Outil rétroplanning projet : pourquoi et comment le réaliser simplement ?

Aujourd’hui, focus sur le rétroplanning et l’outil qui permet de le construire facilement. Un incontournable pour planifier efficacement. Quel que soit votre secteur d’activité.
Souvent évoqué en démo produit ou en réunion de cadrage, le rétroplanning repose sur des principes bien précis.
Dans cet article, nous vous proposons de revenir sur son utilité, les étapes pour le créer et les solutions (gratuites ou non) pour le mettre en place simplement.

Qu’est-ce qu’un rétroplanning projet ?

Il peut se définir comme un modèle de planning particulier, lié à une technique de gestion de projet en entreprise. Et même de planification ! Il permet de faire le plan du déroulement des projets.

Il s’agit d’abord de focaliser sur la date d’échéance pour un projet dont les différents éléments sont déjà connus.

L’ensemble des phases, étapes projet, tâches se positionne donc en fonction de ce jalon clé. En général parce qu’elle représente une obligation et qu’aucun retard ne pourra être envisagé sur celle-ci.

Sa représentation prend généralement la forme d’un diagramme, construit à l’aide d’outils spécialisés. 

Il sera possible de décaler, raccourcir, allonger les missions déterminées durant la planification du calendrier projet, mais la période de livraison, elle, reste inaliénable (le projet étant à livrer dans les meilleurs délais). On ne peut donc pas la déplacer. C’est précisément parce que tout est planifié en partant de la fin que l’on parle de rétro-planning projet.

Il est fort probable que la première version ne soit pas la version finale. Néanmoins, il vaut mieux partir sur de bonnes bases pour commencer à s’organiser dans les meilleures conditions. Les modifications se feront en cours de route.

Les principaux types de planning en gestion de projet

• Agile : il constitue l’approche de gestion de projet la plus basique. Chaque tâche est organisée en séquence selon un ordre logique, sans chevauchement. Idéal pour les projets d’entreprises aux étapes clairement définies et constantes. Ce dernier facilite l’établissement de chaque étape du projet, avec des exemples typiques où peu de modifications sont prévues.
• Par sprints : c’est un sous-type du planning agile. Les travaux sont divisés en sprints, chaque sprint étant une étape du projet avec des objectifs précis et une durée spécifique. Cette méthodologie permet de structurer les tâches projet en phases concentrées. Offrant un cadre exemplaire pour la gestion rythmée des activités.
• Traditionnel ou linéaire : il est utilisé dans les stratégies de développement logiciel Agile. Il se caractérise par sa flexibilité, ce qui permet d’apporter des ajustements rapides en réponse aux évolutions du projet. L’approche favorise une amélioration continue, illustrée par des cycles courts de sprints, rendant chaque étape du projet alignée sur les objectifs évolutifs.

L’impact du rétroplanning sur le management d’équipe

En inversant l’approche traditionnelle, il instaure une discipline structurée qui modifie significativement le fonctionnement et la collaboration des équipes. En fixant une échéance, cette méthode force toutes les parties prenantes à orienter leurs efforts vers le respect de cette échéance. Cela se traduit par une meilleure allocation des ressources, chaque membre de l’équipe ayant une vision claire de ses responsabilités et du temps imparti.

La communication interne se trouve également renforcée. Le rétroplanning exige que chaque étape, tâche et sous-tâche soit clairement définie et communiquée à tous les membres de l’équipe. Cette transparence assure que tous les participants sont sur la même longueur d’onde et réduit le risque de malentendus ou de dédoublement des efforts.

Du point de vue de la motivation, il a un impact notable. La clarté des délais et des objectifs permet aux équipes de se sentir plus engagées. Le fait de voir comment chaque tâche s’inscrit dans le tableau général aide à maintenir un niveau élevé de motivation. Chaque échéance atteinte représente un pas de plus vers le succès du projet. De plus, cette technique peut encourager une compétition saine et productive au sein de l’équipe, chacun cherchant à accomplir sa part dans les délais impartis.

