Une fiche projet pour cadrer et piloter vos projets dans Bubble Plan

La fiche projet est un élément essentiel pour bien cadrer un projet dès son lancement. Elle permet de centraliser toutes les informations clés et d’avoir une vision claire des objectifs, des parties prenantes ou encore des jalons importants.

Dans cet article, nous vous expliquons à quoi sert la fiche projet, ce qu’on y retrouve, et comment l’utiliser pour structurer efficacement vos projets dans Bubble Plan.

Qu’est-ce qu’une fiche projet ?

Dans le monde de la coordination de projet, elle joue un rôle central en tant que document de référence essentiel. Cette fiche, également appelée fiche de description ou carte d’identité du projet, offre une vue synthétique et claire de l’intégralité du projet. Elle constitue une référence centrale pour toutes les personnes impliquées dans le projet, du gestionnaire aux membres de l’équipe et aux collaborateurs extérieurs.

C’est un élément fondamental pour la gestion de projet. Elle permet de définir et de décrire de manière concise et précise les objectifs, les phases, les livrables et les actions à réaliser pour atteindre les résultats souhaités. Elle rassemble les informations cruciales nécessaires pour la planification, l’organisation, le suivi et la réussite du projet.

A quoi sert une fiche projet ?

En gestion de projet, la fiche projet sert avant tout à donner une vision claire et partagée d’une initiative, que ce soit pour vos collaborateurs, vos chefs d’équipe ou toute autre partie prenante. En quelques lignes, elle résume l’essentiel : pourquoi ce projet existe, ce qu’il vise à accomplir et quelle valeur il apporte.

On la confond parfois avec la fiche d’un business plan, mais les deux sont bien distincts. La fiche projet se rédige en amont, au lancement de l’initiative, tandis que la fiche de synthèse d’un business plan intervient une fois le plan finalisé. La fiche projet, c’est le point de départ, pas le bilan.

Exemple de fiche projet pour cadrer votre planning et vos tâches

Cette fiche constitue un outil central pour le cadrage du planning et des activités. Elle permet de définir les phases du projet de manière précise, d’identifier les tâches critiques et les ressources nécessaires, et de fixer les échéances. En fournissant une vue claire et synthétique du projet, la fiche projet facilite la préparation en offrant une référence constante pour toute l’équipe.

Voici un modèle qui doit comprendre au minimum toutes les informations suivantes :

• Nom du projet : [Nom]
• Responsable : [Nom]
• Objectifs : [Objectifs du projet]
• Étapes : [Liste des étapes et des tâches]
• Budget alloué : [Budget du projet]
• Ressources nécessaires : [Liste des ressources nécessaires]
• Parties prenantes : [Liste des collaborateurs]
• Échéances importantes : [Dates de livraison clés]
• Suivi et gestion : [Méthode(s) utilisée(s)]
• Rapports et communication : [Fréquence des rapports et des communications]

En résumé, cette fiche offre une vue globale complète et concise du projet, permettant au coordinateur et à l’équipe de gérer les activités de façon efficace. Elle constitue un outil central pour définir, organiser, suivre et réussir la réalisation du projet dans les délais et en respectant les fonds.

8 étapes pour construire une fiche de projet réussie ?

La rédaction de cette fiche nécessite une approche méthodique pour assurer sa pertinence et son efficacité. Voici un exemple d’une manière dont vous pourriez rédiger cette fiche :

1 – Introduction

• Présentez la marche à suivre de façon concise.
• Identifiez les collaborateurs du projet, y compris le responsable et les membres de l’équipe.

2 – Objectifs

• Définissez clairement les finalités de l’initiative.
• Précisez les résultats attendus et les livrables à produire.

3 – Planning

• Divisez en phases.
• Indiquez les tâches clés à réaliser à chaque étape.

4 – Organisation

• Identifiez les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe.
• Précisez les dates de livraison et les échéances majeures.

5 – Financement et ressources

• Incluez les informations sur les ressources nécessaires, y compris le budget alloué.

