Comment faire une stratégie de suivi de projet efficace ?

La gestion et la stratégie de suivi de projet comprennent plusieurs phases. Bien sûr, l’une des plus importantes est, sans nul doute, celle du contrôle. Cette étape, cruciale pour le bon déroulement du projet, doit être couplée à un suivi permanent.

Aussi cet article donne des exemples de stratégie de mise en œuvre d’un projet. Pourquoi et comment faire un contrôle et suivi de projet par exemple quand on possède les ressources nécessaires et un planning bien ficelé ? Nous vous expliquons cela en détails.

Pourquoi faire une stratégie de suivi de projet ?

Il serait un peu délicat de parler de stratégie de mise en œuvre d’un projet de développement. Donc nous ne nous intéresserons qu’aux méthodes et outils de contrôle & de suivi de projet. Dans la constitution et la gestion d’un projet, il est nécessaire de prévoir une phase de contrôle et de suivi. Mais pourquoi ?
D’abord, le principal enjeu du contrôle et du suivi est d’identifier les problèmes soit avant leur survenance, soit très tôt afin de procéder aux ajustements nécessaires. En plus, il permet au chef de projet en particulier, et à l’équipe en général, de régler les situations imprévues dans les plus brefs délais.

Pour cela, la collecte des données, l’analyse de ces données et la mise en place d’actions correctives sont indispensables. En outre, l’enjeu principal se compose de deux enjeux secondaires :

• Veiller à ce que les progrès soient en accord avec les résultats prévus en collectant et analysant les données au fil du temps.
• S’assurer que le projet est sur la bonne voie en comparant les moyens utilisés et les résultats obtenus aux objectifs poursuivis.

En somme, le suivi consiste à observer constamment le déroulement et l’avancée du projet. Le contrôle, quant à lui, a pour but d’analyser et de juger si l’état du projet, à des moments clés, est en accord avec les objectifs définis. Ainsi, le suivi est permanent tandis que le contrôle est périodique. Cependant, l’un ne va pas sans l’autre.

Durant quelle phase du projet fait-on le suivi ?

Le contrôle et la stratégie de suivi de projet se font dès la phase de planification de projet. Le suivi intervient durant la phase de contrôle de gestion de projet et doit être continu jusqu’à la fin du projet.
Dans un premier temps, cela permet de savoir si l’état du projet est conforme au plan établi. Ensuite, cela permet de réaliser des rapports précis et de procéder à des ajustements en temps réel.

Pour situer les choses, rappelons les différentes étapes de gestion de projet qui font partie de la stratégie d’un projet. En règle générale, ce sont « les 4 phases de la gestion de projet » dont on parle. Néanmoins, on peut séparer la phase d’avant-projet de la phase d’initialisation. Enfin, c’est pareil pour la phase de planification avec celle d’exécution.

Les étapes en gestion de projet

Parmi les divers modes de classification des différentes phases d’un projet, celui que l’on retrouve dans les bonnes pratiques du PMBOCK® est le suivant :

1. La phase d’avant-projet : c’est à ce niveau que la décision de lancer le projet est prise. Bien sûr à ce moment le projet n’est encore qu’une idée. Néanmoins, cette étape reste importante. Elle fait suite à l’étude d’une possible opportunité.
2. La phase d’initialisation : une fois que l’idée du projet germe, il faut définir les attentes de ce dernier. En outre, cette étape débouche sur une note de cadrage appelée aussi la charte du projet.
3. La phase de planification : cette phase est celle au cours de laquelle le plan du projet est établi. On y définit le planning, les ressources, les tâches, les responsabilités ainsi que le budget. Grâce à cette étape, le projet prend alors une forme plus concrète, plus tangible.
4. La phase d’exécution : à ce niveau, le plan du projet est véritablement mis en application.
5. La phase de contrôle (et de suivi) : contrairement à toutes les phases précédemment citées, qui interviennent l’une après l’autre, la phase de contrôle se fait en parallèle de celle de l’exécution ou même dès la planification. Durant cette phase, on s’assure de la conformité du projet avec le plan du projet et on suit le bon déroulement du projet ainsi que la documentation des demandes de changements.
6. La phase de clôture : comme son nom l’indique, cette phase va décider de la clôture d’un projet suite à sa livraison et à sa validation par le client. Évidemment, une réunion de clôture est organisée à ce stade, dans le but de faire un bilan de projet et d’autoriser le passage du projet en phase d’exploitation et de maintenance.

Stratégie de suivi de projet : quels sont les outils de suivi et de contrôle ?

Pour mener habilement une tâche à son terme, il est important de se doter des outils nécessaires. Afin de réussir cette phase, le chef de projet et l’équipe concernée se servent des outils suivants :

•  Les comptes rendus et les rapports,
•  Le suivi de budget,
•  Les outils de communication (surtout en interne),
•  Les réunions de suivi,
•  Les comités de projet (COPIL et COPROJ),
•  Le tableau de bord, 
•  Les indicateurs clés de performance.

En phase de planification, les outils comme le diagramme de Gantt ou le tableau en mode Kanban sont très utiles en suivi de contrôle et peuvent remplir le rôle de gestionnaire de projet.

Comment se fait le suivi d’un projet ?