En définitive, ce dernier ne se contente pas de déterminer quand les tâches doivent être achevées. Il forme également la façon dont les équipes interagissent, communiquent et progressent vers un objectif commun. Cette approche inverse est donc non seulement un outil de gestion de projet qui booste l’efficacité des équipes.

Quelle est la différence entre rétroplanning et planning ?

Critères	Planning classique	Rétroplanning
Point de départ	Date de début du projet	Date de livraison finale
Direction de construction	Du début vers la fin	De la fin vers le début
Méthode de création	D’un coup ou progressivement	À partir de l’échéance fixe
Flexibilité des délais	Date de fin variable	Date de fin non négociable
Outils disponibles	Agenda, tableur, outils dédiés	Outils spécialisés avec automatisation
Vue proposée	Planning standard	Vue rétroplanning avec modélisation
Gestion des imprévus	Décalage possible de la livraison	Ajustement des tâches intermédiaires
Facilité d’ajustement	Modification manuelle tâche par tâche	Recalcul automatique des dépendances
Avantage principal	Visualisation des impératifs projet	Respect garanti des échéances

Le planning est le simple fait de représenter graphiquement et en fonction des périodes, des étapes ou tâches. Il est plus intéressant de le concevoir avec un outil en ligne afin de le rendre plus facilement accessible aux utilisateurs.

Il peut être fait à partir d’un agenda ou d’un tableur, mais également d’un outil dédié à la planification ou d’un outil de gestion de projet…La plupart proposent une vue planning, sans rétroplanning, modélisation via un planning ou modèle de départ.

Comme introduit plus haut, le planning classique est construit d’un coup ou progressivement, du début vers la fin du chantier. Dans les deux cas, elle permet de visualiser les impératifs de chaque projet (pour mieux les respecter).

Un planning sur le plan de la rétrospection ?

Cette approche inversée s’avère particulièrement utile dans certains contextes où la date finale est non négociable : événements, lancements marketing, projets stratégiques… Dans ces situations, impossible de décaler l’échéance !

Prenons l’exemple concret d’un événement : la date est déjà communiquée aux participants, les invitations sont envoyées, la communication est lancée. Cette deadline devient alors le point de départ de toute la planification. On travaille « à l’envers » : que faut-il faire la semaine précédente ? Le mois d’avant ? Deux mois avant ?

Pour visualiser ce type de planning, on utilise généralement un diagramme de Gantt ou PERT, qui permet de voir clairement l’enchaînement des tâches depuis la date butoir.

Quelles grandes étapes pour construire un rétro planning projet ?

Faire un rétroplanning peut prendre du temps la première fois qu’il est mise en place. Et comme beaucoup de choses en management et plus précisément en conduite de projet, voici quelque règles à respecter.

Il y a donc des étapes à respecter pour le construire efficacement et avoir le meilleur résultat.

1 / Identifier l’ensemble des tâches, actions, opérations qui intègrent le projet

Il convient si possible d’être assez précis et éventuellement de les hiérarchiser. On peut, si souhaité, s’appuyer sur la méthode WBS pour orchestrer cette étape.

2/ Définir les responsables et participants aux tâches

Cela peut être l’occasion d’établir une matrice RACI pour un projet de retroplanning simple, très précis dans le suivi de l’activité et pour de meilleurs résultats.

3/ Faire l’estimation de la durée de chacune des tâches listées

C’est important pour cette approche car cela va conditionner l’enchaînement futur.

Cette étape peut également impliquer des notions de budget projet. Le temps ayant une importance sur le coût, il est essentiel de respecter la date fixée. Mais aussi de ressources, puisque la disponibilité des uns et des autres (pilotée par le chef de projet) en dépendra.

4/ Identifier et fixer la date de fin du projet

Elle doit être certaine, vérifiée, clairement exposée et visible sur le calendrier du projet.
Elle représente l’étape clé car c’est à partir d’elle que la modélisation de rétroplanning va se faire.