6 – Gestion et suivi

• Décrivez comment le tout sera géré et suivi.
• Indiquez les points de contrôle et les rapports prévus.

7 – Parties prenantes

• Énumérez les personnes impliquées dans le projet.
• Définissez comment elles seront impliquées et consultées tout au long du projet.

8 – Cadre

• Précisez le contexte et son importance au sein de l’organisation.

Rédiger une fiche projet est une pratique clé pour cadrer le planning et les missions. Elle offre une vue globale détaillée tout en restant simple et accessible. La fiche de projet est un outil primordial pour fixer les bases du projet, communiquer efficacement avec les personnes impliquées et assurer un pilotage transparent et réussie.

Une fiche projet pour le cadrage du planning et des activités

En premier lieu, cette fonction vous permet via un champ texte éditable de décrire et structurer vos projets.

Synthèse, finalités, organisation, … À vous de voir ce qui est nécessaire, à la fois pour l’équipe, mais aussi pour vous rappeler de ce qui avait été acté au lancement.

La Fiche Projet va également vous servir à centraliser tous vos documents, idéal lorsque vous travaillez à plusieurs.

Cela permet d’avoir au même endroit une vue synthétique du projet et de son déroulé. Vous retrouvez donc parmi les onglets :

• la synthèse des fichiers, qui reprend toutes les pièces jointes insérées dans le planning (livrables ou autres)
• la synthèse budgétaire , pour avoir directement dans la Fiche Projet, tous les éléments financiers ventilés.

Des indicateurs et des options pour le suivi macro et le reporting rapide

Parce que qui dit projet, dit aussi à nos yeux macrovision, il nous semblait impératif de profiter de cette fonctionnalité pour offrir un autre regard sur vos projets.

La Fiche Projet s’équipe donc de deux options si vous souhaitez détecter des problèmes en un regard ou faire du reporting dynamique.

Vous retrouverez deux indicateurs sur votre fiche projet, l’un pour modéliser l’avancement global de vos bulles et l’autre pour consolider les actions.

Vous voyez ainsi maintenant d’un coup d’œil l’avancement global d’un projet et de ses tâches ; notamment s’agissant des retards. Un niveau intermédiaire aux tableaux de bord, pour plutôt avoir une idée générale de ce qui se passe.

Encore un peu léger côté reporting, la Fiche Projet vient corriger cette lacune de Bubble Plan. En proposant une solution succincte de suivi de projet.

Vous pouvez ainsi remonter des informations à date auprès du gestionnaire ou d’un directeur. Tout en l’agrémentant d’un pictogramme météo symbolique et visuel.

Management visuel : un reporting synthétique couplé à la météo projet

Le manager pourra ainsi selon son bon vouloir venir suivre ce qui se passe grâce à ce reporting synthétique , sous forme de points de contrôle.

Il reprend ici ses habitudes et forces et mettant en exergue une fonction à la fois simple et visuelle, mais très efficace et pertinente, pour chaque chef de projet.

Une fois encore, il s’agit là non pas d’une analyse précise, que vous pourriez trouver dans les commentaires ou montrer grâce aux pictos , mais d’une vue sur l’initiative dans sa globalité.

Fiche projet vs. Plan projet

Maintenant que nous avons exploré en détail ce qu’est une fiche projet et comment en rédiger une, il est temps de la comparer au plan projet traditionnel. Chacun a sa propre utilité et complète l’autre dans le processus de pilotage de projet.

Plan Projet

Ce dernier est généralement un document plus détaillé qui se concentre sur la chronologie des tâches et des activités. Il s’agit d’un guide par étape qui décrit comment l’initiative sera réalisé du début à la fin. Les dépendances entre les tâches, les ressources nécessaires, les dates de début et de fin, ainsi que les jalons importants sont généralement inclus dans ce document. C’est un outil primordial pour la planification opérationnelle et le contrôle au jour le jour du travail.

