donner une vision claire de la performance du projet.
Ces indicateurs simples mais puissants suffisent pour un suivi efficace. L’important n’est pas la quantité de KPI, mais leur pertinence et leur utilisation régulière pour prendre des décisions correctives.
Utiliser les jalons pour assurer le suivi
Un jalon, appelé milestone en anglais, est souvent un évènement important qui marque la fin d’une étape et le début d’une nouvelle étape importante. Il sert à baliser votre planning de projet dans le but de s’assurer de l’avancement réel du projet.
En outre, ces jalons sont à coupler de points de contrôles, qui eux, permettent de statuer sur la continuité ou l’arrêt du projet. Car ces points de contrôle sont sous forme de réunions de suivi avec des décisions à l’unanimité : par le commanditaire, les parties prenantes et le chef de projet.
Pour finir, des exemples de décisions peuvent être d’augmenter le nombre de ressources sur une activité ou de réévaluer le budget ou les délais.
Conclusion
En somme, pour assurer le suivi, plusieurs actions doivent être mises en place. Généralement, cela permet de répondre promptement aux imprévus ou de découvrir les problèmes très tôt :
- surveiller les KPIs de coûts et de délais,
- détecter et remonter les alertes projets,
- surveiller les besoins et demandes de changement,
- observer et analyser régulièrement l’étendue du projet,
- communiquer régulièrement avec les membres de l’équipe et toutes les parties concernées,
- et identifier et évaluer les risques et problèmes.
Bien loin d’être exhaustifs, ces différents points posent néanmoins les bases d’un bon suivi. En appliquant ces principes, vous augmentez les chances de succès de votre projet. Un bon suivi va permettre aussi d’améliorer la collaboration et la cohésion au sein de votre équipe !
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