5/ Organiser l’ensemble des tâches et événements en partant de la date finale

Si on peut intégrer l’interdépendance des tâches entre elles, cela sera toujours un plus pour la gestion d’activités au quotidien.

Cette solution permettra de répercuter de manière automatique les aléas éventuels, souvent des retards. On suit ainsi la chronologie et on sait quand faire quoi à partir de là.

Dans cette étape, on peut s’appuyer sur la méthode  PERT et pourquoi pas, en déduire les incidences, comme le chemin critique. L’utilisation du  Gantt est également possible.

6/ Mettre en forme le rétroplanning projet

Dernière étape majeure : on va organiser toutes ses informations sur un logiciel retroplanning, dans l’idéal de manière graphique. C’est le bon moment pour sortir son diagramme de Gantt par exemple.

Il permettra de représenter de manière très précise l’enchaînement du projet, mais aussi les appartenances, les attributions et les contraintes.

Si la logique de construction s’est faite à l’inverse, le chef de projet suivra l’avancement et la réalisation dans le déroulé chronologique.

Quand privilégier la rétro-planification ?

Quand on connaît l’ensemble des éléments menant à l’événement final du projet, surtout si cette date est obligatoire, on pourra choisir cette méthode de planification inverse de gestion de projet.
On définira ainsi la date de début en orchestrant le projet à rebours depuis la livraison, le point de contrôle, l’événement.

Bien entendu, cela fonctionne avec toute date impérative, on peut donc envisager un rétro planning, qui s’établit sur chaque partie du projet, en amont de celle-ci, sans qu’elle soit finale en définitive.

Événementiel, appel d’offres, lancement produit, … De nombreux secteurs se prêtent parfaitement à cette approche. Notamment ceux qui ont une activité dans le marketing, les chantiers, …

Il faudra alors choisir les bons outils pour le mettre en place. En effet, les avantages du rétroplanning résident essentiellement dans la capacité à raisonner à l’inverse. Cette méthode permet aussi une meilleure anticipation des risques. Elle optimise l’allocation des ressources. Les équipes sont moins stressées car elles savent exactement quoi livrer et quand. Surtout, elle garantit le respect des échéances critiques.

Quel outil de gestion de projet choisir pour mon équipe ?

Si la planification est possible dans la majorité des logiciels de pilotage projets ou que rien n’empêche la modélisation manuelle du rétroplanning. Il n’est pas si fréquent d’avoir de vraies fonctions d’automatisation.

Chez Bubble Plan, la planification constitue le cœur de notre outil collaboratif. Tout a été conçu pour créer facilement vos plannings de projet en ligne, en quelques clics seulement. Nous avons pensé à tout pour vous faciliter la vie et notamment dans le cadre du fonctionnement des projets à partir d’un modèle.

Vous pouvez facilement :

• repartir d’un projet type,
• vous caler sur la date finale,
• et la placer de manière définitive.

Tout cela en appliquant de manière automatique le décalage en amont des différentes phases (bulles). Un projet de rétroplanning finalisé en 2 clics, sur votre outil en ligne, qui pourra même prendre en compte votre chemin critique.

Cela n’a de sens que si vous avez établi des liaisons et des contraintes entre vos éléments. Sinon, aucun outil de gestion de projet ne sera en mesure d’organiser d’un geste votre nouveau planning.

Le plus simple pour comprendre le fonctionnement est d’aller sur notre logiciel de planification, et de voir par l’exemple, le rétroplanning qui sera mis en place, à partir d’un modèle structuré.

Grâce à sa fonctionnalité versioning, vous pourrez voir les évolutions et consulter une version antérieure de votre plan.

Conclusion sur le rétro planning projet

Le rétroplanning s’impose comme une méthode incontournable pour tous les projets avec des échéances fixes. Que ce soit en marketing, construction, communication ou distribution, cette approche garantit le respect des délais de livraison.

Avec les bons outils et une compréhension claire des dépendances entre tâches, le rétroplanning en ligne devient un atout majeur pour organiser efficacement vos projets.

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