Ce document plus détaillé que la fiche projet. Il décrit le déroulement du projet par étape, y compris les tâches, les échéances, les responsabilités et les ressources nécessaires. Le programme du projet peut également inclure des informations sur les risques, les plans de contingence et les processus de communication.

C’est un document essentiel pour les raisons suivantes :

• Il fournit un cadre détaillé pour l’organisation et l’accomplissement du projet.
• Il permet de suivre et de contrôler de façon efficace.
• Il peut être utilisé pour communiquer l’avancée et les informations aux parties prenantes.

Fiche Projet

En revanche, la fiche projet est plus synthétique et axée sur la vision globale du projet. Elle fournit une vue d’ensemble concise des facteurs clés du projet, tels que les finalités, les parties prenantes, les échéances et les responsabilités. La fiche projet est utile pour la communication, la prise de décision et le suivi général du projet. Elle permet à toutes les personnes impliquées de comprendre rapidement l’essentiel du projet sans se perdre dans les détails.

Ce document de référence qui résume les informations essentielles sur un projet. Elle comprend généralement les indications suivants :

• Intitulé
• Objectifs à atteindre
• Étapes et phases
• Livrables
• Ressources nécessaires
• Budget
• Parties prenantes

La fiche projet est un document crucial pour les raisons suivantes :

• Elle permet de clarifier les objectifs et les livrables pour l’ensemble des parties prenantes.
• Elle fournit une vue d’ensemble du projet, ce qui facilite la communication et la coordination.
• Elle peut être utilisée comme base pour le développement du planning.

En résumé : différences entre ces deux outils

La principale différence entre les deux est le niveau de détail. La fiche projet est un document synthétique qui fournit une vue d’ensemble du projet, tandis que le projet détaillé est un document plus détaillé qui décrit le déroulement du projet étape par étape.

Lorsque vous utilisez ces deux outils ensemble, vous obtenez une combinaison puissante pour la gestion de projet. Le document qui détaille la marche à suivre détaille la façon dont le projet sera réalisé, tandis que la fiche projet offre une vue d’ensemble concise et claire. Ensemble, ils permettent de mieux comprendre, organiser, et piloter le projet, en assurant que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde.

En bref, la fiche projet et le plan projet sont des éléments essentiels de la management de projet, chacun ayant son propre rôle dans le processus. La fiche projet offre une vue synthétique et claire du projet, tandis que le plan projet détaille les actions spécifiques à entreprendre pour atteindre les objectifs du projet. Les deux sont complémentaires et contribuent à assurer le succès de la réalisation du projet.

Ces deux documents sont importants pour la gestion de projet. Car ils permettent de centraliser les informations clés sur le projet. Mais aussi de faciliter la préparation, le suivi et la communication.

Les 3 erreurs à éviter

Rédiger une fiche projet semble simple, mais certains pièges peuvent vite compromettre son efficacité. Voici les trois erreurs les plus fréquentes à éviter.

1 – Être trop vague sur les objectifs

Une fiche projet floue crée des malentendus et des pertes de temps. Chaque objectif doit être formulé de manière claire et mesurable pour que toute l’équipe sache exactement où elle va.

2 – Négliger les parties prenantes

Omettre certains acteurs clés dès la rédaction, c’est prendre le risque de blocages en cours de route. Identifiez-les dès le départ et assurez-vous qu’ils valident les grandes lignes du projet.

3 – Ne pas la mettre à jour en cours de projet

Une fiche projet figée qui ne reflète plus la réalité du terrain perd toute son utilité. Pensez à la réviser dès que le périmètre ou les objectifs évoluent.

Conclusion

La fiche projet et le plan projet sont deux documents complémentaires. La fiche projet est un document essentiel pour démarrer un projet, tandis que le document de projet détaillé est nécessaire pour une gestion plus précise.

N’hésitez pas à nous faire part de vos retours, témoignages et autres expériences utilisateurs, en découvrant la fonction Fiche Projet.

Toutes les nouveautés de Bubble Plan sont symbolisées comme à notre habitude, par un petit NEW sur votre interface projet.

FAQ – La fiche projet en gestion de projet