Savoir rédiger un rapport est une compétence essentielle dans de nombreux domaines professionnels. Que ce soit pour rendre compte de résultats de recherches, de données financières ou pour présenter des informations importantes à des collègues ou des clients.
Cependant, la rédaction de rapport de projet peut être intimidante pour certaines personnes. Surtout si elles n’ont pas l’expérience ou les compétences nécessaires pour le faire efficacement. En plus, soumettre un projet ou, du moins, un rapport, demande une certaine préparation !
Dans cet article, vous découvrirez nos conseils pour rédiger un rapport réussi qui sera clair, concis et convaincant. Nous examinerons les éléments essentiels d’un rapport, les étapes importantes à suivre et les erreurs à éviter pour produire des rapports d’une qualité irréprochable.
Les étapes majeures de la gestion de projet
La conception
Cette première phase consiste à déterminer la portée d’un projet : qui sont les parties prenantes ? Quels sont leurs enjeux et leurs besoins ? Comment peut-on y répondre (ressources, compétences, services et produits, etc.) ? La phase de conception comprend également une analyse de faisabilité et une étude de rentabilité. Dans le but de répondre aux enjeux professionnels et financiers de l’entreprise.
La planification (plan d’action et planning)
La phase de planification repose sur trois piliers : la définition du plan de gestion (calendrier, délais, etc.), l’allocation des ressources (financières et humaines) et enfin l’identification des risques et l’élaboration d’une stratégie de contournement. Cette étape n’est pas négligeable compte tenu des enjeux qu’elle comporte !
L’exécution
Ici, il s’agit de mettre en œuvre le plan de gestion, d’en suivre l’avancement et de gérer la qualité des missions en cours et accomplies. Durant cette étape, l’équipe est bien évidemment tenue de mobiliser ses compétences en communication. Outre la production des tâches, elle doit pouvoir indiquer clairement sa progression. Cela passe par le biais de réunions d’équipe et de mises à jour des documents de support, tels que le Sprint Backlog, entre autres.
La clôture
Une fois que le dernier jalon est posé et validé, on procède à la livraison et à la clôture des livrables – si ceux-ci sont validés.
Dans une démarche de qualité, une évaluation est réalisée. Elle consiste à observer toutes les actions de manière à établir un rapport final, et à produire une revue post projet. Autant d’éléments qui permettent de remettre en question certaines méthodes, d’en valider d’autres et de poursuivre continuellement la montée en compétences des équipes.
On procède également à l’archivage de la documentation en vue du transfert d’informations et de connaissances.
Le bilan
Enfin, lorsque le projet est clôturé et documenté, l’équipe prévoit un créneau pour réfléchir aux problématiques, imprévus et autres retards rencontrés. Ces échanges permettent de créer une synergie et de réfléchir, ensemble, à des solutions pour améliorer les prochaines missions du même acabit.
Tout au long de ces phases, et afin d’aider à réaliser le bilan, rédiger un projet de suivi régulier est important. Vérifiez également que vous suivez bien la roadmap. Et si vous souhaitez en savoir plus les phases indispensables de la réussite d’un projet, nous vous invitons à lire notre article sur la stratégie de suivi de projet.
Pourquoi faut-il rédiger un rapport de projet en entreprise ?
Premièrement, le rapport permet s’assurer que le projet avance conformément au chemin de fer et aux buts fixés, ce qui est crucial pour son succès. En suivant l’avancement, on peut détecter les éventuelles déviations ou difficultés et prendre les mesures nécessaires pour y remédier.
Deuxièmement, le suivi de projet permet également de gérer les risques et les incertitudes, en identifiant les éventuels problèmes et en mettant en place des solutions pour les résoudre.
Troisièmement, le suivi de projet permet de communiquer efficacement sur l’avancement du projet, en fournissant des informations précises et actualisées aux différents acteurs et parties prenantes.
Les différents types de rapports de projet selon vos besoins
Selon la phase de votre projet, plusieurs types de rapports peuvent être rédigés pour optimiser le suivi et documenter l’état de l’avancement de vos projets.
- Le rapport d’avancement présente l’état du travail accompli et les jalons atteints. Particulièrement adapté aux méthodes agile, il permet de détecter rapidement les écarts par rapport au planning.
- Le rapport d’étape intervient aux moments principaux du projet pour faire le bilan d’une phase et préparer la suivante, avec tous les détails sur les risques identifiés.