Pour faire une stratégie de suivi de projet, il faut se servir des divers outils afin d’avoir une idée permanente de l’état du projet et d’anticiper les déconvenues.

Le tableau de bord, un outil indispensable à la stratégie de suivi de projet

Qui dit suivi et contrôle de projet dit forcément tableau de bord. En effet, le tableau de bord est un indissociable de cette phase du projet. En plus, il est un outil à la fois méthodologique et proactif qui trace les progrès du projet.
Le tableau de bord met en lumière, et rassemble au même endroit, les informations suivantes : les objectifs, les ressources, les contraintes et toutes les données clés du projet. Il permet d’anticiper et de répondre efficacement aux éventuelles difficultés.

Grâce à toutes les données qu’il recense, il est également très utile pour établir les différents rapports afin de comprendre et analyser les avancées du projet.

Les KPI, au centre de la stratégie de suivi

Les KPI (Key Performance Indicators), ou encore Indicateurs Clés de Performance (ICP) en français, sont très importants dans le suivi d’un projet. Tout comme leur nom le laisse entendre, ils servent à mesurer la performance du projet.

Selon le type de projet, les KPI utilisés peuvent varier. Cependant, ils doivent toujours être SMART :

• Spécifiques : il est important que les KPI soient précis et concis,
• Mesurables : ils doivent être quantifiables afin de mesurer l’étendue des progrès par rapport à l’objectif visé,
• Acceptables : l’objectif à atteindre ne doit être ni trop difficile, ni trop facile. Dans le premier cas, il ferait perdre toute motivation. Dans le second, il ne représenterait pas un challenge intéressant, 
• Réalistes : l’objectif poursuivi ne doit pas être fantaisiste et doit tenir compte de l’emploi du temps des personnes concernées,
• Temporellement définis : un délai clair pour atteindre l’objectif doit être défini.

Sans des KPI bien choisis, il sera tout bonnement impossible de mener un suivi optimal et un bon contrôle du projet.

Quels KPI utiliser ?

Le choix des KPI à utiliser dépend du type de projet et du domaine d’activité de l’entreprise. Des KPI qui correspondent à tel projet ne conviendront pas forcément à un autre. Même s’il est vrai qu’il faut veiller à ce que les KPI soient toujours SMART, il est important de les adapter à la situation.
Il existe plusieurs types de KPI tels que :

• Des indicateurs de performance pour la gestion du projet.
• Des indicateurs de performance commerciale.
• Des indicateurs de performance organisationnelle.
• Des indicateurs de performance financière.
• Des indicateurs de performance en e-commerce.

Pour ce qui est de la stratégie de suivi de projet et du contrôle, c’est vers la première catégorie qu’il faudra se tourner. Les indicateurs de performance pour la gestion de projet permettent, en effet, de suivre l’état des tâches par rapport aux seuils définis.

Divers KPI sont à choisir pour cette cause. Cependant, en voici les principaux :

• KPI de coûts : avec l’indicateur “Écart de coût du projet” où l’on mesure si le coût réel du projet est différent du coût de départ.
• KPI de délais : avec l’indicateur “Écart de durée” où l’on mesure si la durée réelle d’une tâche a dépassé la durée planifiée initialement.

La courbe en S est un outil utile qui permet de mesurer l’avancement réel du projet, au fil du temps, en termes de coûts et de délais. Voici à quoi ressemble le graphique :

Ce suivi peut se faire depuis la phase d’initialisation quand les coûts commencent à progresser lentement, jusqu’à la phase de clôture quand les coûts cumulés commencent à se stabiliser.

Pour ce faire, la courbe en S s’appuie sur les notions de valeur acquise et de valeur planifiée.

Utiliser les jalons pour assurer le suivi

Un jalon, appelé milestone en anglais, est souvent un évènement important qui marque la fin d’une étape et le début d’une nouvelle étape importante. Il sert à baliser votre planning de projet dans le but de s’assurer de l’avancement réel du projet.
En outre, ces jalons sont à coupler de points de contrôles, qui eux, permettent de statuer sur la continuité ou l’arrêt du projet. Car ces points de contrôle sont sous forme de réunions de suivi avec des décisions à l’unanimité : par le commanditaire, les parties prenantes et le chef de projet.

Pour finir, des exemples de décisions peuvent être d’augmenter le nombre de ressources sur une activité ou de réévaluer le budget ou les délais.

Conclusion

En somme, pour assurer le suivi, plusieurs actions doivent être mises en place. Généralement, cela permet de répondre promptement aux imprévus ou de découvrir les problèmes très tôt :

• Surveiller les KPIs de coûts et de délais.
• Détecter et remonter les alertes projets.
• Surveiller les besoins et demandes de changement.
• Observer et analyser régulièrement l’étendue du projet.
• Communiquer régulièrement avec les membres de l’équipe et toutes les parties concernées.
• Identifier et évaluer les risques et problèmes.

Bien loin d’être exhaustifs, ces différents points posent néanmoins les bases d’un bon suivi. En appliquant ces principes, vous augmentez les chances de succès de votre projet. Un bon suivi va permettre aussi d’améliorer la collaboration et la cohésion au sein de votre équipe !

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