- Le rapport de clôture synthétise l’ensemble du travail une fois terminé. Il évalue les performances et compile les leçons apprises pour enrichir vos pratiques futures.
- Les rapports techniques détaillent les méthodologies adoptées et les défis rencontrés, tandis que les rapports de gestion se concentrent sur les aspects budgétaires et organisationnels.
Cette diversité de rapports vous permet d’adapter votre communication aux attentes de chaque partie prenante tout au long de l’avancement du projet !
Quelles sont les meilleures pratiques pour présenter un rapport de projet ?
Une fois votre rapport structuré, sa présentation joue un rôle crucial dans la transmission efficace de vos informations. Voici nos pratiques éprouvées pour maximiser l’impact de vos rapports.
Adoptez une présentation claire et aérée
Utilisez des titres explicites, des puces pour lister les points principaux et des espaces blancs pour faciliter la lecture. Vos lecteurs doivent pouvoir saisir rapidement l’état d’avancement de vos projets.
Privilégiez les visuels aux longs paragraphes
Intégrez des graphiques, tableaux et diagrammes pour illustrer vos données. Un graphique d’avancement sera toujours plus parlant qu’un long texte descriptif sur l’état du travail.
Hiérarchisez l’information
Commencez par un résumé exécutif qui présente les points essentiels, puis développez les détails techniques dans les sections suivantes. Cette approche s’adapte particulièrement bien aux méthodes agile où la communication doit être rapide et efficace.
Personnalisez selon votre audience
Un rapport destiné à la direction ne contiendra pas les mêmes détails qu’un rapport technique pour vos équipes. Adaptez le niveau de détails et le vocabulaire à vos interlocuteurs.
Soignez la conclusion. Terminez toujours par les prochaines étapes et les actions attendues. C’est ce que vos lecteurs retiendront en priorité de votre rapport.
Ces pratiques simples transformeront vos rapports en véritables outils de communication et de prise de décision !
Quelques erreurs courantes à éviter lors de la rédaction
- Présenter des données sans analyse ni exemples concrets
- Omettre les problèmes budgétaires ou de planning rencontrés
- Rédiger sans modèle de structure claire pour vos membres d’équipe
- Oublier de mentionner les points clés et les leçons apprises
Quelles sont les étapes pour écrire un rapport de suivi de projet ?
1. Quoi, pourquoi et avec qui ?
La première étape consiste à expliquer le projet aux collaborateurs et à définir les objectifs à atteindre. Cette approche transparente et fédératrice a pour but d’engager les parties prenantes et de les impliquer dans la valeur de la mission.
Ainsi, vous devrez planifier, mais également échanger autour de leurs attentes et besoins. De même, c’est lors de cette étape que vous déterminerez la portée du projet, le calendrier ainsi que le budget.
2. Les objectifs et résultats escomptés
Le manque d’objectifs clairs est le pire ennemi d’un projet. Car sans cela, vous verrez que les tâches, les exigences, les délais définis n’ont pas d’ancrage réel. Vous avez la liste des requêtes des parties prenantes ? Vous avez leur approbation ? Reliez-les aux OKR (Objectives and Key Results, ou objectifs et résultats à produire en VF). Il faut qu’ils soient en harmonie pour assurer le bon déroulement du projet.
3. Création d’un rapport explicitant l’étendue du projet
Vous avez créé l’ébauche du projet, relié vos tâches à des objectifs et obtenu l’approbation des parties prenantes. Place à la création d’un rapport explicitant tous ces éléments par le menu détail.
4. Conception d’un programme détaillé
En parallèle, le diagramme de Gantt vous permettra de visualiser aisément le calendrier des projets. Ce document est interactif et offre une vision globale de la progression, des dépendances et de la portée des tâches.
5. Attribution des rôles, responsabilités et ressources nécessaires
Il faut définir les ressources humaines, matérielles ou financières nécessaires au projet. Une fois ces éléments choisis et votre budget obtenu, il ne faut pas oublier pas les collaborateurs. Que vous soyez expérimenté ou non, ne sous-estimez pas vos besoins en main d’œuvre.
À ce titre, pourquoi ne pas utiliser la matrice RACI ? Elle vous permettra de savoir rapidement qui doit faire quoi. En effet, cette matrice contient toutes les tâches du projet et informe quelle personne intervient. Elle fournit également des indications précises sur les décisionnaires, les exécutants, les contacts de référence ainsi que les personnes habilitées à autoriser une action. Et pour les plus curieux, il existe même une variante qui ajoute une nuance supplémentaire : la matrice RASCI.
Découvrez notre modèle de matrice RACI :
6. Définition du processus de transmission et de vérification
Des échanges inefficaces causent de la frustration. Si vos collaborateurs doivent lire de nombreuses pages d’e-mails ou demander des rectifications constantes, leur motivation finira par s’estomper. Pour éviter cela, il faut stocker les éléments du projet à un seul endroit. D’où l’utilité d’un outil collaboratif, qui permet notamment le partage et les modifications en temps réel.
Notre conseil : utilisez une seule solution pour éviter les dispersions d’informations !
7. Identification les risques potentiels et des difficultés du projet
Un projet peut également comporter des imprévus. Maintenant que vous avez organisé le processus de programmation, que les tâches sont attribuées et que votre système d’échange est en place, il vous reste à identifier les risques et les obstacles potentiels. En anticipant et en communiquant autour de ces paramètres, tous les membres pourront s’y préparer ensemble.
On pense notamment à l’arrivée des vacances, par exemple. Dans l’éventualité où certaines personnes seraient en congés durant le projet, il serait pertinent d’instaurer une chaîne hiérarchique et créer une liste de contacts de référence en amont de leur départ.
De l’importance d’une bonne communication avec toutes les parties prenantes
Le succès du projet repose sur un lancement serein, et donc dans des conditions optimales. D’où la pertinence de réunions courtes mais ponctuelles avec les collaborateurs essentiels, afin de mettre au clair l’ordre du jour.
Et pour cause, il est important que toutes les parties prenantes soient sur la même longueur d’onde, notamment en ce qui concerne les rôles, les processus, les enjeux et le calendrier.
Quelles sont les parties d’un rapport de projet complet et qualitatif ?
Si votre projet bénéficie d’une structure solide dès sa conception, l’élaboration du rapport sera fluide et vous n’aurez aucun mal à trouver les informations nécessaires. Toutefois, force est de reconnaître que des compétences en rédaction – et en structuration de texte – peuvent vous être utiles.
1. Le contexte du projet
Tout d’abord, consacrez toute une partie à la présentation de votre activité, votre client et les problématiques visées par la mission dont il est question dans votre rapport.
Quelle est la spécialité de votre société ? Où est-elle basée ? Qui sont vos équipes et qui sont précisément les acteurs de ce projet ? Quid de votre client ? Tous ces éléments faciliteront votre entrée en matière autant que la compréhension des lecteurs, quels que soient leur rôle et leur statut vis-à-vis de vos réalisations.
2. Les méthodologies et solutions adoptées
Une fois que les présentations sont faites, c’est le moment d’entrer dans le vif du sujet. Pour cela, vous pouvez exposer vos choix technologiques et de développement, en donnant la parole à un ou différents acteurs (développeurs, chef de produit, etc.).
Vous pouvez également appuyer vos propos par des graphiques, tableaux et autres éléments de présentation afin d’en faciliter la compréhension.
3. Les défis techniques
N’hésitez pas à proposer un focus sur les défis techniques qui auraient pu se présenter lors de l’exécution de vos missions. C’est l’occasion de démontrer vos compétences et votre agilité, mais aussi de conserver une trace pour ajuster vos pratiques en cas de renouvellement sur un projet similaire.
Quels outils utiliser pour enrichir votre rapport de projet ?
S’équiper de manière appropriée revêt une importance cruciale pour favoriser le succès et la fluidité de vos rapports ! Plutôt que de compiler manuellement vos données, optez pour des solutions qui automatisent la création de vos rapports.
Les outils de collecte et de traitement de données
Formulaires en ligne, bases de données alimentées automatiquement et tableaux de bord dynamiques vous feront gagner un temps précieux pour analyser les éléments pertinents.
Les backlogs et les reviews
Les backlogs et historiques documentent automatiquement les événements clés et constituent une source fiable pour vos rapports ultérieurs.
Les logiciels de suivi de temps et de ressources
Indispensables pour suivre l’allocation des ressources et générer des rapports de performance en temps réel.
Les plateformes complètes de gestion de projet
En utilisant Bubble Plan, vous accédez en quelques clics à l’historique de vos échanges et générez vos rapports d’avancement. L’outil transforme vos données en rapports visuels et professionnels, vous faisant économiser des heures de travail. Nous encourageons vivement l’utilisation de solutions modernes pour optimiser vos processus de reporting.
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